Các doanh nghiệp và tổ chức phụ thuộc vào các đường truyền thông luôn mở và đáng tin cậy giữa các bộ phận và các bộ phận khác nhau. Không có khả năng giao tiếp hiệu quả, các chức năng của công ty bắt đầu sụp đổ thực sự nhanh chóng. Tuy nhiên, tất cả mọi người giao tiếp theo cách riêng của họ cùng một lúc cũng dẫn đến sự hỗn loạn. Đây là nơi các giao thức nơi làm việc đi vào chơi.
Giao thức được xác định
Nói một cách đơn giản, các giao thức là các quy tắc nội bộ mà các thành viên của tổ chức bắt buộc phải tuân theo và sử dụng. Bằng cách đảm bảo các hoạt động được nhắm mục tiêu được xử lý theo các giao thức, tổ chức đảm bảo tính nhất quán và phù hợp ở mọi cấp độ. Tuy nhiên, nhược điểm là quá nhiều giao thức dẫn đến dư thừa, quan liêu và tệ hơn là sự chậm trễ không cần thiết. Điều này hoạt động chống lại một tổ chức cố gắng nhanh nhẹn và linh hoạt. Hãy cân bằng giữa sự phù hợp và đáp ứng.
Thông tin liên lạc điện tử
Để thêm vào thách thức quản lý cách mọi người trong cùng một tổ chức giao tiếp, các phương pháp điện tử và máy tính đã làm phức tạp vấn đề. Tốc độ của giao tiếp điện tử thường xuyên dẫn đến các vấn đề xảy ra nhanh hơn và lan rộng hơn khi mắc lỗi. Điện thoại thông minh, email, tin nhắn tức thời và các tập tin máy tính chỉ thêm vào một loạt các thông tin liên lạc.
Giao tiếp bằng văn bản
Tin nhắn bằng văn bản, phương thức truyền thông kinh doanh truyền thống nhất, dễ dàng được các tổ chức chuẩn hóa để chúng có thể được định tuyến chính xác và được ưu tiên đúng cách. Điều này được thực hiện bằng cách chọn các phương pháp khác nhau cho các mức độ quan trọng khác nhau. Email, ghi chú và tin nhắn cơ bản có thể được sử dụng để liên lạc hàng ngày. Bản ghi nhớ và thư trên tiêu đề thư của công ty trình bày các vấn đề được truyền đạt một cách chính thức hơn. Dự trữ các giấy tờ và báo cáo cho các cuộc thảo luận chính sách và các nỗ lực ra quyết định quan trọng.
Tin nhắn điện tử
Vấn đề với email, nhắn tin tức thời và Internet là các tổ chức thường xuyên mất kiểm soát tin nhắn và đối tượng của nó rất nhanh. Các tổ chức được phục vụ tốt bằng cách thường xuyên đào tạo nhân viên về các rủi ro và rủi ro của giao tiếp điện tử, bảo lưu các công cụ này cho nhân viên truyền thông và đào tạo thường xuyên để hiểu cách thường xuyên thanh lọc các liên lạc cũ và chỉ giữ thông tin quan trọng. Quá thường xuyên, mọi người sử dụng các công cụ này cho tin nhắn ngớ ngẩn hoặc cá nhân. Các kết quả có thể từ lúng túng đến nghiêm trọng nếu các tệp này sau đó được phục hồi trong các vụ kiện hoặc các vấn đề pháp lý.
Quy tắc viết
Là một phần của các giao thức, các tổ chức cũng được hưởng lợi từ việc đảm bảo rằng mọi giao tiếp đều tuân theo các quy tắc sử dụng rõ ràng. Điều này có nghĩa là đảm bảo nhân viên hiểu cách giao tiếp đúng bằng văn bản. Các từ viết tắt nhanh, kỹ thuật, như LOL, WTB, WU, LTR, v.v., don sắt thuộc về các tác phẩm chuyên nghiệp. Nhân viên nên hiểu rằng họ cần giao tiếp bằng ngôn ngữ phù hợp đặt ưu tiên cho chính tả và ngữ pháp.
Truyền thông bằng lời nói
Các giao thức cho giao tiếp bằng lời nói có thể được thực hiện theo cách tương tự như các tài liệu bằng văn bản. Cần có các cấp độ cho các cuộc họp bằng lời nói, bao gồm thảo luận ngẫu nhiên, các cuộc họp chính thức, các cuộc họp phân cấp và các tương tác hoạch định chính sách / ra quyết định. Mỗi sự kiện tiếp xúc này nên có một kỳ vọng được hiểu về cách giao tiếp, trong bao lâu và cách xử lý các phản ứng và quyết định. Việc không làm điều này trong một doanh nghiệp thường dẫn đến sự tương tác đặc biệt, trong khi thoải mái trong các nhóm nhỏ, bắt đầu gây ra vấn đề khi các tổ chức phát triển.
