Cách đặt cuộc họp ngân sách

Các cuộc họp về ngân sách rất quan trọng vì chúng cho phép bạn trình bày với sếp hoặc cấp trên nơi dự án của bạn đứng về mặt ngân sách. Trong cuộc họp, bạn có thể thảo luận về việc tăng hoặc giảm có thể đối với ngân sách được phân bổ của mình và đề xuất các cách để giảm chi phí để giữ cho ngân sách của bạn đi đúng hướng. Các cuộc họp ngân sách cũng cho phép bạn khẩn khoản trường hợp của bạn để có thêm kinh phí cho dự án hoặc công việc của bạn. Các cuộc họp ngân sách tổng thể xác định cách một bộ phận hoặc công ty hoạt động tài chính, và đặt ra các mục tiêu và giới hạn để kiểm soát tiền và duy trì lợi nhuận. Nó là tương đối dễ dàng để thiết lập một cuộc họp ngân sách.

Các mặt hàng bạn sẽ cần

Phòng hội nghị hoặc phòng họp
Dịch vụ email

Xác định ai nên tham dự cuộc họp ngân sách. Thông thường, bạn nên mời CFO, VP tài chính của công ty hoặc người khác trong nhóm quản lý công ty chịu trách nhiệm về tài chính. Nếu bạn làm việc cho một công ty lớn hơn, hãy mời người trong văn phòng của bạn quản lý tiền, như người kiểm soát hoặc người quản lý của bộ phận kế toán. Bạn cũng nên mời sếp, người quản lý dự án và bất kỳ nhân viên cấp cao nào khác kết nối với dự án hoặc bộ phận của bạn.

Kiểm tra lịch trình của tất cả mọi người bạn đang mời đến cuộc họp. Tìm kiếm các lối mở phổ biến khi mọi người dự kiến sẽ ở trong thị trấn và tại văn phòng. Một số công cụ văn phòng, như Microsoft Outlook, cho phép bạn xem lịch trình và tính khả dụng của các đồng nghiệp khác.Nếu bạn không thể truy cập lịch trình của mọi người, hãy hỏi trợ lý của họ hoặc cá nhân họ xem tính khả dụng sắp tới của họ sẽ như thế nào.

Chọn thời lượng cho cuộc họp, chẳng hạn như 30 hoặc 60 phút. Dành đủ thời gian để trình bày thông tin ngân sách và chừa chỗ cho các câu hỏi và thời gian thảo luận. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ mất một giờ để trình bày thông tin ngân sách, hãy chọn thời lượng 90 phút để cho phép thêm thời gian.

Chọn một ngày và thời gian cho cuộc họp dựa trên thời gian mọi người có mặt và thời gian của cuộc họp. Nếu cuộc họp của bạn sẽ kéo dài 90 phút, hãy chọn thời gian 90 phút đầu tiên khi mọi người đều có mặt.

Gửi thông báo yêu cầu cuộc họp qua email và yêu cầu tất cả người nhận trả lời để cho biết họ có chấp nhận yêu cầu họp hay không thể thực hiện. Hoặc, thiết lập cuộc họp theo cách lỗi thời bằng cách đặt trực tiếp hoặc thông qua trợ lý của người tham dự. Khi bạn yêu cầu cuộc họp trực tiếp hoặc qua email, hãy cung cấp ngắn gọn tổng quan cấp cao về chương trình họp: cắt giảm ngân sách, báo cáo tài chính, tình trạng ngân sách, v.v.

Sắp xếp lại cuộc họp nếu những người cần ở đó không thể tham dự. Chọn vị trí có sẵn tiếp theo khi người giám sát tài chính và những người cần thiết khác có sẵn trong thời gian dự kiến của cuộc họp.

Nhắc nhở tất cả những người tham dự về cuộc họp sắp tới vào tuần đó hoặc sáng hôm đó. Nếu bạn đã gửi yêu cầu họp qua email, phần mềm có thể tự động nhắc nhở người tham dự bằng một thông báo điện tử.