Các thỏa thuận bằng văn bản là các tài liệu hợp pháp và ràng buộc xác định nghĩa vụ của tất cả các bên liên quan, cho dù đó là cho một dự án, hàng hóa hay dịch vụ. Như vậy, họ cung cấp một hồ sơ không thể chối cãi về các điều khoản đã thỏa thuận. Luật pháp mang lại sức nặng lớn cho một thỏa thuận nên những bất đồng sẽ nảy sinh sau đó. Một thỏa thuận bằng văn bản có thể bảo vệ lợi ích của bạn. Có nhiều loại thỏa thuận kinh doanh, nhưng đây là những mục cơ bản cần xem xét khi viết bất kỳ thỏa thuận nào.
Các yếu tố cơ bản của thỏa thuận bằng văn bản
Xác định phạm vi công việc. Xác định những gì sẽ được thực hiện và những gì các bên có liên quan. Quyết định bên nào sẽ chịu trách nhiệm về phạm vi công việc (hoặc một phần của nó). Bao gồm bên nào sẽ xác định liệu phạm vi công việc đã được hoàn thành thỏa đáng hay chưa.
Thiết lập thời hạn của thỏa thuận và bất kỳ thời hạn nào liên quan đến nó. Chọn các thời hạn chính như khi bản thỏa thuận kết thúc, khi nào công việc được hoàn thành hoặc hàng hóa được cung cấp và thời hạn thanh toán. Quyết định xem thời hạn tạm thời là phù hợp và xác định xem chúng là thời hạn nghiêm ngặt hay linh hoạt.
Xác định số tiền liên quan. Bao gồm chi phí, và giá là cố định hay thay đổi (điều này có thể được xác định bởi liệu đó là hàng hóa hay dịch vụ đang được thỏa thuận). Chi tiết các kiểm soát tài chính nếu giá cả thay đổi: số tiền tối đa, bất kỳ loại phê duyệt nào cho các chi phí lớn hoặc không dự đoán được, và nếu và khi yêu cầu biên lai. Xác định xem có bất kỳ khoản tiền nào sẽ được nâng cao trong quá trình giao dịch hay không và liệu hình phạt sẽ được áp dụng cho độ trễ hoặc không phù hợp. Bao gồm liệu có ngoại lệ đối với bất kỳ quy định tài chính nào không.
Thiết lập bất kỳ thủ tục lưu giữ hồ sơ hoặc báo cáo. Xác định ai hoặc bên nào chịu trách nhiệm lưu trữ và báo cáo hồ sơ, nếu cần và liệu các hồ sơ và báo cáo đó sẽ bao gồm thông tin tài chính. Thiết lập thời gian lưu giữ hồ sơ và mức độ chúng sẽ được bảo vệ nếu bí mật hoặc nhạy cảm.
Xác định các biện pháp bảo vệ cho trách nhiệm pháp lý. Xác định ai sẽ mang bảo hiểm trách nhiệm hoặc bồi thường cho người lao động. Chỉ định liệu giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ được yêu cầu. Quyết định xem có nên bao gồm một điều khoản bồi thường cho một bên hay cả hai (bồi thường lẫn nhau): đây là một phần của thỏa thuận quy định cho một bên chịu chi phí tài chính (trực tiếp hoặc hoàn trả) cho các tổn thất mà bên kia phải chịu.
Phân loại các điều khoản giải quyết tranh chấp. Quyết định những gì sẽ xảy ra nếu một kết quả bất đồng và một bên tìm cách theo đuổi biện pháp pháp lý. Xác định luật nào của tiểu bang sẽ điều chỉnh, nếu có, và nơi có thể khởi kiện. Chọn xem các bên tranh chấp trong thỏa thuận phải gửi yêu cầu pháp lý của mình để hòa giải hoặc phân xử trước. bao gồm việc bên thua cuộc có phải trả bất kỳ khoản phí luật sư nào không.
Lời khuyên
-
Sự rõ ràng là tối quan trọng trong các thỏa thuận. Thể hiện rõ ràng tất cả các nghĩa vụ hợp đồng của bạn. Sự rõ ràng như vậy sẽ cung cấp sự chắc chắn tốt hơn cho các bên liên quan, giúp giảm nguy cơ tranh chấp và kiện tụng.
Làm cho tất cả các bên liên quan ký thỏa thuận và bao gồm một nhân chứng cho mỗi bên. Chữ ký và nhân chứng cung cấp bảo vệ thêm, đặc biệt là khi thỏa thuận phải được sửa đổi hoặc thi hành. Đánh giá pháp lý rất được khuyến khích khi viết một thỏa thuận. Luật sư có thể là chi phí, nhưng trợ lý có thể chỉ là hữu ích. Paralegals có thể cung cấp hướng dẫn khi soạn thảo thỏa thuận và thường quen thuộc với các thành phần khác nhau mang lại một thỏa thuận với nhau.
Cảnh báo
Tránh sử dụng các thuật ngữ như "vật chất", "hợp lý", "đức tin tốt", "nỗ lực tốt nhất" và "liên quan". Những điều khoản này có thể có vấn đề trong một thỏa thuận vì chúng dẫn đến sự mơ hồ. Tất cả các điều khoản thỏa thuận, điều khoản và thời hạn nên được xác định rõ ràng. Không bao gồm các điều khoản có vẻ không công bằng hoặc không công bằng, ngay cả khi chúng là hợp pháp.
