Công ty trung bình theo dõi nhiều loại chi phí riêng biệt trong quá trình kinh doanh. Hai loại chính của chi phí kinh doanh là chi phí hoạt động và chi phí hoạt động. Trên báo cáo tài chính và báo cáo, bạn có thể phải hạch toán chi phí hành chính và văn thư của công ty.
Công tác văn thư
Công việc văn thư chỉ là về bất kỳ nhiệm vụ nào đòi hỏi sự chú ý của một nhân viên hành chính. Các tác vụ phổ biến bao gồm sao chép, in, đọc chính tả, trả lời điện thoại, nộp và xử lý các tài khoản phải thu và các tài khoản phải trả. Thư ký cũng xử lý việc xử lý tiền lương tại một số công ty. Công tác văn thư thường được thực hiện trong môi trường văn phòng; trong một số trường hợp, các công ty thuê trợ lý ảo để xử lý một số nhiệm vụ này.
Chi phí văn thư
Chi phí văn thư là một chi phí liên quan cụ thể đến công tác văn thư. Nó thường được phân loại là chi phí hoạt động trên báo cáo thu nhập, vì các nhiệm vụ đó là cần thiết cho hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Một số kế toán liệt kê các chi phí hành chính và thư ký, hoặc một danh mục tương tự như một mục riêng biệt trong phần chi phí hoạt động của báo cáo thu nhập.
Cân nhắc
Nhân viên hành chính không phải là nhóm duy nhất chịu trách nhiệm về chi phí văn thư tại một doanh nghiệp. Chỉ cần về mỗi bộ phận phát sinh chi phí văn thư của một số loại. Chẳng hạn, nhân viên bán hàng cần sản xuất tài liệu bán hàng cho khách hàng và bộ phận nhân sự duy trì các tập tin về nhân viên.
Chi phí văn thư thấp hơn với phần mềm
Sử dụng phần mềm là một cách cơ bản để tiết kiệm tiền cho chi phí văn thư. Duy trì một dấu vết giấy in cho tất cả mọi thứ là đắt tiền; bạn phải trả tiền giấy, chi phí in ấn và lưu trữ. Nhiều chương trình phần mềm cho phép bạn tạo tệp trên máy tính hoặc quét chúng vào máy tính để lưu trữ trên ổ cứng hoặc phương tiện lưu động. Phần mềm cũng hợp lý hóa khả năng tham chiếu và truy xuất thông tin, giảm nhu cầu về nhân viên văn thư chuyên dụng.
