Nhân viên hành chính không bao giờ có được vinh quang hay danh tiếng, nhưng không có họ, nơi làm việc sẽ phải chịu sự kém hiệu quả và trì trệ. Quản trị viên chất lượng tạo ra sự khác biệt trong cách người khác làm việc hiệu quả. Họ cung cấp hỗ trợ và đối đầu với vô số nhiệm vụ hậu trường khiến bất kỳ công ty nào cũng hoạt động.
Trợ lý hành chính là gì?
Trợ lý hành chính điền vào một loạt các vai trò trong cài đặt văn phòng. Công việc của họ có thể len lỏi vào hạng mục trợ lý cá nhân nếu họ dành riêng cho một giám đốc điều hành hoặc họ có thể là chìa khóa cho một văn phòng nhỏ thành công, nơi họ một mình xử lý các cuộc gọi, giấy tờ và các nhiệm vụ khác để hỗ trợ toàn bộ lực lượng lao động.
Hầu hết các công việc trợ lý hành chính đòi hỏi phải xử lý email, bảo vệ các cuộc gọi điện thoại hoặc thực hiện các cuộc gọi cho khách hàng và nhân viên khác, làm xáo trộn giấy tờ và quản lý hệ thống nộp đơn. Thông thường, họ sẽ tham gia vào việc đưa lên nhân viên mới. Họ có thể quản lý các mốc thời gian cho văn phòng hoặc giám đốc điều hành cấp cao, đặt lịch hẹn và tiếp tục lên lịch. Họ sẽ thường xuyên giải quyết các cuộc hẹn bảo trì thường xuyên theo lịch trình, chẳng hạn như đảm bảo công ty nước đến để làm sạch bộ làm mát nước và các công việc thường ngày khác.
Các chi tiết hữu hạn của một trợ lý hành chính phụ thuộc vào công ty và những người họ làm việc. Nếu họ làm việc trong một văn phòng kế toán, họ có thể cần kiến thức làm việc về các thủ tục kế toán. Nếu họ ở một công ty sản xuất hậu kỳ truyền hình, họ sẽ cần phải biết về biệt ngữ sản xuất phim và truyền hình. Đối với một công ty quảng cáo, họ sẽ phải có kiến thức cơ bản về mua quảng cáo và giao dịch với người sáng tạo và khách hàng.
Công việc trợ lý hành chính có thể là một cách tuyệt vời để có cái nhìn tổng quan về những gì công ty làm, và nó có thể làm việc một cách khác trong các công việc khác hoặc cảm nhận vai trò nào phù hợp nhất với họ. Mặt khác, có những trợ lý hành chính nghề nghiệp yêu thích các dịch vụ đa dạng và tốc độ nhanh chóng mà công việc mang lại cho ngày của họ.
Nhiệm vụ của trợ lý hành chính là gì?
Nó có thể có được một công việc trợ lý hành chính tuyệt vời chỉ với bằng cấp ba, nhưng một số trường đại học giúp đỡ, đặc biệt là cho các công việc dưới quyền giám đốc điều hành. Quan trọng hơn là các kỹ năng đặc thù công việc, chẳng hạn như có khả năng giao tiếp tốt cả bằng văn bản và trong khi nói vì có quá nhiều email và xử lý điện thoại có liên quan. Thông thường, quản trị viên phải có chiến thuật và khả năng ngoại giao tốt, vì họ sẽ cần phải đối phó với khách hàng giận dữ hoặc là bên trung lập giữa các nhân viên tại văn phòng của họ. Nhưng tất cả các kỹ năng giao tiếp của họ sẽ được khắc phục nếu họ không phải là người biết lắng nghe với cái đầu để biết chi tiết.
