Lòng tin rất khó để kiếm và duy trì trong các mối quan hệ kinh doanh. Đôi khi một cái gì đó dường như nhỏ như một sự hiểu lầm hoặc nhận thấy sự thô lỗ trong giao tiếp kinh doanh có thể phá hỏng một mối quan hệ làm việc. Trong giao tiếp kinh doanh, cách cư xử tốt có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa lợi nhuận và thua lỗ. Học cách lịch sự và lịch sự mọi lúc có thể tiết kiệm năng lượng lãng phí trong công việc khi bạn lo lắng về nghi thức kinh doanh và phép lịch sự (xem Tài liệu tham khảo 4).
Điện thoại
Hãy chắc chắn rằng khi bạn không thể trả lời điện thoại rằng tin nhắn được ghi lại của bạn là chân thành và lịch sự. Thường thì đó là trong giai điệu của giọng nói có thể hiển thị lịch sự. Xin lỗi vì không có mặt khi người gọi của bạn cần nói chuyện với bạn là một biểu hiện lịch sự. Nói rằng khi bạn sẽ trở lại là một phép lịch sự khác. Quan trọng nhất, trả lại tin nhắn kịp thời không chỉ lịch sự mà còn chuyên nghiệp. Khi trả lời điện thoại, hãy mỉm cười. Nó sẽ thể hiện trong giọng nói của bạn. Lắng nghe hoàn toàn những gì người gọi của bạn nói trước khi bắt đầu nói. Hãy chắc chắn rằng bạn xin phép trước khi tạm dừng người gọi của bạn và đợi người gọi nói điều đó. Không bao giờ cúp máy mà không nói lời tạm biệt hoặc thông báo rằng bạn đang kết thúc cuộc gọi, ngay cả khi người gọi là thô lỗ.
Email đi một chặng đường dài trong giao tiếp kinh doanh. Họ cũng kéo dài một thời gian dài. Họ có thể trở thành hồ sơ vĩnh viễn về lời nói của bạn. Với kiến thức đó, hãy chắc chắn rằng khi bạn đang chuẩn bị một email mà bạn đọc to hoặc xem lại nó để đảm bảo rằng bạn không chỉ hiểu ý của bạn mà còn nhận được nó một cách lịch sự. Bắt đầu email của bạn bằng một lời chào chuyên nghiệp chào đón người nhận hoặc nhóm người nhận của bạn theo tên (xem Tài liệu tham khảo 3). Hãy nhớ rằng email này không phải là một ghi chú ngẫu nhiên giữa bạn bè. Sử dụng câu hoàn chỉnh và ngữ pháp tốt. Không bao giờ viết email khi tức giận hoặc có tâm trạng trút giận, vì rất có thể một email được gửi trong các điều kiện này sẽ bị thiếu các biện pháp có thể giúp việc liên lạc của bạn hiệu quả hơn (xem Tài liệu tham khảo 2).
Bức thư
Thông thường, có thể chấp nhận gửi thư để truyền đạt một giao tiếp kinh doanh. Như với một email, hãy chắc chắn để kiểm tra chính tả thư của bạn về chính tả và định dạng và ngữ pháp của bạn được kiểm tra tính chính xác. Nói lời cảm ơn khi và khi cần. Hãy chắc chắn để đóng thư của bạn với sự đánh giá cao về thời gian dự kiến dành cho người nhận đọc thông tin liên lạc của bạn.
Mặt đối mặt
Thông thường hình thức giao tiếp kinh doanh khó khăn nhất là giao tiếp trực tiếp. Đó là một thực hành tốt để xem xét trước gương những gì bạn dự định nói. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng tốt về cách biểu cảm khuôn mặt của bạn thay đổi với thông điệp của bạn. Khi đến một quốc gia khác để kinh doanh, sẽ không lịch sự khi ép văn hóa của bạn vào những người bạn đang ở đó để làm kinh doanh (xem Tài liệu tham khảo 1). Hiểu sự khác biệt về văn hóa có thể giúp bạn lịch sự khi giao tiếp với những người đến từ các quốc gia nơi các cuộc tán tỉnh trực diện được hiển thị khác với cách bạn có thể quen.
Bảng thông báo
Thông báo được đăng trên bảng tin là phổ biến ở nhiều nơi làm việc. Thói quen này đôi khi có thể dẫn đến việc hiển thị thô lỗ hoặc thô thiển trong giao tiếp. Khi chịu trách nhiệm gửi tin nhắn cho mọi người cùng một lúc, bạn nên cố gắng lịch sự với tất cả mọi người. Sử dụng tiếng lóng hoặc cụm từ không phổ biến có thể xúc phạm và làm mất ý định của bạn. Hãy chắc chắn rằng thông báo hoặc bản tin của bảng thông báo của bạn được viết với tất cả sự cân nhắc dành cho các hoạt động giao tiếp kinh doanh chuyên nghiệp khác.
