Truyền tải tin xấu là không dễ dàng, đặc biệt nếu bạn ghét những người thất vọng. Tuy nhiên, tại một số thời điểm trong sự nghiệp của bạn, bạn có thể phải viết một lá thư từ chối để thông báo cho người nộp đơn rằng công việc của anh ta không thành công. Với cách tiếp cận phù hợp, bạn có thể viết một lá thư mang đến những tin tức xấu mà vẫn lịch sự.
Bắt đầu thư cảm ơn người nộp đơn cho thời gian của mình. Bức thư nên bắt đầu bằng từ Thưa ông hoặc bà Tiết, và thay mặt tổ chức nói lời cảm ơn.
Nói rõ sự từ chối một cách rõ ràng để không có sự nhầm lẫn kéo dài cho người nhận. Không sử dụng các từ tích cực để bắt đầu một câu phủ định. Ví dụ: "Chúng tôi rất ấn tượng với hồ sơ của bạn, nhưng rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng bạn không đủ điều kiện cho vị trí này." Hãy rõ ràng và súc tích để người nhận biết chính xác ý của bạn. Đừng làm cho bức thư dài hơn cần thiết; phá vỡ những tin tức xấu càng sớm càng tốt, trong khi vẫn lịch sự.
Giải thích lý do cho quyết định. Có lẽ công việc đã được điền hoặc có lỗi trong các tài liệu ứng dụng. Đưa ra lý do từ chối là rất quan trọng nếu bạn muốn giúp người nộp đơn cải thiện cơ hội thành công trong tương lai hoặc nếu bạn muốn chỉ ra một lỗi dễ dàng khắc phục. Tuy nhiên, một số công ty hoặc cá nhân đưa ra một lý do hùng biện; đây là một lựa chọn để tránh nói sự thật Ví dụ, nếu người đến trễ cuộc phỏng vấn hoặc có vẻ không giữ vệ sinh, bạn nên sử dụng biện pháp tu từ thay vì giải thích lý do thực sự.
Đóng thư với một câu lịch sự và một lưu ý thiện chí. Ví dụ: "Chúng tôi đánh giá cao thời gian và nỗ lực của bạn trong suốt quá trình phỏng vấn." Chúc người nộp đơn tốt nhất trong tương lai và khuyến khích một lần thử khác. Donith làm cho kết thúc dài và rút ra nguy cơ dường như không thành thật.
Lời khuyên
-
Hãy chắc chắn để gửi thư từ chối trong một vấn đề kịp thời. Đừng để người treo cổ quyết định cuối cùng.
