Trong một thế giới kinh doanh hoàn hảo, nhân viên sẽ không cần một tờ giấy viết "dos và donts" liên quan đến những kỳ vọng của bạn về hành vi, thói quen làm việc và đạo đức của họ. Thật không may, các cuốn sách luật được hoàn thiện với các trường hợp liên quan đến các công nhân đã kiện chủ nhân của họ vì chấm dứt sai trái với lý do họ không bao giờ nói rằng không phù hợp để chơi trò chơi trên máy tính, bán đồ nội thất văn phòng hoặc đồ dùng lậu. Đây là cách viết các tuyên bố chính sách sẽ đảm bảo mọi người chơi theo cùng một quy tắc.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Phần mềm xử lý văn bán
Xác định một vấn đề nhân sự cần được giải quyết. Đây có thể là một vấn đề tồn tại (tức là vi phạm quy định về trang phục, vắng mặt) hoặc một vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh từ việc sáp nhập sắp tới, thu hẹp, thuê ngoài hoặc giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Lắp ráp một ủy ban không chính thức bao gồm nhân sự của bạn, một luật sư và đại diện của nhóm sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp bởi chính sách mới.
Giải thích cho nhóm tại sao bạn cảm thấy một chính sách mới là cần thiết. Để sử dụng ví dụ về quy định trang phục, có thể đưa ra lập luận rằng nhân viên cần phải chiếu hình ảnh chuyên nghiệp của công ty để thu hút và giữ chân khách hàng. Nếu khách hàng nhận thấy rằng các nhân viên đã không dành thời gian hay quan tâm đến vẻ bề ngoài của họ, họ có thể tự hỏi liệu sự cẩu thả như vậy sẽ mở rộng đến việc xử lý chính sách bảo hiểm hay bán nhà của họ.
Góp ý phản hồi từ ủy ban về cách giải quyết vấn đề. Chẳng hạn, gợi ý có thể được đưa ra là nhân viên nam được phép mặc áo sơ mi hở nhưng họ phải luôn có áo khoác và cà vạt có sẵn cho các cuộc họp với khách hàng. Các ý tưởng khác có thể là chỉ định một ngày một tuần (tức là "Thứ sáu thông thường") cho một quy tắc ăn mặc thoải mái hoặc cho phép nhân viên không có bất kỳ liên hệ nào của khách hàng để xác định loại trang phục nào phù hợp nhất với điều kiện làm việc của họ.
Xem lại các đề xuất và chọn những gợi ý khả thi nhất. Quay trở lại ủy ban với danh sách này và mời thảo luận về (1) cái nào thể hiện sự thỏa hiệp tốt nhất và (2) chính sách sẽ được thi hành như thế nào.
Phác thảo chính sách của bạn. Tuyên bố mở đầu cần giải thích bằng ngôn ngữ rõ ràng, không lộn xộn tại sao chính sách lại quan trọng. Phần thứ hai sẽ nêu chính sách mới là gì, ảnh hưởng đến ai và ngày nào nó sẽ có hiệu lực. Nếu có một số thành phần của chính sách (nghĩa là, một danh sách trang phục sẽ không còn được chấp nhận), hãy sử dụng các gạch đầu dòng để chúng nổi bật. Phần thứ ba của chính sách sẽ giải thích chính sách sẽ được thi hành như thế nào và hậu quả của việc vi phạm nó.
Xem xét bản thảo tuyên bố chính sách của bạn với nhân sự và luật sư của bạn để đảm bảo rằng tất cả các cơ sở đã được bảo hiểm và ngôn ngữ dễ hiểu.
Xác định cách tuyên bố chính sách mới sẽ được phổ biến cho nhân viên. Định dạng phổ biến nhất là một bản ghi nhớ văn phòng được phân phối thông qua các kênh thông thường. Thật không may, cách tiếp cận này có thể khiến bạn mở lòng với một nhân viên khăng khăng rằng cô ấy hoặc anh ấy hoặc anh ấy không bao giờ nhìn thấy nó hoặc nó bị ném ra ngoài một cách tình cờ. Để giải quyết tình huống này, bạn có thể muốn bao gồm một dòng chữ ký cho mỗi nhân viên bên dưới tuyên bố "Tôi xác nhận đã nhận và hiểu về chính sách này." Phân phối hai bản. Yêu cầu họ ký và trả lại một trong số họ và giữ thứ hai trong hồ sơ hoặc trong sổ tay nhân viên của họ.
Lời khuyên
-
Hậu quả của việc vi phạm chính sách của công ty phải phù hợp với mức độ nghiêm trọng. Đối với những vi phạm nhỏ, đây có thể là một cái gì đó đơn giản như một lá thư khiển trách được đặt trong hồ sơ nhân sự của công nhân, một bến tàu được trả lương hoặc rút một đặc quyền. Đối với các hành vi nghiêm trọng hơn như lạm dụng chất gây nghiện, trộm cắp hoặc làm tổn hại đến tính toàn vẹn của công ty, kết quả sẽ là chấm dứt và, trong một số trường hợp, việc nộp đơn tố giác tội phạm.
