Không có câu hỏi rằng những tiến bộ trong công nghệ - đặc biệt là về Internet - đã giúp việc trao đổi thông tin với các cá nhân trên toàn thế giới trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Thật không may, nó cũng phải trả giá khi để những ân sủng xã hội truyền thống và sự phán xét tốt rơi xuống bên cạnh sự vội vàng của chúng ta để kết bạn, đưa ra ý tưởng hoặc đóng dấu một thỏa thuận quan trọng. Dưới đây là những gì bạn cần biết về việc sử dụng email một cách khôn ngoan trong cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn.
Quái vật trong không gian mạng
Internet đã sinh ra một loại nhân vật phản diện mới độc ác rơi vào hai loại - những kẻ muốn làm hại máy tính của bạn và những kẻ muốn làm hại bạn. Những người muốn hủy tất cả dữ liệu trên hệ thống của bạn thực hiện điều đó thông qua các vi rút hoạt động nhanh được đính kèm với các email có thể cám dỗ bạn bằng một cái móc hấp dẫn trong dòng tiêu đề ("Xin chúc mừng! Bạn vừa trúng xổ số") hoặc giả vờ đến từ một người mà bạn biết ("Này! Bạn có nhận được tin nhắn của tôi về bữa trưa tuần tới không?"). Điều đáng nói ở phần sau là, trên bề mặt, người gửi có vẻ hợp pháp, nhưng khi mở email, người nhận sau đó được hướng dẫn nhấp vào liên kết sẽ nhanh chóng giải phóng sự hủy diệt điện tử. Các email có ý định cảnh báo các vấn đề với tài khoản ngân hàng, vi phạm bảo mật tại PayPal hoặc bất kỳ loại điều tra hình sự nào nhằm thu hút sự chú ý và hợp tác ngay lập tức của người nhận nên luôn bị coi là nghi ngờ. Một loại nhân vật phản diện mạng khác ẩn nấp trong các phòng chat, lấy thông tin cá nhân từ blog và là khách truy cập thường xuyên tại Facebook, MySpace và các trang web liên quan đến hẹn hò. Do tính ẩn danh mà Internet cung cấp cho người dùng email, bạn không biết anh chàng dễ thương mà bạn đã viết đi viết lại - và tiến gần hơn đến một ngày thực tế - thực sự là một sinh viên tốt nghiệp Harvard, làm việc cho Merrill Lynch, và lái một chiếc Porsche hoặc là một nghệ sĩ lừa đảo nhếch nhác, người luôn tin tưởng phụ nữ và chuẩn bị đánh bạn bằng một câu chuyện thổn thức liên quan đến việc cho anh ta truy cập vào nhà và / hoặc thẻ tín dụng của bạn.
Sử dụng thiết bị văn phòng không phù hợp
Ngày xưa, người ta cho rằng hầu hết các nhân viên đều có ý thức chung là không dùng điện thoại của công ty hàng giờ với bạn bè, ăn cắp đồ dùng văn phòng để sử dụng tại nhà hoặc sử dụng máy Xerox để tạo ra nhiều bản sao của cuốn tiểu thuyết mà họ có thể hoặc có thể không được bí mật viết trong giờ làm việc. Tuy nhiên, điều trở nên rắc rối là vào những dịp đến lúc phải sa thải ai đó vì tội ăn cắp hoặc sử dụng đồng hồ bưu chính để gửi hóa đơn cho một doanh nghiệp tại nhà, cách phòng thủ dễ nhất của nhân viên bị cáo buộc là: "Ồ, tôi đã không ' Tôi biết tôi không được phép làm điều đó. " Điều này đã dẫn đến ngày càng nhiều công ty phát triển các hướng dẫn thủ tục xác định theo các điều khoản nghiêm ngặt là gì và không phải là hành vi phù hợp. Internet, tất nhiên, số liệu nổi bật trong nhiều hướng dẫn ngày nay. Chắc chắn rằng nó có vẻ vô hại đủ để vượt qua một trò đùa email, trao đổi tin đồn bình thường, hoặc đề nghị rằng có thể ông chủ là một rube không biết gì. Tuy nhiên, những thông tin liên lạc như vậy không chỉ lãng phí thời gian quý báu mà còn có thể trở thành trát đòi hầu tòa nếu công ty có liên quan đến vụ kiện. Hơn nữa, một email từ các bên không xác định có thể mang một trong những loại virus nói trên và khiến công ty gặp rủi ro đáng kể.
Thông tin đặc quyền
Bảo mật thường gặp nguy hiểm khi chúng ta chọn liên lạc với nhau thông qua email. Không giống như một bức thư có thể bị khóa hoặc thậm chí bị đốt cháy sau khi đọc bởi người nhận dự định, thư điện tử có thể vô tình hoặc cố ý được truy cập bởi bên thứ ba. Điều này đặc biệt bất lợi trong lĩnh vực công việc nếu nội dung của email liên quan đến dữ liệu bí mật, hồ sơ bệnh nhân / khách hàng hoặc thông tin liên quan đến sự ổn định tài chính của công ty. Bảo mật cũng bị nguy hiểm nếu, chẳng hạn, một cá nhân cung cấp thông tin thẻ tín dụng hoặc số An sinh xã hội trong bối cảnh ghi chú email cho nhà cung cấp thay vì nhập dữ liệu qua một trang web an toàn.
