Quản lý hồ sơ trong một doanh nghiệp bao gồm phân loại, lưu trữ, bảo mật và bảo quản hoặc xử lý hồ sơ. Hình ảnh, email và tập tin được coi là hồ sơ. Hồ sơ được phân loại theo chức năng kinh doanh của họ. Ví dụ: một tệp có thể được phân loại "hoạt động" và được đặt trong chuỗi báo cáo tiến độ. Bộ phim có thể được phân loại là lịch sử hoặc tài chính.
Hợp pháp
Quản lý hồ sơ đóng một vai trò quan trọng đối với các tổ chức sản xuất nhiều tài liệu pháp lý. Điều quan trọng đối với sự tồn tại của một tập đoàn là một thư viện hồ sơ pháp lý được lưu giữ. Quy trình pháp lý có thể được thực hiện phức tạp hơn nếu quản lý hồ sơ bị bỏ qua. Tài liệu pháp lý phải dễ dàng truy cập nếu công ty có liên quan đến một vụ án hoặc nếu xảy ra khủng hoảng pháp lý.
Hành chính
Từ góc độ hành chính, một chương trình quản lý hồ sơ cần xác định, bảo quản và xử lý hồ sơ một cách hợp lý và hợp pháp. Trong các hệ thống trường học, việc duy trì và nộp hồ sơ có thể bao gồm thông tin được cung cấp bởi các giảng viên. Loại thông tin này bao gồm tài liệu đánh máy hoặc xử lý văn bản. Cũng bao gồm những bức thư đã được gửi cho học sinh và phụ huynh.
Nghiên cứu
Nghiên cứu thị trường, kế hoạch chiến lược và kế hoạch kinh doanh của một công ty là những tài liệu nhạy cảm với thời gian. Làm thế nào chúng được sử dụng phụ thuộc vào các dự án hoặc mục tiêu đang diễn ra của tổ chức. Nếu một công ty đang tìm cách thâm nhập vào một thị trường mới, nó có thể dựa vào nghiên cứu chính hoặc phụ. Một trong hai dạng tài liệu tham khảo có thể đóng một vai trò quan trọng trong nỗ lực mở rộng của công ty.
