Giao tiếp kinh doanh hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức của bạn. Nó có tác động lớn đến hiệu suất và năng suất của nhân viên cũng như lợi nhuận của bạn. Là chủ doanh nghiệp, bạn cần có khả năng truyền đạt rõ ràng tầm nhìn và mục tiêu của mình, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác tiềm năng và tương tác với nhóm của bạn.
Yếu tố cần thiết trong giao tiếp kinh doanh
Người quản lý, CEO, trưởng nhóm và các chuyên gia khác phải học cách trở thành người giao tiếp tốt để hoàn thành trách nhiệm của mình. Cho dù bạn muốn bán nhiều sản phẩm hơn, xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ hay tối đa hóa các nỗ lực tiếp thị của bạn, điều quan trọng là bạn phải nắm vững các yếu tố cần thiết trong giao tiếp kinh doanh.
Nếu bạn muốn thành công, nó không đủ để trở thành một chiến lược gia giỏi hoặc có những ý tưởng tuyệt vời. Chắc chắn, bạn có thể thuê người giao tiếp với khách hàng và quảng bá dịch vụ của mình, nhưng bạn vẫn cần đưa tầm nhìn của mình vào lời nói. Trách nhiệm của bạn là cung cấp phản hồi cho nhân viên của bạn, lắng nghe những gì họ nói và thảo luận về mục tiêu của công ty.
Giao tiếp kinh doanh là tất cả về việc chia sẻ thông tin giữa những người trong và ngoài tổ chức của bạn. Nó có thể có nhiều hình thức, chẳng hạn như giao tiếp chính thức và không chính thức, giao tiếp nội bộ và bên ngoài, giao tiếp pháp lý, giao tiếp bên hoặc ngang và nhiều hơn nữa. Hãy nghĩ về nó như một kênh hai chiều để truyền các hướng dẫn, ý tưởng, ý kiến, báo cáo, v.v.
Để truyền thông có hiệu quả, nó phải có đi có lại. Bạn cần nói chuyện rõ ràng và lắng nghe cẩn thận. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu các nguyên tắc cơ bản của giao tiếp kinh doanh, đó là:
- Kết cấu
- Sự liên quan
- Tính nhất quán
- Trong trẻo
- Sự trì hoãn và tính ưu việt
- Trung bình
Trước hết, thông điệp của bạn cần phải được cấu trúc tốt và có phần mở, phần thân và phần đóng. Cho dù bạn đang gửi email, thực hiện cuộc gọi điện thoại hoặc trình bày dự án, hãy ghi nhớ các yếu tố cấu trúc này. Bắt đầu với một giới thiệu ngắn gọn về thông điệp của bạn để cho khán giả biết những gì mong đợi. Ví dụ: bạn có thể nói điều gì đó như "Hôm nay, chúng ta sẽ thảo luận về chiến lược tiếp thị của chúng tôi cho quý tiếp theo." Tiếp theo, trình bày ý tưởng của bạn một cách chi tiết. Tùy thuộc vào ngữ cảnh, bạn có thể cần sao lưu các báo cáo của mình bằng các sự kiện và số liệu. Đóng tin nhắn của bạn với một kết luận ngắn gọn nêu ra những điểm chính bạn đã thảo luận.
Hãy chắc chắn rằng thông điệp của bạn rõ ràng và phù hợp với đối tượng mục tiêu. Hãy tưởng tượng rằng bạn đang cố gắng giải thích với khách hàng rằng anh ta cần một trang web hoàn chỉnh thay vì một vài thay đổi nhỏ. Bạn có thể muốn thảo luận về thiết kế web, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, tỷ lệ thoát và các khía cạnh kỹ thuật khác, nhưng don don làm điều đó. Khách hàng có thể không biết những điều này có nghĩa là gì và tại sao chúng quan trọng. Thay vào đó, bạn nên tập trung vào việc thiết kế lại trang web hoàn chỉnh sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của anh ấy. Nói với anh ta rằng anh ta sẽ tiếp cận nhiều khách hàng hơn, tăng nhận thức về thương hiệu, tăng tỷ lệ duy trì, cải thiện bảo mật dữ liệu, v.v.
Luôn giữ thông điệp của bạn nhất quán, nhưng thích ứng với khán giả và bối cảnh. Nếu bạn liên tục thay đổi suy nghĩ, bạn có nguy cơ mất uy tín.
Đó là một điều để nói với nhân viên của bạn để bảo vệ dữ liệu khách hàng và giữ cho phần mềm của họ được cập nhật và một điều nữa để có chính sách bảo mật. Giao tiếp bằng văn bản giúp dễ dàng làm rõ ý tưởng hơn và đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang.
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng thông điệp của bạn là đáng nhớ. Bao gồm một tuyên bố mạnh mẽ, rõ ràng củng cố niềm tin của bạn và liên quan đến chủ đề. Xem xét bắt đầu hoặc kết thúc tin nhắn của bạn bằng một trích dẫn hoặc mở đầu mạnh mẽ khác. Đôi khi, sự hài hước cũng có thể giúp đỡ. Cho dù bạn đang nói chuyện với khách hàng hay nhân viên, hãy cho cô ấy điều gì đó để nhớ.
Theo các nhà tâm lý học, một số người có nhiều khả năng nhớ những gì họ đã thấy hoặc nghe lần cuối. Điều này được gọi là hiệu ứng lần truy cập gần đây. Những người khác có xu hướng nhớ lại những gì họ đã thấy hoặc nghe lần đầu tiên, được gọi là hiệu ứng ưu việt. Do đó, thật hợp lý khi bắt đầu và / hoặc đóng tin nhắn của bạn bằng một tuyên bố mạnh mẽ.
