Kế toán vững chắc cho phép một doanh nghiệp đo lường các hoạt động, ngoài việc ghi lại doanh thu và chi phí bán hàng. Có các phương pháp kế toán khác nhau có sẵn, chẳng hạn như phương pháp sổ cái chung. Sổ cái chung hoặc hệ thống nhập kép ghi lại tác động kép của giao dịch sử dụng ghi nợ và tín dụng.
Bạn có thể phát triển một hệ thống sổ cái chung bằng cách hiểu một vài khái niệm. Chẳng hạn, mọi giao dịch mà doanh nghiệp của bạn tham gia sẽ ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản để tạo ghi nợ và tín dụng. Nếu bạn mua vật tư văn phòng bằng tiền mặt, thì doanh nghiệp sẽ tăng nguồn cung trong khi giảm tiền mặt. Nếu bạn trả một khoản nợ, chẳng hạn như một thứ được mua bằng tín dụng, thì doanh nghiệp sẽ giảm cả tiền mặt và tài khoản phải trả (chi phí phát sinh chưa được thanh toán).
Cân nhắc
Để ghi lại các giao dịch thông qua cái gọi là tài khoản T, hãy vẽ T và chọn một tài khoản. Tiêu đề tài khoản nên ở phần nằm ngang dọc theo đỉnh. Bên dưới tiêu đề, ở phía bên trái là nơi ghi nợ và ở phía bên phải, nơi ghi có các khoản tín dụng. Quá trình nhận ra các giao dịch là ghi nợ và tín dụng được gọi là đăng. Đăng chính xác, nhất quán sẽ giúp sổ cái doanh nghiệp của bạn vẫn cân bằng.
Ghi nợ luôn đề cập đến bên trái và tín dụng ở bên phải.Ví dụ, khi làm việc với phương trình kế toán, tài sản bằng nợ phải trả cộng với vốn chủ sở hữu: ghi nợ đề cập đến việc giảm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu và tăng tài sản; tín dụng là giảm tài sản và tăng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Vấn đề 1
Hãy xem xét nếu bạn nhận được 100.000 đô la từ một nhà đầu tư để đổi lấy vốn chủ sở hữu hoặc quyền sở hữu trong doanh nghiệp của bạn. Để cân bằng phương trình kế toán, bạn phải ghi có vào tài khoản vốn chủ sở hữu hoặc tăng thêm 100.000 đô la. Ghi nợ tài khoản tài sản hoặc tăng thêm $ 100.000 kể từ khi bạn nhận được tiền mặt. Một ví dụ khác là nếu bạn mua đất cho doanh nghiệp của mình bằng 50.000 đô la tiền mặt. Tín dụng tài khoản tiền mặt hoặc giảm 50.000 đô la. Bạn cũng phải ghi nợ tài khoản đất hoặc tăng thêm $ 50.000. Cả tín dụng và ghi nợ đều xảy ra ở một bên - trong phần tài sản của phương trình vì bạn đang trao đổi một tài sản này với một tài sản khác.
Vấn đề 2
Công ty ABCD trả 20.000 đô la tiền mặt để mở rộng kinh doanh. Việc mua tiền mặt giảm, vì vậy tài khoản tiền mặt phải được ghi có. Việc mua đất tăng tài sản của ABCD, vì vậy bạn phải ghi nợ đất để ghi lại mức tăng. Do đó, theo phương trình kế toán, tài sản được tăng và giảm $ 20.000. Việc mua sẽ không ảnh hưởng đến tài khoản nợ hoặc vốn chủ sở hữu.
Vấn đề 3
XYZ là một công ty du lịch tổ chức một chuyến đi cho khách hàng của mình. Công ty đã nhận được 10.000 đô la tiền mặt để đổi lấy dịch vụ của mình. Do đó, bạn sẽ ghi nợ tiền mặt để ghi nhận mức tăng của tiền mặt và doanh thu dịch vụ tín dụng để ghi nhận mức tăng doanh thu. Để cân bằng phương trình kế toán (tài sản bằng nợ phải trả cộng với vốn chủ sở hữu cộng với doanh thu trừ chi phí), tài sản sẽ tăng thêm 10.000 đô la và doanh thu sẽ tăng thêm 10.000 đô la.
Vấn đề 4
Chi phí của công ty JLKM là 500 đô la tiện ích, 2.000 đô la lương nhân viên và 5.000 đô la tiền thuê văn phòng. Công ty thanh toán chi phí bằng tiền mặt, vì vậy tài khoản tiền mặt nên được ghi có để phản ánh sự sụt giảm của tiền mặt. Tài khoản chi phí nên được ghi nợ để phản ánh sự gia tăng chi phí. Phương trình kế toán sẽ không bị ảnh hưởng nếu JLKM có một tài khoản có chi phí hoặc các tài khoản riêng biệt, chẳng hạn như chi phí thuê nhà, chi phí tiền lương và chi phí tiện ích.
