Giao tiếp tốt với các nhà cung cấp của công ty bạn là rất cần thiết để duy trì chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru. Khi doanh nghiệp của bạn chuyển địa điểm, bạn muốn đảm bảo tất cả các nhà cung cấp của bạn được thông báo và có thời gian để cập nhật thông tin liên hệ và giao hàng. Một lá thư thay đổi địa chỉ rất khó chuẩn bị, nhưng bạn cần lập một chút kế hoạch. Tránh để nhiệm vụ này cho đến phút cuối cùng.
Tổng hợp danh sách gửi thư toàn diện của các nhà cung cấp của công ty bạn. Bắt đầu lập danh sách ít nhất sáu tuần trước ngày di chuyển doanh nghiệp có hiệu lực, do đó bạn có thể gửi thư sớm về việc thay đổi thư địa chỉ. Bạn có thể cần phải gửi nhiều hơn một lá thư trong một số trường hợp. Ví dụ: nhà cung cấp có thể có bộ phận đặt hàng và giao hàng tách biệt với văn phòng thanh toán. Bạn sẽ cần phải thông báo cho cả hai.
Đặt thông tin thay đổi địa chỉ chỉ trong phần thân của bức thư cho các nhà cung cấp. Sử dụng tiêu đề thư công ty của bạn hoặc đặt địa chỉ hiện tại của bạn và thông tin liên lạc trong lời chào hoặc đóng thư theo định dạng thư kinh doanh thông thường của bạn.
Nói với các nhà cung cấp rằng doanh nghiệp của bạn đang di chuyển trong đoạn đầu tiên của bức thư và đưa ra ngày thay đổi. Việc di chuyển thực tế có thể mất vài ngày, vì vậy hãy đưa ra ngày chính xác mà thư từ và lô hàng phải được gửi đến địa chỉ mới. Giải thích tại sao công ty di chuyển. Ví dụ, việc thông báo cho các nhà cung cấp, công ty đang mở rộng và cần một cơ sở lớn hơn cho họ biết những gì đang diễn ra theo cách tạo ra một ấn tượng thuận lợi. Nếu có một khoảng thời gian trong đó các hoạt động bị ngừng hoạt động, hãy nêu ngày mà doanh nghiệp sẽ đóng cửa.
Đặt địa chỉ đường phố mới của doanh nghiệp trong đoạn thứ hai. Nếu địa chỉ gửi thư sẽ khác với địa chỉ đường phố, hãy bao gồm cả địa chỉ đó. Cung cấp bất kỳ thông tin liên lạc khác đang thay đổi, chẳng hạn như số điện thoại. Gửi thư thay đổi địa chỉ ít nhất ba tuần trước khi di chuyển để các nhà cung cấp có thời gian cập nhật hồ sơ của họ. Cuối cùng, cung cấp số điện thoại hoặc địa chỉ email để các nhà cung cấp đặt câu hỏi nếu cần thiết.
Lời khuyên
-
Theo dõi thư của bạn với một email yêu cầu xác nhận rằng thư thay đổi địa chỉ đã được nhận và nhắc nhở các nhà cung cấp về việc di dời sắp tới. Bạn có thể muốn đăng thay đổi địa chỉ trên trang web của bạn và các trang truyền thông xã hội. Cung cấp địa chỉ web của các trang web này trong thư và trong email.
