Một công ty bán sản phẩm hoặc nhu cầu vật tư một cách thường xuyên phải có một đơn vị mua hàng hoặc điểm liên lạc. Người phụ trách quá trình này được gọi là đại lý thu mua. Trước khi đặt hàng tồn kho cho một doanh nghiệp, điều quan trọng là phải hiểu những điều cơ bản của quy trình đặt hàng và mua hàng.
Đánh giá
Một trong những bước đầu tiên của quy trình đặt hàng và mua hàng tồn kho là đánh giá các mặt hàng mà công ty có thể mua. Một người mua thận trọng quan tâm đến chất lượng khi có nhu cầu hàng tồn kho. Ông chịu trách nhiệm đảm bảo rằng công ty không nhận được một sản phẩm kém chất lượng hoặc nguyên liệu thô. Vì vậy, người mua thường đặt hàng nguyên liệu, sản phẩm và vật tư mẫu để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của công ty.
Tạo thỏa thuận
Sau khi đại diện mua quyết định về nhà cung cấp và các sản phẩm cần thiết, bước tiếp theo là đàm phán hợp đồng mua bán. Trong thỏa thuận bán hàng, người mua và nhà phân phối đồng ý giảm giá cho các mặt hàng tồn kho và điều khoản thanh toán. Ví dụ: "net 30" có nghĩa là khoản thanh toán đáo hạn sau 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn. Thỏa thuận cũng liệt kê các điều kiện và quy tắc trả lại, trao đổi và thanh toán chi phí vận chuyển hàng hóa.
Gửi đơn đặt hàng
Bước tiếp theo là để người mua gửi cho nhà phân phối, nhà bán buôn hoặc nhà sản xuất một đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng là một cam kết mua các mặt hàng, miễn là người nhận giao hàng. Đơn đặt hàng phác thảo các mặt hàng chính xác mà người mua mong muốn cho hàng tồn kho và địa chỉ để vận chuyển. Nó cũng liệt kê một số đơn đặt hàng, số tài khoản (được chỉ định bởi nhà phân phối hoặc nhà sản xuất) và một bản tóm tắt các điều khoản mà cả hai bên đã thỏa thuận.
Hóa đơn thanh toán
Công ty phân phối nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua. Sau khi vận chuyển các mặt hàng cho người mua, nhà phân phối sau đó xuất hóa đơn để yêu cầu thanh toán. Hóa đơn chứa số đơn đặt hàng, số tài khoản, địa chỉ của người mua, mô tả về các mặt hàng được vận chuyển và tổng số tiền đến hạn. Hóa đơn cũng liệt kê ngày phát hành và các điều khoản (chẳng hạn như net 30, đáo hạn trong vòng 30 ngày) để người mua có thể gửi thanh toán đúng hạn.
