Cách tiến hành cuộc họp bỏ qua

Các cuộc họp bỏ qua tạo ra một môi trường để quản lý cấp trên gặp gỡ nhân viên mà không có sự tương tác của người giám sát trực tiếp của nhân viên. Các cuộc họp bỏ qua cung cấp nhiều lợi ích. Các nhà quản lý có thể thấy các nhân viên phù hợp như thế nào trong các bộ phận của họ và trong toàn bộ tổ chức. Việc loại trừ các giám sát viên trực tiếp cho phép ban lãnh đạo thực hiện các quan sát khách quan về nhân viên. Người quản lý chuẩn bị một bộ câu hỏi để hỏi nhân viên và ghi chú câu trả lời của nhân viên. Tùy thuộc vào cách cuộc họp bỏ qua diễn ra, các nhà quản lý có thể đưa ra đề xuất cho nhân viên để cải thiện sản xuất công việc và giải quyết bất kỳ vấn đề nào.

Lên kế hoạch cuộc họp của bạn. Quyết định cuộc họp của bạn sẽ kéo dài bao lâu và những câu hỏi bạn dự định hỏi. Chọn lịch trình cho cuộc họp của bạn. Nếu tổ chức của bạn lớn, bạn có thể có một cuộc họp sắp xếp thời gian khó khăn hơn.

Gửi lời mời đến tất cả nhân viên bạn dự định gặp. Gửi email một bản sao của lời mời đến từng nhân viên và yêu cầu họ gửi RSVP. Bạn cũng có thể muốn gửi email cho người giám sát trực tiếp của nhân viên để làm cho họ biết về cuộc họp.

Tiến hành các cuộc họp. Trong các cuộc họp, hãy xác định mục tiêu của nhân viên của bạn là gì, vấn đề công việc họ có thể có và lợi ích của họ ngoài công việc. Mục đích của cuộc họp là để cảm nhận về cách các nhân viên phù hợp với nhóm của họ và để hiểu các nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên. Bạn cũng nên ghi lại cuộc họp bằng thiết bị ghi âm thanh hoặc video để phân tích thông tin từ các cuộc họp vào một ngày sau đó.

Cung cấp cho nhân viên một mẫu phản hồi ẩn danh khi kết thúc cuộc họp. Nhân viên có thể cảm thấy sợ hãi trong các cuộc họp bỏ qua cấp. Việc thực hiện một hình thức phản hồi ẩn danh sẽ xây dựng niềm tin giữa quản lý và nhân viên bằng cách cho họ biết ý kiến của họ có giá trị.

Gửi email cảm ơn cho tất cả nhân viên bạn đã gặp. Bao gồm trong email những suy nghĩ ngắn gọn của bạn về cuộc họp. Thông báo cho nhân viên rằng bạn sẽ liên hệ với họ ngay để thảo luận sâu hơn về suy nghĩ của bạn về cuộc họp và đưa ra đề xuất và thay đổi cần thiết.

Xem lại thông tin bạn thu thập được trong các cuộc họp. Lắng nghe các cuộc họp được ghi lại và thu thập thông tin quan trọng từ cuộc họp. Phân tích thông tin để xem những cải tiến nào cần thực hiện và những lời phê bình mang tính xây dựng nào bạn có thể đưa ra cho nhân viên.

Tạo một kế hoạch hành động dựa trên những gì bạn quan sát được trong cuộc họp và những gì bạn thu thập được từ phản hồi thu thập được. Sửa đổi chính sách đang thực hiện điều chỉnh trong các lĩnh vực trong tổ chức cần cải thiện. Theo dõi với nhân viên sau khi các kế hoạch hành động được thực hiện để xem liệu các cải tiến đã được thực hiện.

Lời khuyên

Lập kế hoạch cẩn thận cho câu hỏi của bạn bằng cách nghiên cứu lý lịch và nhiệm vụ công việc của nhân viên. Dành thời gian để chuẩn bị câu hỏi sẽ đưa ra câu trả lời chu đáo từ nhân viên mà bạn có thể phân tích sau này.