Đôi khi có thể khó áp đặt trật tự và kỷ luật trong một cuộc họp hiệp hội chung cư. Đặc biệt nếu một số chi phí lớn hoặc thay đổi quy tắc đang được thảo luận, bạn có thể phải đối mặt với nhiều quan điểm khác nhau và không có sự đồng thuận thực sự trên con đường phía trước. Điều quan trọng là phải tuân thủ đúng quy trình họp để mọi người có thể được lắng nghe và các quyết định có thể được đưa ra một cách hiệu quả. Bạn cũng nên đọc các quy tắc bang bang của bạn về các hiệp hội chung cư và đảm bảo bạn tuân thủ các thủ tục pháp lý liên quan đến việc tiến hành các cuộc họp.
Tìm kiếm các mục chương trình nghị sự để thảo luận từ tất cả các thành viên hội đồng, để đảm bảo rằng tất cả các vấn đề còn tồn tại đang được giải quyết.
Viết và lưu hành một chương trình nghị sự trước cuộc họp, cùng với biên bản của cuộc họp trước. Nó có thể hiệu quả nhất nếu bạn có địa chỉ email của mọi chủ sở hữu để đảm bảo phân phối hiệu quả. Chương trình nghị sự cần làm rõ thời gian và địa điểm của cuộc họp và chính xác những gì sẽ được thảo luận. Nó nên chứa các chuyển động được nêu rõ ràng về kinh doanh thực chất.
Đảm bảo bạn có một thư ký để có những phút thích hợp tại cuộc họp. Bằng cách này, các hành động được phê duyệt tại cuộc họp sẽ được ghi lại đúng cách và có thể được thực hiện.
Cho phép một khoảng thời gian ngắn khi bắt đầu cuộc họp để xã hội hóa, và có cà phê hoặc đồ giải khát khác trong tay. Điều này cho phép chủ sở hữu hòa nhập và tạo ra một bầu không khí hợp tác và thân thiện hơn.
Đưa cuộc họp để đặt hàng với một tuyên bố rằng doanh nghiệp chính thức sẽ bắt đầu. Đảm bảo rằng bạn có sự chú ý của mọi người trước khi tiếp tục kinh doanh.
Phê duyệt biên bản của cuộc họp trước, theo nguyên trạng hoặc với bất kỳ sửa đổi nào được các thành viên chấp nhận.
Trình bày bất kỳ sĩ quan nào báo cáo là cần thiết, để thông báo cho chủ sở hữu về bất kỳ hành động nào được thực hiện thay mặt họ kể từ cuộc họp cuối cùng.
Di chuyển đến mục đầu tiên của kinh doanh. Nêu các chuyển động và yêu cầu thảo luận. Các thành viên nên được công nhận bởi chủ tịch trước khi họ nói. Hệ thống này đảm bảo cuộc thảo luận không suy biến thành một sự tự do không có lợi cho tất cả, điều này có thể xảy ra nếu cảm xúc đang dâng trào về một vấn đề chung cư cụ thể.
Di chuyển chuyển động, như đã nêu đầu tiên hoặc được sửa đổi bằng thảo luận, và sau đó lấy phiếu.
Đảm bảo thư ký cuộc họp ghi chú từ ngữ chính xác của chuyển động và kết quả của cuộc bỏ phiếu trước khi tiếp tục. Chuyển động này sau đó sẽ hướng dẫn các hành động tiếp theo của hiệp hội về vấn đề cụ thể đó.
Làm việc thông qua từng hạng mục kinh doanh theo cách này.