Kỹ năng máy tính là bắt buộc, bao gồm biết cách sử dụng các chương trình như Microsoft Word, Excel và Outlook. Nhập dữ liệu có thể là một nhiệm vụ bắt buộc và có thể nhanh chóng thành thạo bất kỳ chương trình nào mà công ty sử dụng, chẳng hạn như quản lý cơ sở dữ liệu hoặc ứng dụng cộng tác nhóm, sẽ giúp quản trị viên thành công trong vai trò của họ.
Hiểu tất cả các khía cạnh của việc gửi thư thường sẽ được yêu cầu và có thể đòi hỏi phải biết một cách thức xung quanh USPS để xử lý thư hàng ngày và máy bưu chính làm việc mà còn biết các hệ thống chuyển phát nhanh như FedEx, UPS và thậm chí cả cách triệu tập các giao thông xe đạp địa phương.
Các nhiệm vụ hành chính ít vẻ vang hơn liên quan đến việc giữ cho văn phòng dự trữ tốt với các vật tư. Từ giấy đến mực máy in và bút, những thứ này là xương sống cung cấp cho một văn phòng hoạt động tốt và nó hỗ trợ quản trị viên tên miền. Vì vậy, quá xử lý việc bảo trì và bảo trì các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy tính và nhiều hơn nữa. Họ đã giành chiến thắng, nhất thiết phải sửa những thứ này, nhưng một chút giải quyết vấn đề đã đi xa và thời gian còn lại họ có thể gọi cho bộ phận CNTT hoặc liên hệ để sửa chữa cho mọi người.
Nhân viên hành chính cần những phẩm chất gì?
Có phong thái chuyên nghiệp và ngoại hình phù hợp với hình ảnh của công ty, một bước tiến dài trong công việc này bởi vì các trợ lý hành chính thường là người đứng trước mặt của một công ty hoặc ấn tượng đầu tiên về một giám đốc điều hành khi họ làm việc trên bàn.
Được tổ chức là rất quan trọng. Quản lý tất cả các lịch trình đó, trả lại các cuộc gọi, phát hành bản ghi nhớ, cập nhật bảng tính, duy trì hệ thống lưu trữ - tất cả đều đòi hỏi các kỹ năng tổ chức tốt và khả năng vượt lên trên nhiều thứ trên cơ sở liên tục. Tất nhiên, liên quan là các kỹ năng quản lý thời gian vì thời hạn là một hằng số và nếu một hợp đồng được gửi đi quá muộn hoặc một cuộc gọi được trả lại kịp thời, nó có thể khiến các giao dịch kinh doanh vô giá bị sụp đổ.
Trở nên tuyệt vời khi làm việc nhóm là rất quan trọng, vì đó là những gì hỗ trợ vai trò nhân sự, nhưng làm việc một mình cũng vậy. Đứng đầu trong các dự án và là người tự khởi nghiệp là điều cần thiết, và làm như vậy trong một môi trường bận rộn với sự gián đoạn liên tục là bắt buộc. Nhiều ngày có nhiều cuộc gọi, mọi người cần trợ giúp và các nhiệm vụ bật lên yêu cầu giải pháp ngay lập tức, nhưng vẫn có những dự án đang diễn ra mà tất cả cũng cần hoàn thành, và nhân viên quản trị cần phải xuất sắc cả hai.
Bộ kỹ năng nào có giá trị?
Ngoài các kỹ năng hàng ngày cần thiết cho sự nghiệp thành công trong công việc hỗ trợ hành chính, còn có nhiều kỹ năng khác có thể tách rời khỏi gói và mang lại cho họ lợi thế trong các công việc quản trị viên có lương cao hơn, khó nắm bắt hơn.
Là người song ngữ hoặc đa ngôn ngữ là một kỹ năng tuyệt vời để có. Biết tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Trung, tiếng Ấn Độ hoặc các ngôn ngữ phổ biến khác trong kinh doanh quốc gia hoặc quốc tế có thể khiến một quản trị viên trở nên vô cùng giá trị và những vai trò này cũng thường được trả cao hơn.
