Thông tin cá nhân được ghi chú trên mẫu W-9 đã hoàn thành là cần thiết để xử lý bảng lương và báo cáo thanh toán cho Dịch vụ doanh thu nội bộ. Cách tốt nhất là yêu cầu W-9 hoàn thành vào ngày làm việc đầu tiên của nhân viên của bạn và gửi yêu cầu W-9 cho bất kỳ nhà thầu mới nào. Nếu một nhà thầu không tuân thủ, hãy gửi một lá thư chính thức với một yêu cầu dễ chịu nhưng chắc chắn cho một hình thức hoàn thành.
Mẫu cơ bản W-9
Mẫu W-9 là một tài liệu IRS nêu chi tiết tên, địa chỉ của người nộp thuế, phân loại thuế liên bang và số An sinh xã hội hoặc số nhận dạng chủ nhân. IRS không bắt buộc các doanh nghiệp giữ W-9 trong hồ sơ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp được yêu cầu thu thập và báo cáo thông tin cá nhân được liệt kê trong biểu mẫu cho tất cả nhân viên và cho các nhà thầu họ phải trả hơn 600 đô la hàng năm. Thu thập W-9 là một cách thuận tiện để làm điều đó. Do đó, một công ty nên có W-9 trong hồ sơ cho mỗi nhân viên và nhà thầu.
Yêu cầu W-9
Để đảm bảo bạn thu thập W-9 từ tất cả nhân viên, hãy bao gồm mẫu W-9 trong giấy tờ ngày đầu tiên bắt buộc cho nhân viên mới. Yêu cầu nhân viên mới hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ trên trang web và gửi lại cho đại diện nhân sự vào cuối ngày đầu tiên.
Khi bạn có được nhà thầu hoặc nhà cung cấp mới, hãy đính kèm Mẫu W-9 với hợp đồng ban đầu. Trong thư yêu cầu W-9, hãy yêu cầu nhà cung cấp của bạn hoàn thành và gửi lại biểu mẫu càng sớm càng tốt. Cân nhắc thực hiện chính sách chỉ thanh toán cho các nhà cung cấp có W-9 hợp lệ trong hồ sơ và lưu ý chính sách này trong thư yêu cầu.
Theo dõi
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc đưa W-9 hoàn thành ra khỏi bất kỳ nhân viên hoặc nhà thầu nào, hãy khéo léo truyền đạt một cách khéo léo rằng W-9 là cần thiết trước khi thanh toán có thể được thực hiện. Giải thích cho nhân viên rằng thông tin trên biểu mẫu là cần thiết để xử lý bảng lương và cấp cho họ bảng lương. Nếu nhà cung cấp không trả lại W-9 trong vòng một hoặc hai tuần, hãy gửi thư yêu cầu thứ hai để theo dõi. Nếu bạn có chính sách được lập thành văn bản, hãy nhắc nhở nhà cung cấp rằng bạn không thể thanh toán cho họ mà không có mẫu trong hồ sơ. IRS yêu cầu bạn đưa ra yêu cầu chính thức cho W-9, vì vậy hãy giữ một bản sao của thư này trong hồ sơ.
Không có W-9
Nếu bạn không có W-9 cho nhà cung cấp vào cuối năm, bạn vẫn cần báo cáo các khoản thanh toán cho IRS. Hoàn thành và gửi Mẫu 1099-MISC cho nhà thầu và để trống số an sinh xã hội. IRS sẽ trả lời với một thông báo rằng số này bị thiếu, bạn phải chuyển tiếp cho nhà thầu cùng với thông báo giữ lại dự phòng và một bản sao khác của W-9. Bạn có nghĩa vụ khấu trừ thuế từ các khoản thanh toán trong tương lai cho nhà thầu này - hiện tại, tỷ lệ giữ lại là 28% - và nhà thầu sẽ phải chịu một khoản phí 50 đô la từ IRS.
