Ngay cả khi bạn chỉ mới làm việc được một thời gian ngắn, bạn vẫn biết rằng việc lưu giữ các bản ghi tỉ mỉ, đánh giá các hoạt động mua hàng hiện tại, tìm kiếm các mối quan hệ nhà cung cấp mới và đảm bảo rằng hệ thống hoạt động của bạn được thiết kế hiệu quả là chìa khóa cho bộ phận mua hàng có tổ chức. Cho dù bạn vừa được đưa vào để chuyển đổi một bộ phận hiện có từ hỗn loạn sang có tổ chức, hoặc bạn chỉ muốn chắc chắn mọi thứ sẽ di chuyển hiệu quả với một vài trục trặc, bài viết này có thể chỉ cho bạn đi đúng hướng.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Phần mềm
-
Tài liệu mua hàng
-
Sổ tay chính sách
-
Kiểm kê lưu trữ / hoạt động hàng tồn kho
-
Hệ thống bảo mật (tùy chọn)
Bắt đầu kiểm tra các tệp và phương pháp của bộ phận mua hàng để đánh giá hệ thống hiện tại. Theo dõi các mặt hàng được đặt hàng cho nhân viên hoặc bộ phận và xác minh hiệu suất của các nhà cung cấp được ủy quyền. Ghé thăm người đứng đầu bộ phận để thảo luận về kinh nghiệm mua trước đây của họ. Có được thông tin phản hồi về cách cải thiện phương pháp xử lý, theo dõi và thực hiện của bộ phận.
Có được sự cho phép để soạn thảo một hướng dẫn chính sách của bộ phận mua hàng mới dựa trên phản hồi nhận được từ các trưởng bộ phận nếu không có hướng dẫn hiện tại hoặc rõ ràng là phiên bản hiện tại không hoạt động. Viết, chỉnh sửa và lưu hành bản nháp cho những người ra quyết định thích hợp. Gửi các bản sao của ấn phẩm cho các nhà quản lý để họ có một điểm tham chiếu cho các yêu cầu mua trong tương lai.
Kiểm toán tài liệu công ty của bạn sử dụng để tiến hành các hoạt động mua hàng. Xem lại ngôn ngữ đơn đặt hàng, đại tu công ty của bạn Tài liệu và biểu mẫu đấu thầu, đánh giá yêu cầu cung cấp chung và các thủ tục giấy tờ khác. Thay đổi, nếu cần thiết, để tăng tính bảo mật và hiệu quả trong việc cung cấp các mặt hàng được đặt hàng.
Xem xét và phân tích hàng tồn kho của công ty trên các vật tư hiện đang lưu kho trên hoặc ngoài trang web. Xác nhận tất cả hàng tồn kho đối với tài liệu hiện có. Cờ quá mức và thiếu hụt các mặt hàng có nhu cầu liên tục, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng. Đánh giá cách thức mua hàng được gác lại và lấy ra bởi người hái và người đóng gói. Thực hiện các cải tiến về cách thức mà chúng được lưu trữ để cắt giảm sự thiếu hiệu quả.
Đánh giá các hoạt động bẻ khóa, chọn và đóng gói hiện tại, đặc biệt là nếu sự chậm chạp đã dẫn đến trộm cắp, không được tính đến chứng khoán và sự chậm trễ trong việc cung cấp cho công nhân một cách kịp thời. Điều tra sự khôn ngoan của việc cài đặt một hệ thống bảo mật, nếu đã có sẵn, để phục vụ như là một công cụ ngăn chặn tội phạm trong các khu vực lưu trữ.
Lập chương trình kiểm soát chất lượng để người hái, người đóng gói, kế toán và mua hàng đều nhận được thông tin quan trọng về lô hàng cung ứng cùng một lúc; đặc biệt là thông tin liên quan đến các đơn đặt hàng trở lại, đình công, hàng hóa bị lỗi hoặc bị hư hỏng - tình huống bất ngờ có thể ảnh hưởng đến việc nhận và giải ngân các vật liệu đi qua bộ phận mua hàng.
Theo kịp các xu hướng của ngành để tìm hiểu các kỹ thuật mới để tổ chức các hoạt động của bộ phận mua hàng. Lập báo cáo tiến độ soạn thảo để bạn có thể cập nhật một cách có phương pháp quản lý về trạng thái của các mặt hàng mà họ đặt hàng để bạn không mất nửa ngày để trả lời cùng một câu hỏi trong tháng Bảy?"
