Trong khi một xã hội không tiền mặt có thể là kịch bản lý tưởng của những người tương lai, chủ doanh nghiệp bán lẻ biết rằng có rất nhiều người vẫn sử dụng tiền và séc để mua hàng ngày. Nếu bạn có bất kỳ loại cửa hàng hoặc nhà hàng nào, có khả năng bạn có một đống séc và tiền mặt để giao dịch vào cuối mỗi ngày làm việc. Ngân hàng hoặc tổ chức tài chính của bạn sẽ muốn bạn điền vào phiếu gửi tiền kinh doanh để đi với tất cả các khoản tiền gửi của bạn. Điều này cung cấp một hồ sơ bảo vệ cả bạn và ngân hàng trong trường hợp có lỗi kế toán.
Thực tiễn tốt nhất để xử lý tiền mặt
Trừ khi bạn là nhà điều hành chủ sở hữu không có nhân viên, điều quan trọng là bạn phải thực hiện quyền nuôi con kép khi thực hiện tất cả các thủ tục xử lý tiền mặt. Điều này có nghĩa là bất cứ khi nào bạn đang tính tiền cho điểm đến cuối cùng của nó (hoặc giao nó cho người khác, như trong ngăn kéo tiền mặt), bạn nên luôn luôn bao gồm hai người để đếm và xác minh tổng số với nhau.
Khi bạn đã đếm được tiền và phiếu gửi tiền mặt được điền vào, hãy đặt nó vào một túi ký gửi và khóa nó. Không bao giờ để tiền mặt lỏng lẻo trong ngăn kéo bàn hoặc nơi cất giấu khác mà không kể lại toàn bộ số tiền. Khi bạn đã khóa túi, hãy kiểm tra khóa để đảm bảo không mở được. Điều này sẽ đảm bảo rằng số tiền bạn tính là cùng số tiền sẽ đến ngân hàng khi bạn gửi tiền.
Sử dụng phiếu gửi tiền kinh doanh đúng
Hầu như tất cả các ngân hàng và tổ chức tài chính sẽ cung cấp phiếu gửi tiền kinh doanh được in sẵn cho doanh nghiệp của bạn. Hầu hết trong số họ sẽ tính phí cho dịch vụ này, vì vậy bạn có thể muốn mua sắm trực tuyến để xem liệu bạn có thể đặt hàng các phiên bản rẻ hơn qua email không. Dù là nguồn nào, phiếu gửi tiền phải bao gồm tên và địa chỉ doanh nghiệp của bạn và thông tin ngân hàng của bạn, cũng như số tài khoản và số lộ trình ngân hàng của bạn.
Hoàn thành phiếu gửi tiền kinh doanh
Điền vào các dòng trống trên phiếu được cung cấp cho tiền mặt và séc. Bắt đầu bằng tiền mặt, sẽ được chỉ định trên dòng trên cùng. Viết tổng số, bao gồm đô la và xu. Kiểm tra kỹ để đảm bảo bạn có số tiền chính xác được ghi trên phiếu.
Việc kiểm tra danh sách trên phiếu gửi tiền có thể rất tẻ nhạt, đặc biệt là nếu doanh nghiệp của bạn chiếm số lượng lớn trong số đó mỗi ngày, nhưng điều quan trọng là bạn phải nhập từng séc riêng lẻ. Phiếu gửi tiền của bạn sẽ có một số dòng nhỏ ở mặt trước để nhập séc cùng với số lượng dòng lớn hơn ở mặt sau của phiếu. Nhập kiểm tra ở mặt trước của phiếu cho đến khi bạn hết chỗ trống và sau đó tiếp tục bằng cách sử dụng mặt sau.
Bên dưới không gian cuối cùng để kiểm tra ở mặt trước là một vị trí cho tổng số tiền gửi séc. Cộng số tiền của tất cả các séc bạn đang gửi vào ngày hôm đó và nhập tổng số đó vào không gian này. Thêm tổng phụ này vào số tiền mặt trong khoản tiền gửi của bạn và đặt tổng số cuối cùng này ở dưới cùng của phiếu gửi tiền vào chỗ trống được chỉ định cho nó.
Khi bạn đã điền đầy đủ phiếu gửi tiền, hãy ký vào sổ ghi chép tiền gửi doanh nghiệp của bạn và yêu cầu người đó xác nhận dấu hiệu đếm của bạn hoặc ký tắt nó. Ký tên hoặc đóng dấu vào mặt sau của tất cả các séc để chứng thực chúng. Đặt phiếu gửi tiền cùng với séc được chứng thực và tiền mặt vào một túi ký gửi và khóa nó, đặt nó ở một nơi an toàn cho đến khi bạn có thể thực hiện gửi tiền.
