Tiền là nguồn sống của bất kỳ công ty nào và thật khó để thành công nếu không kiểm soát tốt việc doanh thu của bạn chảy như thế nào. Một phần của quá trình đó là tạo ra đủ doanh thu để có lãi và duy trì kiểm soát chặt chẽ chi phí của bạn. Ở cấp độ cơ bản hơn, điều đó có nghĩa là kiểm soát ai có quyền truy cập vào tài khoản ngân hàng của công ty và trong những điều kiện nào.
Lời khuyên
-
Chủ tài khoản là người chấp nhận trách nhiệm pháp lý để xử lý tài khoản.
Chủ tài khoản trong một quyền sở hữu duy nhất
Nếu bạn hoạt động như một chủ sở hữu duy nhất, việc quản lý tài khoản ngân hàng của bạn rất đơn giản. Bạn sẽ là chủ tài khoản, giống như bạn sẽ làm nếu đó là tài khoản cá nhân của riêng bạn. Bạn sẽ thiết lập nó theo cùng một cách, với số nhận dạng cá nhân và số An sinh xã hội của bạn.
Bạn cũng sẽ cung cấp thêm hai thông tin cụ thể cho doanh nghiệp: số nhận dạng nhân viên của bạn từ IRS - bạn cần rằng nếu bạn có nhân viên hoặc dự định có chúng - và, nếu có thể, tên giả tưởng mà bạn đang kinh doanh. Tên của bạn là trên tài khoản, vì vậy bạn là chủ tài khoản theo định nghĩa pháp lý.
Giữ chúng tách biệt
Khi doanh nghiệp của bạn chỉ có bạn, bạn có thể bỏ qua toàn bộ quá trình thiết lập một tài khoản riêng cho doanh nghiệp và chỉ sử dụng một trong các tài khoản cá nhân của bạn cho cả hai mục đích. Không phải bạn không thể làm điều đó hoặc người khác không làm điều đó, nhưng đó là một ý tưởng thực sự xấu.
Cả bạn và kế toán viên của bạn sẽ khó phân tách các giao dịch kinh doanh và cá nhân của bạn và sẽ tạo ra nhiều công việc làm thêm cho bạn vào cuối năm và tại thời điểm thuế. Sẽ không bền vững nếu bạn có kế hoạch phát triển doanh nghiệp của mình, vì vậy sẽ thông minh hơn nếu chỉ làm mọi việc đúng cách ngay từ đầu.
Cho người khác quyền truy cập
Trong hầu hết các doanh nghiệp, sẽ có lúc bạn quá bận rộn để tự làm mọi thứ. Vào thời điểm đó, bạn sẽ cần cung cấp cho người khác quyền truy cập vào tài khoản ngân hàng để họ có thể xử lý ít nhất các giao dịch thông thường và thanh toán hóa đơn cho bạn. Những người này sẽ không trở thành chủ tài khoản như bạn, nhưng bạn sẽ ủy quyền cho họ một số mức độ thẩm quyền để ngân hàng thay mặt bạn.
Trong các công ty lớn hơn, những người bạn chọn có thể là người quản lý hoặc thành viên chủ chốt trong nhóm kế toán của bạn. Trong một công ty nhỏ, nó có thể đơn giản như trao quyền cho nhân viên ký duy nhất của bạn. Ngân hàng của bạn sẽ ghi lại số nhận dạng cá nhân và số An sinh xã hội của họ giống như họ là chủ tài khoản.
Chủ tài khoản trong quan hệ đối tác
Thiết lập tài khoản ngân hàng trong quan hệ đối tác là một quá trình khá giống nhau. Mỗi đối tác cung cấp nhận dạng cá nhân cũng như số nhận dạng nhân viên của công ty và tên giả của nó. Trong trường hợp này, bạn cũng cần cung cấp một bản sao của thỏa thuận hợp tác và giấy chứng nhận đăng ký nếu đó là một quan hệ đối tác hạn chế.
Bất kỳ đối tác nào có hơn 25% cổ phần sở hữu và người kiểm soát quan trọng chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành doanh nghiệp phải cung cấp thêm thông tin. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như một nhóm các bác sĩ cùng điều hành một phòng khám, mỗi đối tác có thể có một tài khoản chính riêng nhưng được chia sẻ quyền truy cập vào số tài khoản phụ cho các hoạt động tập thể của họ.
Truy cập tài khoản trong các cấu trúc kinh doanh khác
Các công ty lớn hơn, được thành lập đã thiết lập tài khoản ngân hàng theo cách tương tự, với bộ điều khiển quan trọng và bất kỳ ai sở hữu cổ phần 25% hoặc cao hơn cung cấp cho ngân hàng thêm thông tin cá nhân.
Trong những trường hợp này, công ty cũng có thể cung cấp cho ngân hàng một thỏa thuận điều hành giải thích ai chịu trách nhiệm quản lý công ty và một tài liệu gọi là nghị quyết ngân hàng giải thích mọi người có thẩm quyền thiết lập tài khoản và dịch vụ với ngân hàng và trong những điều kiện nào. Công ty càng lớn, càng có nhiều khả năng ngân hàng và viết séc hàng ngày được thực hiện bởi các nhà quản lý hoặc nhân viên kế toán tương đối thấp so với các chủ sở hữu hoặc quản lý cấp cao.
Thiết lập kiểm soát
Điều quan trọng là phải kiểm soát việc sử dụng tài khoản ngân hàng của bạn và đặc biệt là đối với séc và cơ quan thanh toán. Điều này có thể đơn giản như giữ các kiểm tra thực tế của công ty dưới khóa và chìa khóa và hạn chế các khóa cho một số người đáng tin cậy. Ở các công ty lớn hơn, điều này không thực tế, nhưng bạn có thể chọn thiết lập phần mềm kế toán của mình để chỉ những người cụ thể mới có thể in séc. Một biện pháp kiểm soát phổ biến khác là yêu cầu chữ ký được ủy quyền thứ hai đối với séc trên một số tiền nhất định, giúp giảm nguy cơ lừa đảo hoặc biển thủ.
