Thư đánh giá cao từ khách hàng, đồng nghiệp và đối tác kinh doanh có thể được sử dụng như một bước đệm để cải thiện quan hệ khách hàng hoặc tăng cường mối quan hệ hiện có. Mặc dù bạn không muốn tham gia vào một chu kỳ liên tục gửi thư cảm ơn cho một lời cảm ơn, trong đó tất cả những gì bạn trả lời là "cảm ơn" và "bạn được chào đón", có nhiều cách để tận dụng tối đa sự trao đổi này.
Thể hiện sự đánh giá cao của bạn
Nếu ai đó cảm ơn bạn đã dành thời gian cho bạn, khen ngợi sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn hoặc nói cách khác có điều gì đó tốt để nói về công ty của bạn, hãy thừa nhận sự đánh giá cao của người hâm mộ của bạn với thông điệp trả lại.
Thí dụ: Cảm ơn bạn đã dành thời gian để nhận ra dịch vụ cao cấp mà bạn nhận được từ cộng tác viên bán hàng của chúng tôi, Jane Dell. Thư cảm ơn của bạn sẽ được ghi lại trong hồ sơ nhân viên của Jane, và cô ấy sẽ được ghi nhận tại cuộc họp nhân viên tiếp theo của chúng tôi.
Thí dụ: Cảm ơn bạn đã gửi thư cảm ơn về việc hoàn thành trang trí nội thất của bạn. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ xem xét chúng tôi một lần nữa trong tương lai cho nhu cầu trang trí của bạn.
Thời gian trả lời của bạn phải phù hợp với bất kỳ tiêu chuẩn nội bộ nào bạn có để trả lời các truy vấn của khách hàng. Nếu bạn quay lại email của khách hàng sau 24 giờ, hãy làm tương tự với việc trả lời thư cảm ơn.
Tăng cường mối quan hệ kinh doanh của bạn
Nếu ai đó viết thư cảm ơn bạn về ước tính, mẫu sản phẩm hoặc theo dõi tư vấn, hãy sử dụng mở để đưa mối quan hệ kinh doanh của bạn lên cấp độ tiếp theo.
Thí dụ: Tôi rất vui khi biết bạn nhận được mẫu sản phẩm làm sạch xanh mới của chúng tôi. Tôi rất vui khi sắp xếp thời gian để đến doanh nghiệp của bạn và cung cấp ước tính số lượng cần thiết cho nhân viên vệ sinh nội bộ của bạn.
Thí dụ: Tôi rất vui khi biết bạn đã nhận được ước tính của chúng tôi cho dự án xây dựng của bạn và ước tính đó đáp ứng với nhu cầu tài chính của bạn. Tôi muốn sắp xếp thời gian để gặp gỡ và thảo luận về thời gian biểu để tiến lên phía trước với các kế hoạch phát triển cụ thể hơn.
Trong trường hợp này, thư cảm ơn bạn nhận được là một phần của thỏa thuận kinh doanh đang diễn ra và cần được theo dõi ngay lập tức.
Cung cấp một ưu đãi trong tương lai
Nếu ai đó thể hiện sự đánh giá cao đối với một sản phẩm hoặc dịch vụ, hãy khuyến khích việc kinh doanh lặp lại bằng cách cung cấp một phần mềm miễn phí hoặc khuyến khích để nhắc cô ấy đến thăm bạn một lần nữa.
Thí dụ: Tôi rất vui khi biết rằng việc phục vụ bữa tiệc hưu trí của cha bạn đã được đón nhận nồng nhiệt. Kèm theo, vui lòng tìm một phiếu quà tặng với giá $ 100 cho bữa tiệc hoặc sự kiện tiếp theo của bạn.
Thí dụ: Chúng tôi rất vui khi biết rằng kinh nghiệm sửa chữa ô tô của bạn là một điều dễ chịu. Kèm theo, vui lòng tìm hai phiếu giảm giá thay dầu miễn phí cũng như phiếu giảm giá dịch vụ để tặng cho thành viên gia đình hoặc bạn bè. Nhờ anh ấy nhắc đến tên của bạn và chúng tôi sẽ gửi cho bạn một thẻ quà tặng để được rửa và tẩy lông miễn phí trong lần ghé thăm tiếp theo.
Các câu trả lời được sử dụng làm công cụ tiếp thị nên được ưu tiên và gửi càng sớm càng tốt, giống như bạn sẽ nhanh chóng trả lại thông tin yêu cầu cuộc gọi hoặc lên lịch hẹn.
