Máy photocopy, thường được gọi bằng tên thương hiệu là Xer Xerox, là một thiết bị văn phòng tiêu chuẩn tại nơi làm việc ngày nay. Biết sử dụng và quy trình của máy này là cần thiết và sẽ có lợi cho toàn bộ văn phòng.
Lịch sử
Máy photocopy đầu tiên được cấp bằng sáng chế vào năm 1938 bởi Chester Carlson; Tuy nhiên; nó không trở thành một thiết bị văn phòng khả thi cho đến năm 1959, khi nó được đưa ra thị trường bởi Xerox Co. Mặc dù phiên bản này chỉ có thể xuất ra bảy bản mỗi phút, nhưng nó vẫn thích hợp hơn các phương pháp sao chép chậm khác. Một máy photocopy hiện được coi là một trong những thiết bị chính của văn phòng và thường được sử dụng trong các hoạt động hàng ngày trong các doanh nghiệp, nhà thờ và trường học.
Thủ tục
Sau khi đảm bảo rằng máy photocopy được cấp nguồn, đặt giấy cần sao chép lên tấm kính, úp xuống; thông thường bạn sẽ phải mở nắp để định vị tấm kính. Sắp xếp giấy với các hướng dẫn giống như thước kẻ để đảm bảo rằng toàn bộ trang sẽ được sao chép. Bạn phải đóng nắp máy photocopy để đảm bảo sao chép chính xác; để cửa mở tạo ra màu sắc không đồng đều của giấy và thường tạo ra các đốm tối dọc theo các cạnh của giấy.
Đối với một bản sao duy nhất, chỉ cần nhấn nút bản sao của bản sao; đối với một số bản sao, chọn số lượng sẽ được sao chép và sau đó nhấn Sao chép. Các bản sao thường được phân phối bên dưới máy trong khay bên.
Để sao chép nhanh nhiều trang, hãy nạp giấy vào bộ nạp tài liệu.Máy photocopy sẽ tự động nạp từng tờ giấy vào bên trong máy và sao chép từng tài liệu, thay thế các tài liệu gốc ở phía trên nơi chúng được nạp. Sử dụng bộ nạp tài liệu phủ nhận việc phải mở máy photocopy và đặt tài liệu lên tấm kính.
Tính năng, đặc điểm
Hầu hết các máy photocopy có thể lấy giấy (8 1/2 x 11 inch) hoặc giấy hợp pháp (8 1/2 x 14 inch). Tùy thuộc vào máy, có thể có hai khay giấy với cả hai kích cỡ giấy có sẵn để sử dụng bất cứ lúc nào; các máy khác có một khay duy nhất, trong đó có thể nạp giấy có kích thước khác nhau.
Hầu hết các máy photocopy cũng có khả năng điều chỉnh kích thước của đối tượng được sao chép. Sử dụng cài đặt mở rộng trên phạm vi khác hoặc cài đặt giảm tốc độ, điều chỉnh tỷ lệ của đối tượng theo kích thước mong muốn của bạn. Bạn có thể cần định vị lại đối tượng trên máy photocopy để xem toàn bộ hình ảnh khi được sao chép.
Các loại
Máy photocopy hiện đại không chỉ có khả năng sao chép. Hiện được gọi là thiết bị đa chức năng, nhiều máy photocopy có thể quét, in, sắp xếp, dập ghim, in màu và gửi hoặc nhận fax.
Nhiều máy photocopy cũng có tùy chọn thiết bị bảo mật, ngăn người dùng trái phép và cho phép theo dõi việc sử dụng máy của bộ phận văn phòng. Tính năng này thường được sử dụng trong các công ty lớn hơn, trong đó chi phí in ấn là quan trọng.
Nghi thức văn phòng
Có một số điều quan trọng cần lưu ý khi sử dụng máy photocopy văn phòng: 1. Nếu bạn cần tạo một vài bản sao, hãy kiểm tra xem liệu có đồng nghiệp nào có thể chờ đợi để chỉ tạo một bản sao không. 2. Sau khi tạo nhiều bản sao của cùng một tài liệu, hãy trả lại số lượng bản sao cho một, để bảo tồn giấy. 3. Nạp lại giấy và cho người thích hợp biết khi nguồn cung cấp giấy sắp hết. 4. Không bao giờ để máy photocopy ở trạng thái không thể hoạt động mà không cho người khác biết.
