Đối với chủ doanh nghiệp với các công ty trực tuyến, sẽ không có ý nghĩa gì khi lập hóa đơn cho khách hàng bằng bất cứ điều gì ngoài email hóa đơn. Ngay cả chủ sở hữu của các doanh nghiệp gạch cũng đang tìm thấy hóa đơn email một sự cải tiến lớn so với phiên bản giấy gửi thư truyền thống. Một người bình thường kiểm tra email của mình khoảng 15 lần một ngày và khoảng hai phần ba số người kiểm tra ngay khi họ rời khỏi giường vào buổi sáng. Điều này mang lại cho hóa đơn của bạn một vị trí ưu tiên trong tâm trí của họ đối với bất kỳ hóa đơn giấy nào xuất hiện sau đó trong hộp thư của họ. Trong hầu hết các trường hợp, điều này có thể dẫn đến thanh toán nhanh hơn và phù hợp hơn trên bảng.
Ưu điểm của hóa đơn email
Nếu trước đây bạn đã lập hóa đơn cho khách hàng qua thư, bạn có thể gặp khó khăn khi thấy những lợi thế của việc chuyển sang thanh toán trực tuyến. Ở nơi đầu tiên, thanh toán không cần giấy tờ tốt hơn cho môi trường, tiết kiệm hàng triệu cây khỏi sự phá hủy cộng với vô số gallon nhiên liệu trong các phương tiện gửi thư. Nếu màu xanh lá cây rất quan trọng đối với khách hàng của bạn, thanh toán trực tuyến có thể gây ấn tượng với họ bằng sự cống hiến của bạn cho môi trường. Ngoài lợi ích rõ ràng này, có nhiều lợi thế khác cho thanh toán trực tuyến.
- Gửi hóa đơn trực tuyến rẻ hơn nhiều. Thay vì trả tiền cho giấy, phong bì và tem, bạn chỉ cần gửi một tin nhắn kỹ thuật số qua internet.
- Hóa đơn kỹ thuật số có thể được an toàn hơn. Bất kể những câu chuyện rùng rợn về tin tặc kinh doanh, kẻ trộm vẫn dễ dàng lấy cắp từ hộp thư của bạn vì đó là email của bạn.
- Nó cung cấp cho khách hàng của bạn lựa chọn. Họ có thể thanh toán hóa đơn khi ra khỏi thị trấn, vào giữa đêm hoặc trong bất kỳ tình huống nào khác thuận tiện cho họ.
- Email là kịp thời hơn nhiều so với thư giấy. Nếu bạn muốn liên hệ với khách hàng, bạn có thể thực hiện ngay lập tức thay vì chờ ngày để nhận phong bì.
- Thanh toán không cần giấy tờ cho phép bạn hợp lý hóa toàn bộ quy trình kinh doanh của mình. Có thể điều chỉnh tất cả các thông tin và chương trình văn phòng của bạn vào một máy tính xách tay hoặc máy tính bảng duy nhất, giúp doanh nghiệp của bạn thực sự di động.
Sử dụng PayPal để gửi hóa đơn
PayPal là một doanh nghiệp chuyển tiền được thiết kế để thay thế điện tử cho séc và lệnh chuyển tiền. Nguồn gốc ban đầu của nó bắt đầu vào năm 2000 và phát triển đủ nhanh để cho phép chào bán công khai vào năm 2002. Sự phổ biến của eBay và các trang web khác cho phép các doanh nghiệp nhỏ phát triển đã biến PayPal trở thành đối tác tài chính hoàn hảo cho vô số chủ doanh nghiệp nhỏ.
Ngày nay, PayPal cho phép chuyển giao tài chính giữa mọi người hoặc giữa các doanh nghiệp và cá nhân.Người dùng có thể gửi và nhận tiền thông qua giao diện PayPal, cho phép mọi người gửi tiền trực tuyến mà không cần cung cấp thông tin tài chính của họ cho người lạ. Là trung tâm tài chính cho hàng triệu giao dịch, PayPal có thể giúp việc lập hóa đơn và ghi sổ dễ dàng hơn nhiều so với các tùy chọn hóa đơn riêng lẻ.
Để sử dụng PayPal để gửi hóa đơn, bạn sẽ cần thiết lập tài khoản doanh nghiệp trên trang web. Khi tài khoản của bạn được phê duyệt, thường mất một hoặc hai ngày, bạn có thể tạo và gửi hóa đơn từ máy tính để bàn hoặc từ ứng dụng trên thiết bị di động của mình. PayPal sẽ gửi email hóa đơn cho khách hàng của bạn bằng liên kết thanh toán và khách hàng của bạn có thể thanh toán bằng tài khoản PayPal hoặc thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng của cô ấy. PayPal cho phép bạn tùy chỉnh hóa đơn của mình với logo và thông tin của công ty, làm cho điều này trở thành một lựa chọn chuyên nghiệp cho cả doanh nghiệp nhỏ nhất.
Đơn giản hóa bằng cách sử dụng một công ty hóa đơn
Tùy thuộc vào hiểu biết tài chính và nhu cầu kinh doanh của bạn, bạn có thể tìm thấy nhiều công ty hóa đơn phù hợp với kế hoạch thanh toán của mình. Các công ty này cung cấp các mức giá khác nhau tùy thuộc vào loại đặc quyền mà họ bao gồm và tất cả trong số họ có ít nhất một mẫu hóa đơn cơ bản để bạn sử dụng.
