Sa thải nhân viên có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Viết một bản ghi nhớ sẽ khiến mọi người mất việc và không có thu nhập để nuôi sống bản thân và gia đình họ không phải là nhiệm vụ mà nhiều nhà tuyển dụng muốn đối mặt. Tuy nhiên, nếu bạn thấy mình ở một vị trí mà thời kỳ kinh tế và thiếu doanh thu buộc bạn phải thu hẹp lực lượng lao động của mình, thì viết một bản ghi nhớ sa thải sẽ là hành động đầu tiên của bạn. Một bản ghi nhớ sa thải tốt có thể giúp công ty của bạn tránh được các vấn đề pháp lý và các biến chứng có thể phát sinh trong quá trình sa thải.
Viết với giọng điệu thể hiện sự cảm thông đối với các nhân viên bị sa thải. Thể hiện sự hối tiếc của bạn khi phải để họ đi. Giai điệu phù hợp có thể giúp giảm bớt căng thẳng sẽ xuất hiện trong thời gian nghỉ việc và có thể giúp giảm bớt cơ hội chọc giận nhân viên bị sa thải của bạn.
Hãy trung thực. Giải thích chi tiết tại sao bạn cần sa thải nhân viên của mình. Nếu lý do dựa trên việc thiếu nhu cầu hoặc mất lợi nhuận, hãy cung cấp các chi tiết tài chính. Nếu có cơ hội bạn có thể gọi lại cho nhân viên, hãy giải thích rõ ràng quy trình có thể xảy ra như thế nào nếu có. Không đảm bảo nhân viên họ đang bị sa thải tạm thời trừ khi đó là trường hợp.
Giải thích chính sách của công ty về việc lựa chọn nhân viên bị sa thải. Hãy chắc chắn chính sách bằng văn bản. Điều này có thể giúp giảm bớt cơ hội cho một vụ kiện từ một nhân viên có thể đề nghị anh ta được chọn để sa thải vì lý do cá nhân. Nếu công ty của bạn sa thải những nhân viên có ít thời gian với công ty, hãy nêu điều đó trong bản ghi nhớ và tham khảo chính sách bằng văn bản.
Giải thích bất kỳ gói trợ cấp nào có sẵn và liệu các nhân viên bị sa thải sẽ có tùy chọn giữ lợi ích của công ty hay không.
Đóng bản ghi nhớ bằng cách nêu rõ công ty sẽ vui lòng cung cấp tài liệu tham khảo cho những nhân viên bị sa thải đang tìm việc ở nơi khác. Một lần nữa, bày tỏ sự hối tiếc và cảm ơn các nhân viên đã phục vụ công ty.
