Nếu bạn đang hình dung một chiếc xe chở đầy đồng bạc xanh, bạn sẽ đúng - đó thực sự là tiền mặt quá cảnh. Các cửa hàng bán lẻ, sòng bạc và doanh nghiệp nhận được nhiều tiền mặt thường sử dụng xe bọc thép để nhận tiền mặt và vận chuyển an toàn đến ngân hàng. Tuy nhiên, đối với hầu hết các doanh nghiệp, "tiền mặt quá cảnh" có nghĩa là một điều gì đó bình thường hơn nhiều. Đó chỉ đơn giản là một cách hạch toán tiền mà bạn đã nhận và ghi lại nhưng chưa được ngân hàng xử lý.
Lời khuyên
-
Tiền mặt quá cảnh là tiền mặt và séc bạn đã nhận và ghi lại trên báo cáo thu nhập của mình, nhưng nó chưa xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng do chênh lệch thời gian.
Tiền mặt quá cảnh là gì?
Bất cứ khi nào tiền đã rời điểm A nhưng chưa đến điểm B, đó là tiền quá cảnh. Thật dễ dàng để hình dung tiền mặt quá cảnh như tiền mặt thực tế, chẳng hạn như khi bạn đóng gói tiền từ máy tính tiền của bạn và mang nó đến ngân hàng. Trong thực tế, phần lớn các giao dịch chuyển tiền mặt xảy ra đằng sau hậu trường, chẳng hạn như một tấm séc trong tình trạng lấp lửng trong khi ngân hàng nhận được thanh toán.
Về mặt kế toán, tiền mặt quá cảnh là bất kỳ mục nào bạn ghi trên báo cáo thu nhập chưa được hiển thị trên bảng sao kê ngân hàng của bạn. Ví dụ: bạn có thể đã đăng nhập một khoản thanh toán của khách hàng nhưng séc vẫn đang thanh toán tại ngân hàng hoặc bạn có thể đã viết séc cho các chi phí văn phòng, nhưng người nhận chưa thanh toán bằng tiền mặt. Vì số dư tiền mặt được báo cáo trên bảng cân đối kế toán được cho là đại diện cho tất cả các khoản tiền mặt có sẵn cho doanh nghiệp của bạn, nên sẽ bao gồm sai lầm khi bao gồm tiền mà ngân hàng chưa xử lý. Tiền mặt quá cảnh là cách điều chỉnh số dư tiền mặt vào tài khoản đối với séc nhận được hoặc thanh toán chưa được xóa.
Ví dụ về tiền mặt quá cảnh
Để minh họa tiền mặt quá cảnh, hãy tưởng tượng rằng bạn quản lý một bãi đậu xe có đồng hồ đỗ xe. Vào cuối mỗi ngày, một nhân viên mở khóa đồng hồ và loại bỏ tất cả tiền mặt bên trong. Tiền mặt được chuyển đến nhóm tài khoản, những người đếm và ghi lại tiền trong báo cáo thu nhập, sau đó họ đóng gói và tải lên xe. Chiếc xe lái tiền mặt vào ngân hàng, nơi tiền được gửi vào tài khoản ngân hàng kinh doanh. Trong cuộc hành trình kéo dài nửa giờ, tiền là tiền mặt quá cảnh.
Điều gì xảy ra tiếp theo là ngân hàng sẽ xử lý tiền gửi qua đêm. Vì vậy, bất kỳ khoản tiền gửi nào được thực hiện bởi doanh nghiệp sẽ không xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng cho đến ngày làm việc tiếp theo. Khi bạn đối chiếu báo cáo ngân hàng, biên lai tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của bạn sẽ không có cùng ngày giao dịch. Tiền mặt của bạn đã được chuyển trong thời gian dài hơn rất nhiều so với chuyến đi đường dài 30 phút - đó là quá cảnh từ khi bạn đăng nhập vào tài khoản của mình cho đến khi nó xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng của bạn.
Tiền gửi trong quá cảnh là gì?
Một khoản tiền gửi trong quá cảnh là một biến thể trong cùng một chủ đề. Nó mô tả tiền bạn nhận được từ khách hàng dưới dạng tiền mặt hoặc séc và đã được ghi trên sổ cái tài chính - mà bạn nên làm trong cùng ngày bạn nhận được tiền - nhưng tiền gửi chưa xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng của công ty. Dưới đây là một ví dụ: Giả sử bạn nhận được séc 10.000 đô la từ một khách hàng vào ngày 30 tháng 12. Bạn ghi lại séc vào sổ tài khoản của bạn và gửi vào ngân hàng cùng ngày. Tuy nhiên, kiểm tra mất một vài ngày để xử lý. Nó không xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng của bạn cho đến ngày 2 tháng 1 cho đến khi séc được ghi có, bạn không được sử dụng tiền. Chính sự khác biệt về thời gian này tạo ra một khoản tiền gửi trong quá cảnh.
