Nếu bạn có kế hoạch làm thư ký hoặc trợ lý hành chính, bạn cần chắc chắn rằng mình có những kỹ năng phù hợp. Vai trò của thư ký và trợ lý hành chính đã thay đổi nhanh chóng trong những năm gần đây, và những kỹ năng mà những cá nhân cần cũng đã phát triển. Hiểu được kỹ năng và khả năng nào là quan trọng nhất có thể giúp công việc tìm kiếm của bạn dễ dàng hơn và thành công hơn.
Kỹ năng tin học
Hầu hết các công việc thư ký hiện nay được thực hiện trên máy tính, vì vậy các thư ký phải có kỹ năng máy tính vững chắc. Những kỹ năng này bao gồm khả năng sử dụng các gói phần mềm văn phòng lớn như Microsoft Office. Thư ký sẽ trở nên quen thuộc với một số phiên bản khác nhau của Microsoft Office, vì không phải tất cả các công ty đều sử dụng phiên bản mới nhất.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Thư ký cần phải có kỹ năng giao tiếp vững chắc, cả bằng văn bản và bằng lời nói. Thư ký thường được yêu cầu giao tiếp thay mặt cho ông chủ của họ, và họ cần có khả năng trình bày bản thân, và chủ nhân của họ, trong ánh sáng tốt nhất có thể. Thư ký thường được yêu cầu soạn thư chỉ với sự chỉ dẫn tối thiểu từ ông chủ của họ. Điều đó có nghĩa là họ phải có một trình độ tiếng Anh xuất sắc và nắm vững các nghi thức kinh doanh và các định dạng giao tiếp kinh doanh phù hợp. Nhu cầu liên lạc tuyệt vời mở rộng ra tất cả các lĩnh vực, từ giao tiếp tương đối không chính thức như email và tin nhắn tức thời, đến các đề xuất kinh doanh và thư chính thức.
Kỹ năng đánh máy và quản trị
Thư ký cần phải có kỹ năng đánh máy rất mạnh, vì một phần tốt trong ngày của họ là dành cho việc gõ thư, ghi nhớ, email và các giao tiếp bằng văn bản khác. Nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên thư ký làm bài kiểm tra đánh máy, vì vậy hãy chuẩn bị và thực hành kỹ năng đánh máy của bạn trước khi phỏng vấn. Nhiều thư ký cũng thực hiện các chức năng hành chính, như kế toán cơ bản và bảng lương. Kỹ năng toán học mạnh mẽ rất quan trọng trong các ngành thư ký, vì vậy việc mài giũa những kỹ năng đó là rất quan trọng.
Kỹ năng con người
Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ là rất cần thiết cho bất kỳ thư ký hoặc trợ lý hành chính. Những cá nhân này thường xuyên làm việc với một số bộ phận khác nhau và họ cần có thể hòa hợp với mọi người trong tổ chức để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Thư ký cũng làm việc với những người bên ngoài tổ chức, thường đóng vai trò là người thay thế cho ông chủ của họ. Một thái độ thân thiện và khả năng hòa đồng với những người khác là điều cần thiết cho công việc này.
