Tiền ký quỹ là số tiền được gửi bởi người mua hoặc người bán vào tài khoản ký quỹ của bên thứ ba trung lập nơi tiền được giữ cho đến khi hoàn thành ký quỹ. Các quỹ được giữ trong một tài khoản ký quỹ được coi là các quỹ được ủy thác. Họ chỉ có thể được giải ngân khi ủy quyền bằng văn bản của tất cả các bên tham gia ký quỹ. Các quy tắc nghiêm ngặt áp dụng cho loại tài khoản mà chúng phải được giữ cũng như lưu giữ hồ sơ liên quan.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Tên doanh nghiệp hư cấu
-
Mã số liên bang
-
Nghị quyết của công ty để thiết lập một tài khoản
-
Hệ thống kế toán kép với sổ cái chi nhánh
-
Tiền gửi ngân hàng ban đầu
Thiết lập tài khoản ủy thác
Liên hệ với một ngân hàng kinh doanh về việc thiết lập một tài khoản ủy thác. Hầu hết các ngân hàng thương mại cung cấp dịch vụ này, cũng như các ngân hàng kinh doanh. Đó là một tài khoản riêng biệt chỉ có thể được sử dụng cho các khoản tiền ủy thác nhận và giải ngân. Hầu hết các ngân hàng sẽ yêu cầu một tuyên bố nộp tên doanh nghiệp hư cấu nếu tài khoản ủy thác được thiết lập dưới tên của bất kỳ ai khác ngoài một cá nhân. Họ cũng sẽ yêu cầu một số nhận dạng liên bang cho doanh nghiệp. Điều này được lấy từ Dịch vụ doanh thu nội bộ. Nếu tài khoản đang được mở bởi một công ty, ngân hàng sẽ yêu cầu một bản sao nghị quyết của công ty cho phép tài khoản được thiết lập. Tài khoản cũng phải nói rằng tin tưởng vào tài khoản của bạn trong tiêu đề.
Thực hiện gửi tiền ban đầu vào tài khoản ký quỹ. Luật của tiểu bang khác nhau tùy theo số tiền có thể được gửi vào tài khoản ký quỹ bởi chủ sở hữu của tài khoản. Điều này là để tránh giao dịch tiền giữa chủ sở hữu tài khoản và tiền gửi của khách hàng. Ví dụ: ở California, số tiền gửi tối đa vào tài khoản ủy thác của chủ sở hữu là 200 đô la. Bạn nên liên hệ với bộ công ty nhà nước của bạn để xác định các giới hạn áp dụng.
Thiết lập một hệ thống kế toán cho tài khoản ủy thác. Hệ thống phải chứa một sổ cái chung cho thấy tất cả các khoản tiền được gửi và rút từ tài khoản bao gồm mọi khoản phí và lệ phí ngân hàng. Sổ cái cũng phải chứa một sổ cái phụ cho mỗi giao dịch diễn ra. Ví dụ: nếu một ký quỹ được mở khi mua nhà, thì nó sẽ được gán một số nhận dạng. Số này được nhập vào sổ cái công ty con, trong đó bất kỳ khoản tiền gửi hoặc rút tiền nào trên ký quỹ đó phải được ghi riêng vào sổ cái công ty con.
Lưu giữ hồ sơ cho các quỹ ký quỹ
Gửi tiền ký quỹ nhận được vào tài khoản ủy thác ký quỹ. Luôn luôn cung cấp cho khách hàng một bản sao để nhận tiền mà họ đã đưa cho bạn và một bản sao của phiếu gửi tiền được gửi tới ngân hàng. Ngoài ra, giữ một bản sao của khoản tiền gửi cho hồ sơ của bạn.
Tạo một mục vào sổ cái chung cho thấy các khoản tiền nhận được, và cả trong sổ cái công ty con được chỉ định cho giao dịch cụ thể liên quan đến các khoản tiền gửi.
Cân bằng tất cả các sổ cái công ty con mỗi tháng để tổng cộng tất cả các sổ cái công ty con kết hợp bằng với số dư sổ cái chung của tài khoản ủy thác.
Giải ngân quỹ ký quỹ và cân đối tài khoản
Giải ngân tiền bằng cách viết séc đối với tài khoản ủy thác phải trả cho bất kỳ ai được ủy quyền nhận tiền.
Thực hiện một mục vào sổ cái cho thấy các khoản tiền được giải ngân cũng như vào sổ cái công ty con cho thấy sự giải ngân tương tự.
Cân bằng tài khoản khi kết thúc giao dịch bằng cách đảm bảo rằng có số dư bằng không được hiển thị trong sổ cái công ty con cho giao dịch. Ví dụ: nếu trong quá trình ký quỹ, một khoản tiền gửi đã được nhận và giữ với số tiền 5.000 đô la, thì khi giao dịch đóng cửa, số tiền này sẽ được giải ngân để số dư trong tài khoản ủy thác cho giao dịch đó bằng không
Điều chỉnh tài khoản ủy thác với tài khoản ngân hàng vào cuối tháng. Ví dụ: số dư trong tài khoản ủy thác phải bằng số dư đã điều chỉnh của tài khoản ngân hàng vào cuối mỗi tháng. Số dư được điều chỉnh của tài khoản ngân hàng là số dư cuối kỳ trên bảng sao kê ngân hàng cộng với bất kỳ khoản tiền gửi nào chưa được ngân hàng hiển thị, trừ bất kỳ séc nào chưa được ngân hàng xóa.
Lời khuyên
-
Có một số hệ thống kế toán có sẵn được thiết kế đặc biệt cho các tài khoản ủy thác. Liên hệ với kế toán viên địa phương hoặc CPA để được tư vấn về việc thiết lập hệ thống lưu giữ hồ sơ tài khoản ủy thác.
Cảnh báo
Hãy cẩn thận để không bao giờ giao dịch tiền cá nhân của bạn với tiền tài khoản ủy thác. Điều này có nghĩa là không gửi tiền cá nhân hoặc công ty vào tài khoản ủy thác hoặc rút tiền ủy thác để sử dụng cá nhân.
