Thay đổi lịch trình các sự kiện kinh doanh lớn có thể là một cơn ác mộng hậu cần; ngay cả với những lý do đáng tin cậy nhất để thay đổi ngày, khách hàng và liên hệ kinh doanh sẽ bị kích thích và bất tiện. Cách bạn trình bày thông tin cũng sẽ có tác động lớn đến ấn tượng mà người tham dự sẽ có; Cẩn thận để nghe có vẻ xin lỗi nhưng lạc quan, vì vậy người nhận sẽ xem việc sắp xếp lại là một thất bại tạm thời chứ không phải là một sai lầm hoặc kết quả của kế hoạch kém.
Chèn một phần của tiêu đề thư công ty vào máy in của bạn; đây là thông báo chính thức về việc sắp xếp lại một sự kiện mà bạn đang tổ chức. Thời gian là điều cốt yếu và tiêu đề thư sẽ thu hút sự chú ý của người nhận hiệu quả hơn so với giấy thường.
Mở chương trình xử lý văn bản bạn chọn. Bắt đầu một tài liệu mới bằng cách chọn "Tệp" và "Mới".
Nhập ngày và bỏ qua một dòng. Sử dụng tính năng trộn thư trong chương trình xử lý văn bản của bạn để chèn tên và địa chỉ của người tham dự.
Bắt đầu bằng cách tuyên bố rằng bạn sẽ phải lên lịch lại cho sự kiện và làm mới những ký ức của họ về sự kiện đó là gì và khi nào nó nên được tổ chức ban đầu.
Xin lỗi chân thành và giải thích lý do cho sự chậm trễ. Không xin lỗi nhiều hơn một lần hoặc người nhận có thể xem đây là sự thừa nhận tội lỗi hoặc quản lý sai.
Cung cấp chi tiết về thời điểm sự kiện sẽ xảy ra. Nếu công ty của bạn cung cấp bồi thường cho phí đặt lại của họ hoặc ưu đãi khác, hãy nêu chi tiết cách người tham dự có thể áp dụng cho khoản bồi thường. Chơi tin tốt; nếu việc sắp xếp lại là một sự may mắn xảy ra, chẳng hạn như sắp xếp lại một thời gian với thời tiết tốt hơn, hãy bình luận về điều đó.
Cảm ơn những người tham dự vì sự hợp tác của họ, và cung cấp cho họ thông tin liên lạc mà họ có thể gọi nếu họ có thắc mắc hoặc gặp khó khăn trong việc sắp xếp lại chuyến thăm của họ.
Ký tên "Trân trọng" và bỏ qua ba dòng. Nhập tên đầy đủ và tiêu đề của bạn. In các chữ cái và ký tên trên mỗi tên đánh máy của bạn.
Gửi thư với dịch vụ nhanh nhất mà bạn có thể đủ khả năng. Nếu bạn không đủ khả năng để gửi một số lượng lớn thư bằng Thư ưu tiên, hãy gọi cho mỗi người tham dự trước và cung cấp cho họ thông tin cơ bản về việc lên lịch lại cho sự kiện. Hãy cho họ biết rằng một lá thư chính thức sẽ làm theo.
