Các mục điều chỉnh thường là cần thiết vào cuối kỳ kế toán để điều chỉnh số dư trong tài khoản sổ cái chung của công ty. Các mục này, được gọi là AJE (mục nhật ký điều chỉnh), lần đầu tiên được ghi vào nhật ký điều chỉnh và chúng mang các tài khoản như khấu hao, khấu hao, hàng tồn kho, nợ phải trả, số dư cho vay và tích lũy cho đến nay để báo cáo tài chính phản ánh chính xác tình trạng tài chính của công ty. AJE cũng có thể được sử dụng để sửa lỗi trong việc đăng các giao dịch gốc. Mỗi AJE liên quan đến ít nhất một mục ghi nợ và ít nhất một mục tín dụng, cùng với lời giải thích bằng văn bản về mục đích của AJE.
Ghi nhận chi phí khấu hao và chi phí khấu hao trong kỳ. Lịch trình khấu hao theo dõi phần được sử dụng trong cuộc sống hữu ích của tài sản cố định, chẳng hạn như tài sản, nhà máy và thiết bị. Lịch khấu hao theo dõi phần được sử dụng trong cuộc sống hữu ích của tài sản vô hình, chẳng hạn như chi phí khởi nghiệp, bằng sáng chế, điểm cho vay và bản quyền tác giả. Tạo các AJE này bằng cách đăng một khoản ghi nợ vào tài khoản chi phí khấu hao hoặc khấu hao và tín dụng vào tài khoản khấu hao lũy kế hoặc tài khoản khấu hao lũy kế. Viết một lời giải thích bên dưới mỗi giao dịch này trong tạp chí điều chỉnh, chẳng hạn như, "Để ghi lại chi phí khấu hao (hoặc khấu hao) cho năm kết thúc 12/31 / 20XX."
Điều chỉnh tài khoản hàng tồn kho bằng cách ghi có số tiền được sử dụng trong sản xuất trong khoảng thời gian vào tài khoản hàng tồn kho và ghi nợ một khoản bằng với giá vốn hàng bán. Viết một lời giải thích dưới mục trong tạp chí điều chỉnh, chẳng hạn như, "Để ghi lại hàng tồn kho được sử dụng cho năm kết thúc 12/31 / 20XX." Có thể có nhiều tài khoản tồn kho nếu mỗi mục được theo dõi riêng và điều này yêu cầu một mục nhập vào từng tài khoản tồn kho. Chỉ cần chắc chắn rằng tổng số tín dụng cho các tài khoản này bằng tổng số ghi nợ cho giá vốn hàng bán.
Mang lại số dư cho vay cập nhật bằng cách thực hiện AJE cho các khoản vay ngắn hạn và dài hạn phải trả và các khoản vay phải thu. Số dư cho vay ngắn hạn là số tiền phải trả hoặc phải thu trong vòng một năm. Số dư dài hạn là những khoản phải trả hoặc phải thu trong thời gian dài hơn một năm. Các số dư này thường được điều chỉnh vào cuối năm, do đó, số tiền đến hạn trong năm tiếp theo được tách biệt với phần còn lại của các khoản vay. Ghi nợ số tiền cho vay dài hạn với số tiền bằng với khoản thanh toán của năm tài chính tiếp theo và ghi có số tiền này vào tài khoản cho vay ngắn hạn. Viết một lời giải thích như: "Để điều chỉnh số dư cho vay ngắn hạn / dài hạn (phải trả hoặc phải thu) cho năm kết thúc 12/31 / 20XX."
Số tiền tích lũy nợ và phải thu vào cuối một khoảng thời gian sẽ được thanh toán hoặc nhận trong giai đoạn tiếp theo bằng cách ghi lại chúng với các mục nhật ký điều chỉnh. Ví dụ: nếu nhân viên đã kiếm được tiền lương trong một khoảng thời gian, nhưng sẽ không được trả cho đến giai đoạn tiếp theo, hãy ghi lại các khoản nợ lương bằng cách ghi có tiền lương phải trả và ghi nợ chi phí tiền lương. Bán hàng được thực hiện trong giai đoạn hiện tại mà khách hàng sẽ thanh toán trong giai đoạn tiếp theo yêu cầu ghi nợ vào các khoản phải thu và tín dụng cho doanh số. Các chi phí phát sinh trong giai đoạn hiện tại mà công ty sẽ thanh toán trong giai đoạn tiếp theo yêu cầu tín dụng để tích lũy chi phí và ghi nợ vào tài khoản chi phí thích hợp. Viết một lời giải thích như: "Để tích lũy tiền lương kiếm được ở mức 12/31 / 20XX, phải trả vào ngày 1/31 / 20XX."
Sửa lỗi trong việc đăng bài với AJE để cung cấp sự minh bạch trong kế toán cho giai đoạn này. Một số phần mềm kế toán có thể chỉ cần quay lại mục nhập ban đầu và sửa lỗi ở đó, nhưng sử dụng AJE cho các sửa lỗi này thừa nhận rằng một lỗi trung thực đã được thực hiện, nhận ra và sửa chữa. Thay đổi mục nhập ban đầu sau khi chúng được thực hiện có thể làm tăng sự nghi ngờ rằng ai đó đang cố che đậy lỗi lầm hoặc thậm chí hoạt động bất hợp pháp.
Lời khuyên
-
Thực hiện điều chỉnh các mục nhật ký vào cuối bất kỳ báo cáo tài chính kỳ nào sẽ được chuẩn bị. Đây có thể là báo cáo tài chính hàng tháng hoặc hàng quý (báo cáo tài chính giữa niên độ) hoặc báo cáo tài chính hàng năm. Giải thích cho báo cáo tài chính tạm thời bao gồm khoảng thời gian thực hiện các điều chỉnh, chẳng hạn như ". … cho tháng kết thúc vào ngày 31 tháng 1 năm 20XX" hoặc "cho quý kết thúc vào ngày 31 tháng 3 năm 20XX." Lời giải thích phải đủ rõ ràng để bạn không gặp khó khăn khi nhớ tại sao các mục được thực hiện khi nhìn vào chúng sau này.
Cảnh báo
Vì các mục điều chỉnh này được thực hiện cho tạp chí điều chỉnh, hãy nhớ gửi chúng vào các tài khoản sổ cái thích hợp. Hầu hết các phần mềm kế toán, chẳng hạn như QuickBooks, tự động tạo các bài đăng này vào sổ cái chung khi bạn nhập chúng vào nhật ký điều chỉnh.