Một điều khác cần xem xét là phương tiện truyền thông. Làm thế nào để bạn có kế hoạch để có được thông điệp của bạn trên? Có nhiều loại phương tiện truyền thông khác nhau và mỗi loại có những đặc điểm riêng. Chúng bao gồm nhưng không giới hạn ở:
- Thuyết trình
- Báo cáo
- Giao tiếp trực tuyến
- Họp mặt làm ăn
- Cuộc họp video và điện thoại
- Truyền thông xã hội
- Phương tiện in
- Hợp đồng và các văn bản chính thức khác
Các khía cạnh pháp lý của truyền thông kinh doanh
Khi bạn viết hợp đồng hoặc nộp các giấy tờ pháp lý, việc giao tiếp rõ ràng thậm chí còn quan trọng hơn. Giao tiếp kém có thể dẫn đến tiền phạt nặng, gian lận, phỉ báng, mất doanh thu và các vụ kiện đắt tiền.
Làm quen với luật pháp ở tiểu bang hoặc hạt của bạn, bao gồm cả những luật liên quan đến quảng cáo. Các chiến dịch tiếp thị của bạn, ví dụ, cần phải trung thực và tuân thủ luật pháp trong ngành của bạn. Nếu bạn đang bán thực phẩm bổ sung, bạn có thể không cho rằng các sản phẩm của mình chữa khỏi hoặc ngăn ngừa bệnh tật. Ngoài ra, bạn không thể tiếp thị rượu và thuốc lá là có lợi cho khách hàng. Sao lưu các yêu cầu của bạn với sự thật khó khăn và tiết lộ cần thiết.
Kiểm tra kỹ các hợp đồng và thỏa thuận kinh doanh của bạn. Nếu bạn có điều gì muốn nói, hãy viết nó ra bằng văn bản. Bao gồm một phần xác định rõ các điều khoản được sử dụng trong hợp đồng. Thêm các phần có liên quan, chẳng hạn như thời hạn hợp đồng và chấm dứt, bảo hành, mức độ nghiêm trọng và bảo mật.
Hãy chú ý đến cách bạn giao tiếp với nhân viên của bạn. Chọn từ của bạn một cách cẩn thận. Tránh các mối đe dọa hoặc phân biệt đối xử với nhân viên. Ví dụ, nếu bạn nói với một nhân viên rằng anh ta còn quá trẻ để tham gia một dự án cụ thể, bạn có thể bị buộc tội phân biệt tuổi tác. Một người quản lý trêu chọc nhân viên khuyết tật có thể bị buộc tội phân biệt đối xử khuyết tật, ngay cả khi hành vi của anh ta không có ý làm tổn thương người bị nghi ngờ.
Tại sao giao tiếp kinh doanh quan trọng?
Biết các khía cạnh quan trọng của giao tiếp, không khó để hiểu tại sao nó lại quan trọng đến vậy. Giao tiếp hiệu quả có thể củng cố mối quan hệ của bạn với khách hàng, nhân viên và đối tác kinh doanh trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật. Hơn nữa, nó có thể cung cấp cho bạn một lợi thế cạnh tranh và giúp bạn tận dụng tối đa các nỗ lực tiếp thị của bạn.
Tầm quan trọng của giao tiếp bên ngoài trong một tổ chức không nên được đánh giá thấp. Là người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp, bạn cần có khả năng truyền tải thông điệp của mình đến đối tượng mục tiêu cũng như cho các nhà đầu tư, cổ đông, nhà cung cấp và đối tác tiềm năng. Chẳng hạn, các sự kiện trực tiếp mang đến cho bạn cơ hội thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng hoặc tài trợ an toàn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Một bài phát biểu được suy nghĩ kỹ hoặc một bài thuyết trình sản phẩm hấp dẫn có thể thúc đẩy danh tiếng của bạn và tạo doanh số. Phỏng vấn và thông cáo báo chí cho phép bạn thông báo cho khách hàng và nhà đầu tư về các dự án mới nhất của bạn. Ví dụ: bạn có thể muốn nói về sự hợp tác mới của mình với một thương hiệu hoặc về một dòng sản phẩm mới sẽ phá vỡ ngành công nghiệp. Nếu bạn giao tiếp rõ ràng và cung cấp giá trị thực, bạn sẽ tạo ra tiếng vang xung quanh thương hiệu của mình.
Truyền thông nội bộ cũng rất cần thiết. Gần một nửa nhân viên hiếm khi hoặc không bao giờ rời khỏi một cuộc họp biết phải làm gì tiếp theo. Trên thực tế, 21 phần trăm các chuyên gia không có kế hoạch chính thức để truyền thông nội bộ. Nếu bạn không nói rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp, bạn có thể tạo ra sự nhầm lẫn và xung đột tại nơi làm việc.
Các nhà lãnh đạo là những người giao tiếp tốt có thể thúc đẩy tinh thần nhân viên, giảm tỷ lệ doanh thu và tăng năng suất trong tổ chức. Họ cũng có một mối liên kết mạnh mẽ hơn với các đội của họ và trải nghiệm ít xung đột hơn. Hơn nữa, giao tiếp nội bộ hiệu quả đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu được vai trò của họ và sự đóng góp của họ cho sự phát triển và thành công của công ty.
