Viết một lá thư cho một chức sắc có thể là một vấn đề rất phức tạp. Bạn phải tấn công đúng giai điệu của sự tôn trọng mà không làm mờ đi. Ngoài ra, bạn phải biết cách chào phù hợp để sử dụng và đảm bảo rằng tiêu đề của người đó là chính xác trong thư và trên phong bì. Không phải tất cả các chức sắc có cấp bậc ngang nhau đều được đối xử như nhau. Ví dụ, tổng thống của một nước cộng hòa được gọi là "Xuất sắc" trong lời chào, trong khi tổng thống Hoa Kỳ được gọi là "Tổng thống."
Nghiên cứu tiêu đề của người nhận. Cô ấy là thượng nghị sĩ tiểu bang, đại diện hay cái gì khác? Bạn không muốn không chính xác, bởi vì điều này sẽ khiến bạn trông không hiểu và làm giảm uy tín của bạn.
Bắt đầu thư bằng cách gõ địa chỉ của bạn nhưng không phải tên của bạn. Bỏ qua một dòng và nhập ngày đầy đủ. Bỏ qua một dòng bổ sung và nhập địa chỉ chính thức của chức sắc và địa chỉ vật lý của người đó. Ví dụ, nếu bạn viết thư cho nữ hoàng Anh, bạn sẽ viết: "Bà, Nữ hoàng", theo sau là địa chỉ nhà của bà. Tính đến năm 2011, quốc vương lập hiến là Nữ hoàng Elizabeth II. Tên cô ấy thực sự là Elizabeth Alexandra Mary, nhưng đó không bao giờ là cách cô ấy được giải quyết.
Bắt đầu lời chào. Thường thì điều này khác với địa chỉ. Ví dụ: nếu bạn đang viết thư cho nữ hoàng Anh, bạn sẽ sử dụng "Madam" hoặc "May it làm bệ hạ." Thực hiện theo cả hai với một dấu hai chấm.
Nhập nội dung thư của bạn. Hãy cẩn thận để duy trì một giai điệu tôn trọng trong suốt. Cho dù bạn có phải là một chủ thể hoặc công dân dưới triều đại hoặc nhiệm kỳ của chức sắc, hãy đối xử với anh ta hoặc cô ta với sự tôn trọng phù hợp với vị trí.
Kết thúc bức thư với tuyên bố kết thúc tương ứng với tiêu đề của chức sắc. Đối với nữ hoàng, một chủ đề nên ký tắt với "Tôi có vinh dự được ở lại, thưa bà, thưa bệ hạ, chủ đề khiêm tốn và ngoan ngoãn nhất", theo sau là tên đầy đủ và chữ ký của chủ đề trên đó. Tuy nhiên, đối với tổng thống Hoa Kỳ, bạn chỉ cần viết "Trân trọng", theo sau là tên và chữ ký đánh máy của bạn. Khi viết thư cho một cựu tổng thống, "Trân trọng" đủ.
Địa chỉ phong bì sử dụng cùng một địa chỉ chính thức xuất hiện trong thư. Ví dụ, đối với một cựu tổng thống Hoa Kỳ, bạn sẽ viết "Danh dự (Tên)", theo sau là địa chỉ vật lý. Đối với nữ hoàng Anh, bạn sẽ gõ "Her Majesty the Queen", theo sau là địa chỉ vật lý.
