Thư yêu cầu không chỉ giúp bạn bảo đảm những gì bạn cần, mà chúng còn có thể giúp thiết lập mối quan hệ với người hoặc tổ chức bạn đang giải quyết. Điều quan trọng là viết với sự tự tin và ngắn gọn để yêu cầu được thực hiện dễ dàng. Cho dù bức thư là để yêu cầu một bản sao của một tài liệu quan trọng, tăng lương hoặc cho sự tham gia của ai đó tại một sự kiện, kết thúc sẽ để lại cho người đọc một ý tưởng rõ ràng về cách tiến hành.
Không đưa ra lời xin lỗi ở cuối thư, bất kể cường độ yêu cầu của bạn. Đây là một phần của văn bản với sự tự tin. Bạn nên mong đợi rằng yêu cầu của bạn sẽ được chấp thuận.
Bao gồm một tuyên bố ngắn gọn về việc bồi thường vào cuối ghi chú để làm rõ rằng bạn sẵn sàng đưa ra một cái gì đó để đổi lấy những gì bạn muốn nhận.
Liệt kê thông tin liên lạc của bạn trước khi đóng yêu cầu. Những chi tiết này nên được liệt kê theo thứ tự bạn muốn được liên lạc. Vì vậy, nếu bạn muốn nói chuyện qua điện thoại, trước tiên hãy liệt kê số điện thoại của bạn và sau đó là địa chỉ email hoặc địa chỉ gửi thư. Đưa ra thông tin này, người đọc sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc điền yêu cầu thay vì dành thời gian tìm kiếm thông tin liên hệ của bạn ở nơi khác.
Đóng thư với một lời chào lịch sự, ngắn gọn như "Cảm ơn" hoặc "Trân trọng". Theo cách này, bạn đang bày tỏ lòng biết ơn vì người đọc sẽ phải xem xét chia sẻ tài nguyên của mình.
