Các cá nhân và doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn khi nói đến thiết bị nộp đơn. Một số tùy chọn cung cấp mức độ bảo mật cao trong khi những tùy chọn khác có thể chứa mật độ tệp cao. Lượng không gian bạn có, độ nhạy của các tệp và sở thích của bạn đối với hồ sơ vật lý hoặc điện tử đều ảnh hưởng đến sự lựa chọn thiết bị lưu trữ của bạn.
Thiết bị lưu trữ vật lý
Tủ hồ sơ
Các tủ hồ sơ là một mặt hàng chủ lực của văn phòng. Bốn ngăn kéo cho phép các tập tin được lưu trữ bên là tiêu chuẩn. Theo Smead, một công ty quản lý tài liệu, tủ hồ sơ có lợi nếu bạn cần giữ hồ sơ an toàn. Bởi vì những tủ này có thể bị khóa, một công ty có thể giới hạn quyền truy cập vào các tệp nhạy cảm trong khi vẫn cho phép nhân viên và khách vào phòng.
Trong số tất cả các tùy chọn thiết bị nộp vật lý, tủ có xu hướng là đắt nhất và có nhiều nhất năng lực hạn chế. Smead lưu ý rằng một tủ hồ sơ bốn ngăn kéo chiếm diện tích lưu trữ 6 feet 24 feet có thể chứa khoảng 8.448 thư mục.
Kệ mở
Một thay thế cho tủ hồ sơ là mở kệ. Các đơn vị tương tự như tủ sách mở và được thiết kế đặc biệt cho chiều cao và chiều rộng thư mục. Thiết kế cho phép người dùng dễ dàng truy cập vào tập tin và có thể là một trong hai văn phòng phẩm hoặc là di động nếu con lăn được gắn vào dưới cùng.
Kệ mở tiết kiệm không gian và tiền bạc. Smead lưu ý rằng thiết bị nộp hồ sơ kệ thường là ba lần ít tốn kém hơn tủ hồ sơ. So với tủ hồ sơ bốn ngăn kéo, hệ thống kệ mở bảy tầng có 80% nhiều năng lực hơn. Kệ di động có thể được đặt ở mật độ cao hơn và cung cấp công suất lớn hơn 405 phần trăm so với tủ.
Lời khuyên
-
Ngoài các thiết bị nộp đơn, bạn cũng sẽ cần vật tư như thư mục tệp, nhãn và tab kết thúc để thực hiện đúng chức năng hệ thống.
Thiết bị lưu trữ kỹ thuật số
Thiết bị bên ngoài
Thật tiện lợi khi sử dụng ổ cứng bên trong của máy tính để lưu trữ tệp, nhưng bạn có nguy cơ mất thông tin nếu ổ cứng bị hỏng hoặc bị hỏng vật lý. Để giảm thiểu rủi ro này, người dùng có thể muốn sao lưu dữ liệu sang thiết bị bên ngoài. PC World khuyên bạn nên sao lưu các tệp quan trọng vào ổ cứng ngoài và sử dụng một ổ ngón tay cái để chuyển tập tin khi cần thiết.
Lời khuyên
-
Người dùng cũng có thể sao lưu dữ liệu vào một dịch vụ dựa trên đám mây, như Google Drive hoặc Dropbox, không yêu cầu bất kỳ thiết bị bổ sung nào.
Máy chủ
Các doanh nghiệp muốn nhiều bên có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu có thể muốn đầu tư vào một máy chủ. Máy chủ hoạt động như một Kho trung tâm cho nhiều tập tin của người dùng. PC World lưu ý rằng các doanh nghiệp có thể lưu trữ các ứng dụng nhiều người dùng - như cơ sở dữ liệu và hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp - trên máy chủ. Điều này giúp dễ dàng cho một số lượng lớn các cá nhân được phép truy cập vào cùng một tập tin Dữ liệu máy chủ có thể được sao lưu vào một thiết bị bên ngoài hoặc đám mây để bảo mật hơn.
Máy chủ vật lý trông tương tự như một PC cao cấp. Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể chọn một dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây - Dịch vụ web của Amazon, Windows Azure và Dịch vụ đám mây Rackspace là tất cả các tùy chọn - không yêu cầu máy chủ vật lý.
