Mục đích của hệ thống kiểm soát tài liệu là đảm bảo rằng các tài liệu mà tổ chức của bạn sử dụng là hiệu quả và hiện hành. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng một danh sách đơn giản các tài liệu được gọi là danh sách chính.
Hướng dẫn thủ tục và chính sách
Địa chỉ kiểm soát tài liệu trong chính sách và hướng dẫn thủ tục của bạn nên là bước đầu tiên. Ngoài ra, tổ chức của bạn nên xác định một quản trị viên để giám sát kiểm soát tài liệu bằng cách chịu trách nhiệm về danh sách tài liệu chính.
Danh sách tài liệu chính
Tạo một danh sách chính xác định các tài liệu được sử dụng trong tổ chức của bạn để hoạt động hiệu quả. Ví dụ về các tài liệu bao gồm hướng dẫn thủ tục, hướng dẫn chất lượng, hướng dẫn công việc và biểu mẫu. Sử dụng định dạng bảng tính trải rộng, bao gồm tên của tài liệu và phiên bản. Nếu bạn đang tham khảo một quy trình bắt buộc từ nguồn bên ngoài, việc tham khảo tiêu chuẩn trong danh sách chính sẽ giúp truy xuất nguồn gốc.
Quy trình sửa đổi
Tài liệu được sửa đổi phải được lưu ý trong danh sách tổng thể. Ví dụ: Chính sách và thủ tục đảm bảo chất lượng, phiên bản B. Bạn có thể tạo hệ thống nhận dạng của riêng mình. Một số tổ chức sử dụng ngày sửa đổi. Khi một thủ tục được sửa đổi, bạn cũng phải xem lại bất kỳ biểu mẫu hoặc hướng dẫn nào mà bạn tham chiếu trong quy trình.
