Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp hiệp hội chủ nhà

Một hiệp hội chủ nhà là một nhóm quản lý khu phố. Nó giám sát các giao ước và thực thi các quy tắc trong khu phố. Nó cũng quản lý tài chính của cộng đồng, cũng như các dịch vụ như bảo trì và cảnh quan. Nhiều hiệp hội sẽ tổ chức các cuộc họp hội đồng quản trị thường xuyên và các cuộc họp toàn cộng đồng ít nhất một lần mỗi năm.

Gọi cuộc họp để đặt hàng. Chủ tịch hiệp hội nên là người làm việc này. Đây là một dấu hiệu cho căn phòng trở nên yên tĩnh và bắt đầu kinh doanh chính thức.

Thành lập đại biểu. Đa số thành viên hội đồng quản trị cần có mặt tại cuộc họp để có bất kỳ phiếu bầu nào diễn ra. Một đại biểu được thành lập ngay từ đầu và được thư ký ghi lại.

Phê chuẩn biên bản cuộc họp trước. Các thành viên hội đồng thường được cung cấp các bản sao biên bản từ cuộc họp cuối cùng trước khi bắt đầu cuộc họp này. Biên bản được chấp thuận bởi một thành viên hội đồng thực hiện một chuyển động, có chuyển động đó được tán thành bởi một thành viên khác và tất cả các thành viên hội đồng khác bỏ phiếu.

Xem lại báo cáo tài chính.Thủ quỹ của hiệp hội sẽ bao gồm các điểm quan trọng liên quan đến tài chính của hiệp hội, bao gồm số tiền phí thu được cũng như các khoản chi kể từ cuộc họp cuối cùng.

Nghe báo cáo của người quản lý. Đây là thông tin từ người quản lý cộng đồng về bất kỳ diễn biến nào trong cộng đồng kể từ cuộc họp trước, cũng như bất kỳ mục nào quan tâm cần được đưa ra cho hội đồng quản trị chú ý vì hành động hoặc bỏ phiếu của họ.

Đánh giá bất kỳ báo cáo ủy ban. Đặc biệt trong các hiệp hội cộng đồng lớn hơn, sẽ có các ủy ban cho các nhiệm vụ khác nhau trong cộng đồng, chẳng hạn như xuất bản một bản tin, tổ chức các hoạt động hoặc quản lý các nhiệm vụ bảo trì. Những báo cáo này được tổng quan ngắn gọn trong cuộc họp.

Xem xét lại bất kỳ doanh nghiệp cũ vẫn còn dang dở hoặc chờ đợi quyết định cuối cùng từ hội đồng quản trị.

Yêu cầu báo cáo của bất kỳ doanh nghiệp mới cần được đưa đến sự chú ý của hội đồng quản trị. Những nhiệm vụ này có thể được bỏ phiếu tại cuộc họp hoặc được lập bảng và thêm vào chương trình nghị sự cho cuộc họp dự kiến tiếp theo.

Mở sàn cho ý kiến từ các thành viên hiệp hội. Trong thời gian này, bất kỳ thành viên nào có mối quan tâm, khiếu nại hoặc đề nghị có thể được đưa ra để được các thành viên hội đồng lắng nghe.

Tiếp tục cuộc họp bằng cách thông báo thời gian và địa điểm của cuộc họp tiếp theo và chính thức kết thúc cuộc họp hiện tại.