Trong Cách đặt chương trình nghị sự cho cuộc họp, bạn sẽ học được 5 điều phải được thiết lập để đạt được thành công. Một chương trình nghị sự được viết tốt sẽ phục vụ để giúp bạn tiếp tục công việc và theo dõi trong khi để những người tham gia cuộc họp của bạn chuẩn bị và cảm thấy thoải mái. Những người tham dự các cuộc họp của bạn sẽ cảm ơn bạn.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
E-mail
Thiết lập chủ đề: Xác định lý do cho cuộc họp của bạn và liệt kê các chủ đề phải thảo luận. Khuyến khích những người dự kiến tham gia cuộc họp của bạn để truyền đạt các chủ đề hoặc các mục mà họ muốn thấy được đưa vào chương trình nghị sự. Cung cấp cho họ thời hạn mà bạn phải nhận được những đề xuất đó để đưa chúng vào cuộc họp cụ thể đó.
Thiết lập mức độ ưu tiên: Bây giờ bạn đã có danh sách sơ bộ các mặt hàng của mình, chỉ cần dành thời gian ưu tiên cho chúng theo thứ tự quan trọng hoặc theo ngày hết hạn. Hãy nhớ rằng, bạn có thể không có thời gian để chạm vào mọi mục trong danh sách của mình, vì vậy việc đặt ưu tiên sẽ giúp bạn quyết định những mục nào chắc chắn đưa nó vào chương trình nghị sự.
Thiết lập người thuyết trình: Bạn không được trình bày về mọi mục hoặc dẫn dắt mỗi cuộc thảo luận. Trên thực tế, một nhà lãnh đạo khôn ngoan sẽ cho phép người khác chia sẻ vai trò lãnh đạo. Những người tham gia giải thưởng cho hiệu suất của họ và cho họ thấy sự tự tin mà bạn có trong họ để lãnh đạo. Có thể ai đó đã tiếp cận bạn về việc bao gồm một mục chương trình nghị sự nhất định cho cuộc họp. Nhân dịp đó để cho họ một cơ hội để trình bày tại cuộc họp. Tóm lại, bao gồm trong chương trình nghị sự của bạn, người đang dẫn dắt cuộc thảo luận. Phân công người thuyết trình.
Thiết lập Lịch biểu: Xác định thời lượng cuộc họp phù hợp của bạn và sau đó ước tính thời gian cần thiết cho từng mục chương trình nghị sự riêng lẻ. Đừng giả vờ hoàn thành quá nhiều trong một lần ngồi. Hãy khôn ngoan và cho phép thêm thời gian cho mỗi chủ đề. Đặt trong một số phòng ngọ nguậy. Lịch trình của bạn sẽ phục vụ như một kỷ luật để giúp bạn tập trung và theo dõi.
Thiết lập tính nhất quán: Nói cách khác, hãy bám sát chương trình nghị sự. Đừng thêm hoặc bỏ qua các mục. Đừng đi theo thời gian được phân bổ cho các chủ đề cụ thể. Đừng tham gia và trình bày khi người khác dự kiến sẽ dẫn dắt cuộc thảo luận cụ thể đó. Một chương trình nghị sự chỉ có hiệu quả như mức độ mà nó được tuân theo. Theo thời gian, các hạt của bạn sẽ tôn trọng và mong đợi một chương trình nghị sự bằng văn bản.
Lời khuyên
-
Nhận chương trình nghị sự đã hoàn thành của bạn cho những người tham gia của bạn trong thời gian đủ để họ chuẩn bị và thoải mái cho cuộc họp. Sử dụng các chương trình nghị sự trước để giúp bạn làm việc trên các chương trình nghị sự hiện tại và tương lai.
Cảnh báo
Hãy chắc chắn rằng bạn có kế hoạch phòng ngọ nguậy vào chương trình nghị sự của bạn. Đừng nghẹt thở cuộc họp của bạn với một chương trình nghị sự được đóng gói chặt chẽ.
