Có rất nhiều thủ tục và quy trình mua sắm, nhưng có một số thủ tục nên phổ biến cho tất cả các bộ phận mua sắm. Chúng bao gồm lựa chọn nhà cung cấp, yêu cầu thông tin, nộp hồ sơ dự thầu, đánh giá thầu, trao giải hợp đồng và kiểm tra..
Lựa chọn nhà cung cấp
Các tổ chức thường có một danh sách ưa thích của các nhà cung cấp được phê duyệt được duy trì bởi bộ phận mua sắm. Đây là những công ty đã trải qua quá trình lựa chọn và tìm thấy để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của một công ty.
Yêu cầu thông tin
Khi có yêu cầu mua các mặt hàng mà các nhà cung cấp ưa thích hiện tại không thể tìm nguồn, một công ty thường sẽ điều tra thị trường. Yêu cầu sẽ được gửi đến các nhà cung cấp được chọn, những người sẽ được yêu cầu trả giá. Đối với các yêu cầu có giá trị thấp, một yêu cầu không chính thức về thông tin hoặc yêu cầu báo giá được gửi đến các nhà cung cấp được xác định. Đối với các mặt hàng có giá trị cao hơn, quy trình đấu thầu đầy đủ sẽ được thực hiện. Điều này thường có thể mất đến sáu tháng kể từ khi xác định nhu cầu đến giải thưởng hợp đồng cuối cùng.
Trả lại
Các nhà cung cấp thường được yêu cầu trả lại hồ sơ dự thầu của họ cho một nhân viên được nêu tên theo thời gian và ngày được chỉ định. Hồ sơ dự thầu có thể bao gồm mô tả về dịch vụ hoặc hàng hóa mà nhà cung cấp đang cung cấp, chi phí đề xuất để thực hiện công việc cần thiết hoặc cung cấp vật tư cần thiết, thông tin tài chính của công ty và bất kỳ câu hỏi nào mà tổ chức mua đã hỏi về nhà cung cấp tiềm năng.
Đánh giá đấu thầu
Sau khi đấu thầu / trả giá được trả lại, một tổ chức mua thường có thời gian xác định để đánh giá lợi nhuận, đưa ra quyết định hợp đồng và thông báo cho cả nhà cung cấp thành công và không thành công. Trước khi gửi hồ sơ mời thầu, một tổ chức mua sẽ phát triển một tiêu chí chấm điểm theo đó các ứng cử viên sẽ được đánh dấu và chấm điểm. Cân nhắc như giá cả và chất lượng là tiêu chí chấm điểm thông thường.
Giải thưởng hợp đồng
Khi đấu thầu đã được đánh giá và ghi điểm, các nhà cung cấp sẽ được thông báo với sự chấp thuận hoặc từ chối. Các nhà cung cấp thành công cũng được thông báo bằng văn bản. Đó là thực hành tốt nhất để cung cấp cho các nhà cung cấp không thành công cơ hội cho một cuộc phỏng vấn. Điều này cho phép họ tìm hiểu lý do tại sao giá thầu của họ không được chọn và để hiểu rõ hơn về đấu thầu trong tương lai.
Kết luận hợp đồng
Sau khi dịch vụ / cung cấp đã được giao, tổ chức mua sẽ kiểm tra xem chất lượng, số lượng và thông số kỹ thuật đã được đáp ứng chưa. Tại thời điểm này, tổ chức sẽ phát hành thanh toán. Trong nhiều trường hợp, đó là thông lệ tiêu chuẩn để có một cuộc họp sau hợp đồng giữa tổ chức mua và tổ chức cung ứng. Nó cung cấp một cơ hội cho mỗi bên để đưa ra phản hồi và phát triển một tài liệu sau khi chết cho các hoạt động hợp đồng trong tương lai.
