Cấu trúc kiểm soát là cần thiết trong kinh doanh để đảm bảo rằng các thủ tục được tuân thủ và các mục tiêu đạt được. Một cấu trúc kiểm soát cá nhân phản ánh các chính sách và thủ tục cho tổ chức cụ thể và có tính đến các yếu tố như sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, tuân thủ các quy định bên ngoài và giao tiếp của công ty. Năm cấu trúc điều khiển cơ bản giúp các tổ chức xác định điểm mạnh cũng như xác định chính xác các khu vực để cải thiện.
Môi trường
Cấu trúc kiểm soát quan trọng nhất trong bất kỳ doanh nghiệp là môi trường tổng thể. Trong môi trường kiểm soát nội bộ, các quyết định phản ánh các ưu tiên mà chủ doanh nghiệp và quản lý cấp cao dành cho từng chức năng trong công ty. Kiểm soát trong một ngành được kiểm soát chặt chẽ sẽ chặt chẽ hơn trong một ngành có sự can thiệp tối thiểu của chính phủ. Cho dù chính thức hay thoải mái, môi trường của một doanh nghiệp phải được lên kế hoạch và truyền đạt tốt trong công ty. Các công ty lớn đưa ra các quyết định về môi trường trong nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như các bộ phận tài chính, nhân sự và tài chính.
Kiểm toán
Một cấu trúc kiểm soát quan trọng là kiểm toán định kỳ. Cho dù được thực hiện bởi một bộ phận trong tổ chức hoặc ký hợp đồng với một nhà cung cấp bên ngoài, kiểm toán đảm bảo rằng nhân viên tuân theo chính sách của công ty và các quy trình được đặt ra một cách thích hợp và được hiểu. Một số chủ doanh nghiệp thuê hỗ trợ kiểm toán bên ngoài để có được đánh giá khách quan về công ty.
Giao tiếp
Mỗi doanh nghiệp phải truyền đạt thông tin cho nhân viên. Do đó, giao tiếp là một yếu tố quan trọng của cấu trúc kiểm soát trong bất kỳ tổ chức nào. Các lớp đào tạo và / hoặc sổ tay nhân viên là những cách hiệu quả để truyền đạt cấu trúc kiểm soát. Một doanh nghiệp phải quyết định, dựa trên các quy định và mong muốn của quản lý cấp cao, cho dù đào tạo sẽ chính thức hay không chính thức. Tuy nhiên, đối với các công ty nhỏ hơn, các lớp đào tạo có thể không khả thi hoặc không cần thiết.
Rủi ro
Đánh giá rủi ro là một cấu trúc kiểm soát thiết yếu. Rủi ro pháp lý và tài chính cho một công ty có thể là thảm họa. Một doanh nghiệp cần xác định các tình huống tiềm năng trong các lĩnh vực này và những hành động sẽ được thực hiện nếu một trường hợp phát triển. Đánh giá rủi ro bao gồm kiểm toán định kỳ sổ sách kế toán cũng như tuân thủ tất cả các vấn đề pháp lý và quy định của ngành.
Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát đảm bảo các chính sách và thủ tục có thể ảnh hưởng đến rủi ro tài chính và pháp lý được hiểu và tuân theo. Các hoạt động này được ủy quyền bởi quản lý cấp cao để đảm bảo rằng mỗi khía cạnh của tổ chức được bảo vệ về mặt pháp lý và tài chính và tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định. Ví dụ về các hoạt động kiểm soát bao gồm ngân sách hàng năm từ tất cả các bộ phận hoặc một điểm kiểm tra pháp lý cho thư tín của khách hàng. Các hoạt động kiểm soát sẽ khác nhau về phạm vi và mức độ ưu tiên tùy thuộc vào từng tổ chức và ngành mà nó tham gia.
