Một hệ thống lưu trữ được duy trì tốt cho phép thông tin quan trọng được truy cập nhanh chóng và tiết kiệm tiền của công ty bằng cách tiết kiệm thời gian. Các doanh nghiệp, trường học, cơ quan chính phủ và thậm chí người dân hàng ngày sử dụng hệ thống nộp đơn để giữ cho công việc của họ được tổ chức. Chọn giữa bốn loại hệ thống nộp đơn khác nhau cho văn phòng của bạn. Mỗi cung cấp những lợi thế và bất lợi riêng của mình.
Hệ thống lưu trữ theo thứ tự chữ cái
Trong hệ thống nộp đơn chữ cái, sắp xếp các bản ghi theo tên - tên của người, công ty hoặc chủ đề - phù hợp với các chữ cái của bảng chữ cái. Sử dụng hệ thống nộp đơn này bằng hai phương pháp khác nhau. Hệ thống nộp bảng chữ cái tại chỗ, còn được gọi là hệ thống từ điển, sắp xếp các bản ghi riêng lẻ theo thứ tự bảng chữ cái. Các hệ thống nộp đơn này hoạt động tốt khi lưu trữ một số lượng nhỏ hồ sơ, ít hơn 5.000 tệp, theo Ancom, một công ty hệ thống nộp đơn.
Hệ thống này chứng tỏ có vấn đề khi bạn có nhiều khách hàng hoặc khách hàng có cùng tên. Sử dụng một hệ thống địa lý - còn được gọi là bách khoa toàn thư hoặc hệ thống phân loại - để tổ chức khối lượng hồ sơ lớn hơn. Trong hệ thống này, các đối tượng nhóm với nhau theo các danh mục rộng dựa trên vị trí như thành phố, quận hoặc tiểu bang. Các danh mục và các tập tin trong mỗi thể loại được sắp xếp theo thứ tự abc.
Hệ thống lưu trữ số
Khi sử dụng hệ thống lưu trữ số, gán số cho từng tệp và sắp xếp các số theo thứ tự liên tiếp. Các tập tin cho những người có cùng tên won đã có các tiêu đề trùng lặp như với hệ thống chữ cái. Hệ thống này cũng cung cấp bảo mật tệp tốt hơn vì không có tên nào được hiển thị trên các tệp và hoạt động tốt khi xử lý một khối lượng lớn tệp. Thay vì gán các tệp một số, hãy sử dụng hệ thống theo thời gian để sắp xếp các tệp theo ngày.
Hệ thống lưu trữ số đầu cuối
Khi sử dụng tệp chữ số đầu cuối, gán các số tệp theo thứ tự liên tiếp, nhưng gửi chúng theo hai chữ số cuối. Ancom đưa ra các ví dụ về việc tìm tệp có số thứ tự là 17234. Đầu tiên bạn vào phần 34 của hệ thống lưu trữ, sau đó tìm khu vực 72 của phần đó và cuối cùng tìm tệp 1. Hệ thống này hoạt động tốt khi giữ hơn 10.000 tệp.
Hệ thống lưu trữ chữ và số
Sử dụng cả chữ cái và số để sắp xếp các tệp trong hệ thống nộp chữ và số. Ví dụ: sử dụng hai chữ cái để biểu thị trạng thái của ứng dụng khách, theo sau là một số để biểu thị số tài khoản của anh ta. Điều này cho phép sắp xếp trước dễ dàng hơn khi cần lấy ra một số lượng lớn tệp từ cùng một vị trí.