Một số kỹ năng có giá trị khác bao gồm hiểu biết về phương tiện truyền thông xã hội, có kiến thức cơ bản về kế toán, có kỹ năng viết báo cáo và phân tích dữ liệu và có một số hiểu biết về pháp lý và hợp đồng.
Cuối cùng, trợ lý hành chính nên tìm kiếm việc làm trong lĩnh vực nghề nghiệp mà họ quan tâm. Một người yêu thích luật pháp nên làm việc trong một văn phòng luật bởi vì họ sẽ cần học một chút về nghề nghiệp để thực hiện hiệu quả ở đó. Tương tự như vậy, một người không thích y học nên không muốn làm việc trong một văn phòng bác sĩ. Càng nhiều người biết về công việc kinh doanh tại nơi làm việc, họ càng trở nên có giá trị như một trợ lý và cơ hội của họ sẽ được thăng tiến càng cao.
Trợ lý hành chính kiếm được gì?
Công việc trợ lý hành chính rất khác nhau và lương thưởng tăng tùy thuộc vào phạm vi trách nhiệm công việc, kinh nghiệm của họ và thâm niên của những người họ hỗ trợ. Vì vậy, một trợ lý quản trị cho một văn phòng nhỏ sẽ kiếm được ít hơn một người cho một bộ phận quảng cáo có thu nhập cao, tốc độ nhanh và cả hai sẽ kiếm được ít hơn một nhân viên hành chính điều hành làm việc riêng cho một CEO.
Theo Truth.com, khi tính trung bình mức lương được đưa ra trong danh sách công việc cho tháng 10 năm 2018, trợ lý quản trị viên cấp nhập cảnh đã nhận được $13.05 mỗi giờ hoặc khoảng $28,000 hàng năm. Mặt khác, Salary.com báo cáo rằng trung bình một trợ lý hành chính cấp dưới có kinh nghiệm kiếm được $40,588, kể từ tháng 9 năm 2018. Cùng một trang web báo cáo mức lương trung bình cho một trợ lý hành chính CEO CEO là $77,913, nhưng mức lương cao nhất bao gồm các gói lợi ích đã tăng cao như $95,219.
Tương lai cho trợ lý hành chính
Công nghệ đang thay đổi nhanh chóng, làm cho cuộc sống của chúng ta năng suất hơn, có tổ chức và phát triển nhanh hơn bao giờ hết. Người ta có thể nghĩ rằng điều này đe dọa công việc trợ lý hành chính trong tương lai, nhưng điều đó không đúng. Trên thực tế, theo một số cách, nó mang lại cho họ nhiều cơ hội hơn.
Ngày nay, các trợ lý ảo của Nhật Bản là một nghề nghiệp đang lên. Khả năng làm việc từ xa và tiếp xúc qua điện thoại và video với chủ nhân của họ giúp các trợ lý có thể làm việc cho mọi người trên khắp thế giới. Đây là một cơ hội nghề nghiệp đang phát triển cho những người muốn làm việc trong hoặc ngoài nước. Một số VA làm việc trực tiếp cho các công ty, một số được thuê bởi các bên thứ ba và nhiều người hiện đang tự làm việc và làm việc bán thời gian cho hai hoặc nhiều chủ lao động một tuần. Để trở thành một VA thành công đòi hỏi sự tự khởi động và siêng năng hơn nữa bởi vì làm việc từ xa có nghĩa là cần phải duy trì động lực trên một con riêng.
Trong các văn phòng truyền thống cũng vậy, trợ lý hành chính không có gì phải lo sợ - công việc của họ sẽ tiếp tục là chìa khóa cho bất kỳ thành công nào tại nơi làm việc. Điều có thể thay đổi là mức độ thành thạo máy tính mà họ mong đợi sẽ có khi sự tự động hóa và sự phụ thuộc kỹ thuật số tiếp tục tăng lên, vì vậy những người theo kịp xu hướng và công nghệ sẽ có lợi thế hơn so với các đồng nghiệp.
