Cùng với tuyển dụng và giữ chân, đào tạo là một trong ba khía cạnh quan trọng của quản lý nhân viên hiệu quả. Tuy nhiên, trước khi bạn ngồi xuống để tìm ra những gì chương trình đào tạo nhân viên của bạn nên tham gia, tuy nhiên, thật hữu ích khi thực hiện phân tích SWOT của nhân viên và xem xét điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của doanh nghiệp.
Đầu tiên, tập hợp nhóm của bạn để tạo phân tích SWOT. Đây có thể là một nhóm các nhà quản lý đa chức năng từ các khu vực khác nhau của công ty, tất cả đều có một số cổ phần trong việc phát triển một chương trình đào tạo nhân viên tuyệt vời. Nhóm có thể bao gồm các nhân viên đã được đào tạo, các thành viên trong nhóm thành công, những người biết cơ hội nằm ở đâu hoặc các chuyên gia đào tạo của công ty. Hoặc nhóm SWOT có thể là một nhóm nhỏ hơn, thậm chí có thể chỉ là một người, người quen thuộc với cả nhân viên và nhu cầu đào tạo của công ty. Một nhóm lớn hơn thường tốt hơn (mà không trở nên quá lớn), vì nhiều ý tưởng sẽ được đưa lên bàn.
Trước khi bắt đầu, điều quan trọng là mọi thành viên trong nhóm phải hiểu những gì bạn đang làm và tại sao bạn làm điều đó. Tất cả các thành viên trong nhóm không chỉ quen thuộc với quy trình SWOT mà còn cả kết quả mong muốn cụ thể của quy trình và sáng kiến đào tạo nhân viên tổng thể. Cung cấp cho mọi người nền tảng, và bắt đầu.
Hầu hết các nhóm SWOT thấy đơn giản nhất để bắt đầu với các điểm mạnh. Đây là những điểm mạnh của cơ sở nhân viên hiện tại của bạn, những điều mà mặc dù chúng luôn có thể được cải thiện, nhân viên của bạn hiện đang làm rất tốt. Nếu nhân viên của bạn là những người hướng ngoại và thân thiện, đó là một thế mạnh. Nếu họ liên tục gửi báo cáo cần thiết đúng hạn, đó là một thế mạnh. Điểm mạnh là những mục có lẽ không cần phải được ưu tiên cao để đào tạo trong chương trình phát triển nhân viên mới của bạn, ngoài những gì đã được thực hiện để đào tạo những kỹ năng đó. Lập danh sách toàn diện về các điểm mạnh của nhân viên của bạn và đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đồng ý rằng đây thực sự là những điểm mạnh.
Sau điểm mạnh, vị trí hợp lý để di chuyển là điểm yếu. Đây là những lĩnh vực cần cải thiện nhất trong nhân viên của bạn, có lẽ là lĩnh vực khiến công ty bạn quyết định kiểm tra quá trình đào tạo và phát triển nhân viên ngay từ đầu. Nếu một nhóm dịch vụ khách hàng không thể lôi kéo khách hàng hủy bỏ để ở lại với doanh nghiệp của bạn, đó là một điểm yếu. Nếu người quản lý hoạt động không thể đọc báo cáo lãi lỗ, đó là điểm yếu. Điểm yếu là những mục mà nhóm của bạn cuối cùng sẽ muốn đặt là ưu tiên cao trong quá trình đào tạo nhân viên. Một lần nữa, tạo một danh sách toàn diện về các điểm yếu của nhân viên, và thẳng thắn.
Trong các phân tích SWOT, trong đó điểm mạnh và điểm yếu nói chung là nội bộ, các cơ hội và mối đe dọa được tìm thấy bằng cách nhìn ra bên ngoài nhóm. Mặc dù điểm mạnh và điểm yếu là những gì bạn đã thấy trong quá khứ và hiện đang thấy, cơ hội và mối đe dọa là những gì bạn bắt đầu thấy bây giờ nhưng sẽ thấy nhiều hơn trong tương lai. Chẳng hạn, một cơ hội cho một nhóm bán hàng có thể là một sản phẩm mới, tính năng hoặc điểm giá sắp tới mà đại diện sẽ có thể bán (trong trường hợp này, rõ ràng sẽ cung cấp cơ hội đào tạo nhân viên). Một cơ hội cho một bộ phận kế toán có thể là phần mềm thuế mới hoặc tính sẵn sàng nộp đơn trực tuyến mới, một lần nữa sẽ tạo ra một cơ hội đào tạo.
Cuối cùng, cần xem xét thực tế và kỹ lưỡng các mối đe dọa bên ngoài để hoàn thành SWOT. Các mối đe dọa là những chương trình, phẩm chất hoặc sự kiện tiếp cận nhân viên của bạn có thể cản trở hiệu quả hoặc hiệu quả của doanh nghiệp. Phần mềm thuế mới đó là một cơ hội cho kế toán hiệu quả hơn cũng có thể là một mối đe dọa; Rốt cuộc, nếu kế toán không hiểu đầy đủ về cách sử dụng nó, nó có thể làm họ chậm lại. Một đối thủ cạnh tranh cung cấp một điểm giá mới, thấp hơn có thể tạo ra mối đe dọa cho nhân viên bán hàng, vì họ có thể mất doanh số nếu họ không được đào tạo đầy đủ để bán với mức giá thấp hơn đó.
Sau khi bạn hoàn thành lắp ráp SWOT và nhóm của bạn đồng ý với nó, phần khó nhất bắt đầu: bạn thực sự phải sử dụng tài liệu để sắp xếp lại và xây dựng lại chương trình đào tạo của mình. SWOT trông tuyệt vời trên giấy, nhưng thật vô ích nếu nó không được sử dụng đúng cách để phù hợp với việc đào tạo nhân viên với các nhu cầu cấp thiết nhất của công ty. Điểm mạnh là lĩnh vực cần được củng cố nhưng không được đào tạo làm ưu tiên, trong khi điểm yếu có thể được sử dụng để tạo ra các chủ đề đào tạo quan trọng nhất của bạn. Mặc dù điểm mạnh và điểm yếu cho thấy nhân viên của bạn đang làm gì và không cần đào tạo gì, nhưng cơ hội và mối đe dọa sẽ chỉ ra việc đào tạo nào nên được thực hiện để giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động, thay vì vai trò phản ứng.
Cảnh báo
Rất dễ dàng, đặc biệt là trong cài đặt nhóm, quá tập trung vào điểm mạnh và nhấn mạnh đến điểm yếu. Tầm quan trọng của thảo luận thẳng thắn, đánh giá thực tế về đặc điểm và thái độ của nhân viên, không thể được nhấn mạnh đủ.
