Nộp hồ sơ là một trong những công việc quan trọng mà không ai trong chúng ta thích làm. Khi thiết lập một hệ thống nộp đơn mới, bạn sẽ muốn làm cho nó dễ sử dụng. Một số người thích thiết lập hệ thống của họ theo bảng chữ cái và một số theo số. Những người khác thiết lập nó theo thể loại và sau đó theo bảng chữ cái. Chọn những gì làm việc cho bạn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Tủ hồ sơ
-
Tập tin manila theo thẻ
-
Thẻ chia tông
-
Điểm đánh dấu tốt
Tổ chức các danh mục của bạn như tiền thuê nhà hoặc thế chấp. Đặt các tập tin cho tòa nhà, tiện ích và vật tư của bạn. Đi qua tất cả các giấy tờ của bạn. Cung cấp cho mỗi đối tượng một thể loại. Cố gắng làm cho các danh mục của bạn trùng với các danh mục IRS, điều này làm cho nó dễ dàng hơn vào cuối năm.
Tạo một dải phân cách cho mỗi thể loại. Viết trên dải phân cách nó là loại gì. Đặt chúng sang một bên.
Khi bạn thanh toán hóa đơn, hãy viết ngày mà bạn đã thanh toán vào phần hóa đơn bạn giữ hoặc biên nhận. Nếu bạn đang sử dụng séc, hãy viết số séc và số tiền thanh toán trên biên lai. Nếu bạn thanh toán điện tử, hãy viết số xác nhận và số tiền được trả trên đó. Ngày tất cả các giấy tờ của bạn cho ngày bạn làm việc trên đó ngay cả khi đó không phải là một hóa đơn. Ví dụ về các thủ tục giấy tờ khác có thể là đối chiếu ngân hàng, hóa đơn cho các đơn đặt hàng và hóa đơn được gửi cho khách hàng. Sau đó ghi lại từng biên lai hoặc một phần giấy tờ trong hệ thống sổ sách kế toán của bạn. Quickbooks và Microsoft Money có các chương trình tuyệt vời cho sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ.
Thiết lập thư mục manila cho từng phần riêng biệt của danh mục mà bạn đã liệt kê ở bước 1. Một ví dụ sẽ là, danh mục là Tiện ích và các thư mục sẽ là ABC Electric, nước và cống thoát nước và kết nối internet INT. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhà cung cấp, hãy thiết lập các tệp riêng cho từng nhà cung cấp. Thiết lập tệp cho mỗi khách hàng của bạn. Đi qua từng danh mục và thiết lập tất cả các thư mục riêng lẻ.
Thiết lập một tập tin cho mỗi nhân viên. Vì hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận nhân sự để xử lý nhân viên và lưu giữ hồ sơ về họ, bạn sẽ cần giữ ít nhất một tệp đơn giản cho họ. Đặt hồ sơ thanh toán của họ. Tài liệu bất kỳ đào tạo họ đã hoàn thành. Giữ bản sao giấy phép nếu chúng được yêu cầu. Bạn cũng sẽ muốn ghi lại bất kỳ tranh chấp nào họ có thể có với bạn. Viết ra những gì tranh chấp đã được về và kết quả là gì.
Giữ một tệp riêng cho biên lai của bạn khi bạn mua một cái gì đó cho doanh nghiệp của bạn. Tài liệu chúng trong sổ cái của bạn đầu tiên. Bạn muốn sau đó đặt chúng trong tập tin. Mỗi tháng một lần, đi qua tệp biên nhận và đặt chúng vào đúng tệp và danh mục. Bạn có thể ghim các biên lai tháng với nhau và viết tháng trên chúng. Ngay cả khi bạn sử dụng thẻ tín dụng, đây là tài liệu bổ sung nếu bạn được IRS kiểm toán.
Đặt các ngăn chia danh mục trong tủ hồ sơ bằng cách sắp xếp theo thứ tự chúng. Bảng chữ cái mỗi thư mục trong danh mục đó. Đặt chúng phía sau dải phân cách. Đi qua từng loại và nộp chúng.
Lời khuyên
-
Bạn có thể tùy chỉnh bất kỳ hệ thống lưu trữ nào để giúp bạn dễ dàng sử dụng. Miễn là bạn có thể tìm thấy thông tin một cách nhanh chóng, đó là một hệ thống nộp đơn tốt.