Vô hình
Invoicely là một trong nhiều công ty cung cấp phiên bản cơ bản miễn phí để bạn dùng thử. Phiên bản cơ bản của chúng cho phép bạn gửi email không giới hạn mà không giới hạn thời gian, nhưng nó ngắn trên những chiếc chuông và còi những kế hoạch đắt tiền hơn bao gồm. Tăng lên một hoặc hai cấp và bạn có thể thêm các tính năng như báo cáo định kỳ, thanh toán bằng các hình thức khác ngoài PayPal và hơn là xây dựng thương hiệu cơ bản.
Do
Do gần như được coi là phổ biến trong năm dịch vụ hóa đơn trực tuyến hàng đầu. Chúng được biết đến với tính bảo mật vượt trội, là phần thưởng cho bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào. Họ cung cấp xử lý thanh toán quốc tế, thanh toán thông qua thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng và hệ thống ví kỹ thuật số an toàn của riêng họ. Do thậm chí còn cung cấp một cuốn sách nhỏ về lập hóa đơn cho các dịch giả tự do và các chủ doanh nghiệp nhỏ khác.
Đơn giản chỉ là
SimplyBill tự hào rằng đó là hệ thống hóa đơn trực tuyến dễ nhất. Họ cung cấp khoảng 40 mẫu hóa đơn khác nhau cho nhiều loại hình kinh doanh cũng như khả năng bao gồm thuế suất trong hóa đơn của bạn. Đây là chìa khóa nếu bạn đang bán sản phẩm trên toàn quốc. Mỗi hóa đơn có một trình theo dõi cho bạn biết khi nào khách hàng mở nó và chương trình bảng tính của họ cung cấp cho bạn một ảnh chụp nhanh về doanh nghiệp của bạn từ tháng này sang tháng hoặc năm này sang năm khác. Là một trong những tùy chọn lập hóa đơn ít tốn kém nhất trên mạng, SimplyBill chỉ tốn 5 đô la một tháng cho gói cơ bản của họ sau khi dùng thử miễn phí hai tuần.
Làn sóng
Wave là duy nhất không phải trong dịch vụ của họ mà trong cấu trúc giá cả của họ. Họ cung cấp tất cả các dịch vụ lập hóa đơn miễn phí. Bạn có thể tạo và gửi hóa đơn từ trang web của họ, bao gồm các hóa đơn định kỳ và các hóa đơn cho các gói thanh toán hàng tháng. Hóa đơn hoàn toàn có thể tùy chỉnh để cung cấp cho họ một cái nhìn chuyên nghiệp. Bạn thậm chí có thể lập hóa đơn khi đang di chuyển với ứng dụng của họ. Lần duy nhất bạn bị tính phí với Wave là khi bạn chấp nhận thanh toán qua chúng. Họ cung cấp thẻ tín dụng và dịch vụ giao dịch ngân hàng thông qua trang web của họ và tính phần trăm hóa đơn của bạn dưới dạng phí giao dịch. Tuy nhiên, đối với những người lập hóa đơn cụ thể thông qua PayPal hoặc các phương tiện khác, hóa đơn Wave có thể là một sự thay thế hấp dẫn.
Nhược điểm của email hóa đơn
Mặc dù gửi hóa đơn qua email có vẻ như là điều tự nhiên nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp, nhưng có thể có những bất lợi khi loại bỏ phương thức thanh toán giấy cũ. Ở nơi đầu tiên, nhiều doanh nghiệp thích có một bản sao của tất cả các giao dịch cho hồ sơ của họ. Mặc dù bạn có thể in email để lưu vào tệp của mình, yêu cầu khách hàng của bạn thực hiện tương tự có thể được coi là một sự áp đặt đối với một số người.
Sử dụng hóa đơn trực tuyến có thể dẫn đến tỷ lệ thanh toán thấp hơn. Hóa đơn của bạn có thể dễ dàng đánh trượt tâm trí khách hàng hơn nếu họ không có một tờ giấy thực sự trong tay như một lời nhắc nhở. Cắt giảm mối nguy hiểm này bằng cách triển khai một hệ thống email nhắc nhở khi thanh toán bị trễ.
Thanh toán điện tử thường đến nhanh hơn so với thanh toán được gửi qua thư, nhưng chỉ khi khách hàng của bạn nhìn thấy hóa đơn của bạn. Tất cả các hệ thống email đều có các bộ lọc thư rác được tích hợp trong đó và loại bỏ các email không mong muốn và không mong muốn. Nếu hóa đơn của bạn bị vướng vào bộ lọc thư rác, tỷ lệ cược là khách hàng của bạn sẽ không bao giờ nhìn thấy nó. Bạn có thể giảm khả năng điều này xảy ra bằng cách yêu cầu họ thêm bạn vào danh sách địa chỉ được chấp thuận của họ, nhưng điều đó vẫn có thể xảy ra.
Sử dụng hóa đơn trực tuyến để lập hóa đơn cho khách hàng có thể dẫn đến thanh toán nhanh hơn, nhưng bạn có thể trả giá bằng phí giao dịch. Ngân hàng hoặc tổ chức tài chính của bạn có thể không tính phí cho bạn khi bạn gửi séc, nhưng tất cả các dịch vụ tài chính trực tuyến đều tính phần trăm cho việc chuyển tiền từ tài khoản của khách hàng sang tài khoản của bạn. Bạn có thể xóa các khoản phí dưới dạng chi phí kinh doanh, nhưng đó là điều bạn sẽ phải cân nhắc khi quyết định có nên sử dụng hóa đơn trực tuyến hay không.
