Nhiệm vụ của nhân viên kế toán đối với nhà giữ trẻ không khác hoàn toàn so với nhiệm vụ của một kế toán viên đối với bất kỳ hoạt động kinh doanh dựa trên dịch vụ nào khác, nhưng trách nhiệm lớn hơn đáng kể. Vì các ngày phải bắt buộc phải cung cấp tổng biên lai năm cho cha mẹ của trẻ vì mục đích thuế, nên phải cẩn thận hơn để ghi lại các giao dịch một cách chính xác.
Nghĩa vụ liên quan đến thuế
Do tính chất độc đáo của kinh doanh nhà trẻ, cụ thể là với các bậc cha mẹ khấu trừ số tiền họ phải trả cho việc giữ trẻ từ thuế vào cuối năm, nhân viên kế toán phải nhận được số tiền mà mỗi khách hàng trả đúng. Nếu nhà giữ trẻ cung cấp dịch vụ chăm sóc trước và sau giờ học, phải lưu giữ hồ sơ về tất cả số tiền được trả cho dịch vụ đó và biên lai được gửi.
Nghĩa vụ tiền lương
Khi hoàn thành các thủ tục giấy tờ biên chế, nhân viên kế toán nhà trẻ sử dụng phần mềm kế toán được cung cấp hoặc các bảng thuế được tìm thấy trên IRS và các trang web của tiểu bang. Nhân viên kế toán sẽ phải sử dụng Dịch vụ thanh toán thuế liên bang điện tử và cho mỗi kỳ thanh toán hoàn thành khoản thanh toán 941 (đây là khoản đóng góp của công ty cho Bảo hiểm xã hội, Medicare và Liên bang cùng với các khoản đóng góp của nhân viên.), www.eftps.com và nhập số EIN và mã PIN của công ty.
Trên cơ sở hàng quý, một nhân viên kế toán chăm sóc ban ngày sẽ phải cung cấp Mẫu 941 và gửi cho IRS. Biểu mẫu 941 sẽ là tổng cộng tất cả 941 khoản thanh toán được thực hiện cho mỗi giai đoạn tiền lương và phải được ký và gửi qua thư trong mỗi quý. Kế toán viên cũng phải thực hiện các khoản thanh toán được tính toán từ phần mềm kế toán và gửi Thuế thất nghiệp liên bang (FUTA) mỗi quý. Ngoài các yêu cầu này, hàng quý, kế toán viên cũng phải điền vào biểu mẫu thuế thất nghiệp của tiểu bang. (SUTA).
Nghĩa vụ hàng ngày
Nhân viên kế toán trong nhà giữ trẻ phải theo dõi tất cả các khoản phải thu để đảm bảo tất cả khách hàng thanh toán đúng hạn và tất cả các khoản phải trả để đảm bảo rằng tòa nhà, tiện ích và các hóa đơn hàng tháng khác được thanh toán đúng hạn. Mỗi tháng, tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng phải được đối chiếu bằng cách so sánh sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng với phần mềm kế toán và đảm bảo báo cáo thẻ ngân hàng / thẻ tín dụng đồng ý với phần mềm kế toán.
Séc bị hủy, bản sao hóa đơn từ nhà cung cấp và biên lai từ chi phí được nộp hàng tuần để đảm bảo tất cả các bản sao cứng đều có sẵn để kiểm tra và kiểm toán.
Yêu cầu pháp lý
Kế toán sẽ hoàn thành phân tích doanh thu trên mỗi trẻ em, ghi nhớ các tỷ lệ pháp lý của trẻ em đối với giáo viên. Các tỷ lệ sẽ thay đổi ở mỗi tiểu bang theo luật tiểu bang. Kế toán viên phải sử dụng thông tin này để xây dựng kế hoạch thuê thêm giáo viên hoặc chạy phân tích chi phí cho mỗi lớp học.
Nghĩa vụ tài chính
Các nhiệm vụ bổ sung bao gồm thu thập tất cả séc và thanh toán bằng tiền mặt, ghi lại chúng dưới dạng các khoản phải thu và điền vào phiếu gửi tiền cho chủ sở hữu nhà trẻ, người sẽ kiểm tra lại tất cả các tổng số, để giao cho ngân hàng. Biên lai cho các khoản thanh toán được thực hiện sẽ được in và đưa cho mỗi khách hàng trên cơ sở hàng tháng.
In báo cáo tài chính hàng tháng, bao gồm Báo cáo lãi lỗ, Bảng cân đối kế toán và Dự báo dòng tiền, duy trì hồ sơ cho quỹ tiền mặt nhỏ và giữ biên lai để hoàn trả quỹ cho tất cả các chi phí phải trả cũng là một phần của công việc.
