Giao dịch kế toán không được ghi nhận trên cơ sở tiền mặt mà trên cơ sở dồn tích. Điều này có nghĩa là giao dịch xảy ra khi nó diễn ra, không nhất thiết là khi tiền đã được trao đổi. Biên nhận hoặc thanh toán tiền mặt có thể là một giao dịch riêng biệt từ khi hàng hóa được bán, mua hàng được thực hiện hoặc tiền lương kiếm được bởi một nhân viên. Mỗi giao dịch được ghi lại trong một tạp chí hoặc một cuốn sách và định kỳ một doanh nghiệp sẽ muốn đóng những cuốn sách này để xem nó hoạt động như thế nào.
Kế toán dồn tích
Một kỳ kế toán thường là một tháng, quý hoặc năm. Kế toán dồn tích ghi nhận các giao dịch trong giai đoạn mà chúng ảnh hưởng đến doanh thu hoặc chi phí. Ví dụ, vật liệu có thể được mua trong một tháng nhưng không được thanh toán cho đến tháng tiếp theo. Tuy nhiên, chúng cần được công nhận trong những tháng đầu tiên vì chúng sẽ được sử dụng để tạo ra hàng hóa được bán để kiếm doanh thu. Khi họ được trả tiền, một giao dịch riêng sẽ diễn ra.
Giao dịch là gì?
Giao dịch là bất kỳ sự kiện nào diễn ra trong một doanh nghiệp và có tác động đến tiền bạc. Việc mua vật tư, bán hàng hóa và một nhân viên làm việc và kiếm tiền lương là tất cả các ví dụ về giao dịch kinh doanh. Mỗi nhu cầu được ghi lại trong một tạp chí thích hợp với một khoản ghi nợ và một khoản tín dụng cho cùng một số tiền. Để ghi nợ một tài khoản thường là để thêm vào nó. Để tín dụng là loại bỏ số tiền từ nó.
Sổ cái
Khi các giao dịch đã được ghi lại trong các tạp chí thích hợp của chúng, chúng sẽ được ghi lại vào sổ cái. Dễ dàng nhất để nghĩ về sổ cái chung như một báo cáo chi tiết về các giao dịch hàng ngày. Các giao dịch này được ghi lại theo thứ tự thời gian.
Đóng sách
Vào cuối một chu kỳ kế toán, các cuốn sách sẽ cần phải được đóng lại để bắt đầu một chu kỳ mới. Điều chỉnh các mục nhật ký sẽ cần được thực hiện để ghi lại bất kỳ số tiền nào được tích lũy trong khoảng thời gian chưa được liệt kê và để xóa bất kỳ mục nào bị hoãn. Đóng các mục nhật ký sẽ cần phải được thực hiện để loại bỏ sổ cái của các tài khoản doanh thu và chi phí, đóng góp số tiền vào thu nhập và thu nhập giữ lại.
Những lý do khác để đóng sách
Khi đóng các mục được thực hiện, số tiền được ghi vào thu nhập và thu nhập giữ lại. Điều này giúp tạo báo cáo tài chính cho doanh nghiệp để đánh giá hiệu quả chung của nó. Có ba loại báo cáo tài chính chính: bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Một lý do khác để đóng sách là để phát hiện lỗi. Thêm các khoản ghi nợ và tín dụng sẽ hiển thị bất kỳ lỗi lớn nào vì tổng số phải luôn khớp.
