Kế toán được định nghĩa là báo cáo, ghi lại và phân tích dữ liệu tài chính của một doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán trên máy vi tính bao gồm một chương trình hoặc gói phần mềm thay thế một hệ thống thủ công hoặc kế toán viên, trong việc ghi lại và xử lý các giao dịch tài chính. Nó cho phép các nhà quản lý và người dùng cuối khác phân tích sức khỏe tài chính của một doanh nghiệp và thực hiện các hành động cần thiết dưới ánh sáng của thông tin đó. Các hệ thống kế toán trên máy vi tính được thiết kế để có thể tùy chỉnh hoàn toàn, nhưng các thành phần chính vẫn giống nhau trên các loại hệ thống khác nhau.
Phần mềm
Phần mềm là cốt lõi của một hệ thống kế toán trên máy vi tính. Thành phần phần mềm bao gồm các mô-đun hoặc các chương trình độc lập nhỏ hơn. Mỗi mô-đun riêng lẻ thực hiện một chức năng khác nhau. Các mô-đun có thể bao gồm sản xuất, khách hàng, sổ cái chung, nguồn nhân lực, quản lý tài sản, quản lý tài chính hoặc mua mô-đun và quản lý hàng tồn kho. Tất cả các mô-đun liên kết với nhau để chia sẻ dữ liệu. Một quy trình kế toán điển hình tích hợp tất cả các mô-đun của một hệ thống kế toán trên máy vi tính, với mỗi mô-đun duy trì dữ liệu cho các hoạt động và thực thể cụ thể.
Phần cứng
Phần cứng đề cập đến các thành phần vật lý của một hệ thống. Theo cuốn sách Nguyên tắc kế toán của Cameron, tất cả các thiết bị vật lý liên quan đến hệ thống kế toán trên máy vi tính được gọi là phần cứng. Hệ thống kế toán trên máy vi tính được cài đặt trên các máy tính có khả năng chạy các hệ thống. Hệ thống kế toán quy mô lớn bao gồm nhiều mô-đun và thường yêu cầu máy tính có bộ xử lý nhanh và dung lượng lưu trữ lớn. Các thành phần phần cứng khác rất cần thiết trong hệ thống kế toán trên máy vi tính bao gồm các thiết bị in và quét, cũng như các thiết bị ngoại vi khác, chẳng hạn như chuột, bàn phím và các thiết bị lưu trữ dữ liệu ngoài.
Nhân viên
Mặc dù các hệ thống kế toán trên máy vi tính được thiết kế để hoạt động độc lập với can thiệp thủ công, nhưng chúng thường đòi hỏi một yếu tố giám sát nhất định. Các nhà khai thác con người được yêu cầu cung cấp dữ liệu tài chính, sau đó được hệ thống máy tính xử lý. Theo cuốn sách Kiểm toán gian lận và kế toán pháp y, một nhân viên chủ chốt khác trong hệ thống kế toán trên máy vi tính bao gồm kiểm soát thay đổi lành nghề, quản lý cơ sở dữ liệu, nhân viên an ninh và quản lý. Chung, các yếu tố này hoạt động để đảm bảo hoạt động trơn tru của hệ thống máy tính và cung cấp khả năng khắc phục sự cố khi có nhu cầu.