Nói chuyện tình cờ
Bởi vì email cảm thấy giống như một diễn đàn thoải mái, thân mật để trò chuyện với mọi người, họ sẽ thường mở rộng mức độ quen thuộc như vậy với những người lạ hoàn toàn và sau đó tự hỏi tại sao họ lại có được vai lạnh lùng. Một ví dụ điển hình cho điều này sẽ là những tác giả đầy tham vọng muốn viết tiểu thuyết của họ cho một biên tập viên tại một nhà xuất bản. Không giống như thời xa xưa khi những nốt nhạc như vậy luôn có dạng các chữ cái được sao chép bằng thư được gửi cùng với một phong bì có dán tem, địa chỉ, nhiều nhà xuất bản đã nhận ra rằng các truy vấn điện tử không chỉ giết ít cây hơn mà còn cho phép chúng xử lý tải khó khăn của đệ trình nhanh hơn nhiều. Tuy nhiên, thứ khiến họ tắt ngay lập tức là email trò chuyện bắt đầu "Xin chào, Emily" như thể người gửi đã biết Emily trong nhiều năm. Xem xét rằng cô ấy có thể sẽ không biết Emily nếu cô ấy đi ngang qua cô ấy, thật ngạo mạn khi cho rằng một email giới thiệu là một cánh cửa ngay lập tức cho tình bạn hoặc người gửi có thể tiết lộ thông tin cá nhân nằm ngoài ranh giới của giao thức chuyên nghiệp. Cho đến khi người nhận mời bạn sử dụng tên của cô ấy, sẽ luôn khôn ngoan khi nhầm lẫn về mặt hình thức. Cũng rất thận trọng khi định dạng chữ cái trên màn hình máy tính của bạn giống như bạn sẽ viết một lá thư sẽ được in ra và gửi qua đường bưu điện. Điều này có nghĩa là lưu các phông chữ kỳ dị và các biểu tượng mặt cười cho bạn bè và gia đình đã biết bạn.
Đánh vần ra ngoài cửa sổ
Để phù hợp với bản chất không chính thức của trao đổi email và nhắn tin tức thời, dường như đã cho nhiều người một lý do để không đọc lại nội dung của họ cho lỗi chính tả và ngữ pháp. "Ồ, đó chỉ là một email", họ nói. "Nó không giống như bất cứ ai thực sự quan tâm hoặc có thời gian để nắm bắt mọi điều nhỏ nhặt." Tuy nhiên, điều họ không xem xét là email là sự phản ánh niềm tự hào - hoặc thiếu nó - mà họ tự đảm nhận trong công việc của mình. Vì bạn không bao giờ biết có bao nhiêu người ngoài người nhận dự định của bạn sẽ nhìn thấy nó, nó sẽ khiến bạn phải chắc chắn rằng nó không có lỗi nhất có thể trước khi bạn nhấn nút gửi.
Cân nhắc
Đó là một bình luận buồn về xã hội của chúng ta rằng rất nhiều người sử dụng bản chất ẩn danh của Internet để gửi các email độc ác, gây tổn thương và xấu xa. Việc họ có thể chấp nhận các tài khoản "vô danh" thông qua nhiều tài khoản email đã cho họ khả năng che giấu danh tính thực sự của họ đằng sau những kẻ giả mạo và giải phóng những lời tán tỉnh mà có lẽ họ sẽ rất xấu hổ khi nói ra. Có một lời cho những người khôn ngoan về việc sử dụng email: nếu đó không phải là điều gì đó bạn sẽ không sẵn sàng để sở hữu trong một cuộc trò chuyện trực tiếp, thì có lẽ cũng không nên gửi email. Để biết thêm mẹo về nghi thức email - cũng như lời khuyên về việc giữ an toàn cho bản thân trong phương tiện điện tử - hãy truy cập các liên kết được liệt kê ở cuối bài viết này.
Insularity
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, email đã tác động đến mong muốn và khả năng giao tiếp với nhau của chúng tôi thông qua thời gian đối mặt thực tế. Thay vì sắp xếp gặp một người bạn để ăn trưa và bắt kịp, việc trò chuyện điện tử trở nên ít rắc rối hơn. Thay vì nhấc điện thoại hoặc viết thiệp chúc mừng, việc gửi email vụ nổ sẽ trở nên thuận tiện hơn. Ngay cả những ghi chú cảm ơn về một món quà hoặc một bữa tối dễ thương đã trở nên thay thế bởi những tin nhắn tức thời. Tuy nhiên, điều đáng lo ngại nhất là thế hệ trẻ đã trở nên thoải mái hơn khi trò chuyện qua bàn phím hơn là tương tác với người khác trong các tình huống xã hội. Điều này, đến lượt nó, sẽ có tác động tiêu cực đến các kỹ năng ngôn từ, ngôn ngữ cơ thể và lòng tự trọng của họ. Rốt cuộc, nếu bạn có thể thừa nhận bất kỳ danh tính nào bạn muốn trên Internet, không có lý do gì để tìm ra bạn thực sự là ai.