Làm thế nào để bạn hạch toán tiền mặt trong quá cảnh?
Hầu hết các lần, sẽ không có vấn đề gì nếu ngân hàng mất một hoặc hai ngày để xử lý khoản tiền gửi của bạn. Nếu bạn gửi tiền mặt hoặc kiểm tra vào ngày 5 tháng 6, tức là vào ngày 22 tháng 9, khoản tiền gửi sẽ xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng của bạn trong nhiều thời gian để được đối chiếu vào cuối tháng. Nhưng nếu thời gian trì hoãn đưa bạn vào một kỳ kế toán mới thì sao? Bây giờ, bạn có một chút câu hỏi hóc búa: nếu bạn ghi hóa đơn như đã thanh toán vào tháng 12, thì bảng sao kê ngân hàng tháng 12 của bạn sẽ không đối chiếu, nhưng nếu bạn ghi lại vào tháng 1, thì báo cáo tháng 12 của bạn sẽ không phản ánh thanh toán hóa đơn và tài khoản sẽ vượt quá số dư tài khoản của bạn. Phải làm sao
Trong thực tế kế toán, những vấn đề này được giải quyết bằng cách sử dụng mục nhập tài khoản "tiền mặt quá cảnh" hoặc "tiền gửi quá cảnh". Điều này rất đơn giản, vì tất cả những gì bạn đang làm là tạo một tài khoản đang nắm giữ, như tài khoản ngân hàng "giả", nơi bạn sẽ ghi lại tất cả số tiền của mình đang di chuyển giữa hai địa điểm. Bạn có thể gọi tài khoản này bất cứ điều gì bạn thích, chẳng hạn như "tiền quá cảnh" hoặc "kiểm tra để xóa".
Bây giờ khi bạn nhận được séc 10.000 đô la của khách hàng, bạn sẽ ghi có vào một tài khoản phải thu vào ngày 30 tháng 12 theo cách thông thường, sau đó ghi nợ tiền mặt vào tài khoản quá cảnh với cùng số tiền 10.000 đô la. Khi séc bị xóa, bạn ghi lại một chuyển khoản từ tiền mặt quá cảnh vào tài khoản ngân hàng của bạn. Điều này sẽ loại bỏ giao dịch tiền mặt.
Tại sao doanh nghiệp sử dụng tiền mặt trong tài khoản quá cảnh?
Không có gì gây đau đầu hơn một sự hòa giải ngân hàng mất cân bằng, đặc biệt là nếu không rõ ràng ngay lập tức những gì đã sai. Đảm bảo rằng tất cả tiền mặt và tiền gửi trong quá cảnh đã được ghi vào một sổ cái riêng biệt có thể tránh được nhiều vấn đề vì bạn sẽ luôn có một bản ghi chính xác về số tiền bạn nhận được so với số tiền bạn có trong số tiền đã xóa mà bạn có thể sử dụng. Bây giờ khi bạn tiến hành hòa giải ngân hàng cuối năm, bạn sẽ có một tài khoản rõ ràng là 10.000 đô la sẽ không xuất hiện trong bảng sao kê ngân hàng vào ngày 31 tháng 12 vì ngân hàng đã không hạch toán séc vào ngày đó, mặc dù doanh nghiệp đã có ghi biên nhận vào sổ quỹ tiền mặt của nó vào ngày gửi tiền.
Liệu nó có tạo ra sự khác biệt nếu bạn sử dụng Hộp khóa ngân hàng cho các khoản thu của khách hàng?
Nếu bạn sử dụng hệ thống khóa hộp do ngân hàng vận hành, thì các khoản thanh toán hóa đơn được thực hiện bởi khách hàng sẽ chuyển trực tiếp đến địa chỉ gửi thư đặc biệt do ngân hàng duy trì thay vì đến doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là, không có séc để gửi tiền. Ngân hàng lấy séc đến, xử lý chúng và gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Sau đó, nó sẽ gửi một tài liệu chuyển tiền đến một trang web an toàn mà nhóm kế toán có thể truy cập để cập nhật các khoản phải thu của công ty.
Khi bạn sử dụng hộp khóa, không có khoản thanh toán nào trong quá cảnh. Đó là bởi vì ngân hàng cập nhật hồ sơ của mình cùng lúc với, hoặc ngay trước đó, gửi lời khuyên chuyển tiền của bạn. Nếu nhóm kế toán của bạn chậm một chút trong việc ghi lại tài khoản phải thu, thậm chí có thể có tiền mặt quá cảnh, nơi ngân hàng cập nhật hồ sơ trước khi công ty thực hiện.
