Điều lệ dự án là bước đầu tiên của bạn trong việc tổ chức các trách nhiệm của một hoạt động lớn hơn. Nó bao gồm việc xác định tầm nhìn của bạn, tổ chức dự án, kế hoạch thực hiện và danh sách các rủi ro và mối quan tâm của bạn, theo Phương pháp123.com. Nó cũng là một công cụ để chỉ đạo hành động của nhiều người; tuy nhiên, công cụ này có những ưu điểm và nhược điểm đáng chú ý.
Tầm nhìn đơn
Một điều lệ dự án hiệu quả cung cấp cho nhóm của bạn một mục tiêu được nêu rõ để hoàn thành. Nó có sẵn để tham khảo bởi nhóm của bạn và trả lời nhiều câu hỏi tiêu chuẩn của họ liên quan đến dự án của bạn và mong đợi của bạn để tiếp cận. Trong nhóm của bạn, nó phục vụ như một tài liệu tham khảo khi bạn không có sẵn và giúp giảm thiểu việc chuyển hướng thời gian của bạn theo hướng bao quát các chủ đề và điểm chính của dự án của bạn trong suốt quá trình.
Vấn đề dự kiến
Rất ít dự án từng chạy từ đầu đến cuối mà không có biến chứng. Khi thiết kế điều lệ của bạn, bạn buộc phải xem xét các rủi ro và mối lo ngại tiềm ẩn mà bạn có thể mong đợi xảy ra. Bằng cách thiết kế một điều lệ được suy nghĩ thấu đáo, bạn giải quyết những vấn đề này và thiết lập một kế hoạch cẩn thận để giải quyết những vấn đề này trước khi dự án bắt đầu. Nhóm của bạn có một tài liệu tham khảo về các vấn đề này, cùng với các giải pháp cụ thể, giảm sự chậm trễ của dự án dựa trên các biến chứng phổ biến hoặc dự kiến.
Vấn đề bất ngờ
Là người quản lý dự án, bạn không bao giờ có thể dự đoán chính xác mọi biến chứng tiềm ẩn - và thậm chí các biến chứng thông thường không được nhận ra theo cách mà bạn đã dự đoán. Khi giải quyết một biến chứng khó lường, nhóm của bạn có thể có xu hướng dựa vào hướng dẫn của bạn để tìm giải pháp khi họ không thể tìm thấy một điều khoản trong điều lệ của bạn. Điều này làm tăng sự phụ thuộc của họ vào bạn và đòi hỏi nhiều sự chú ý cá nhân của bạn hơn trong việc giải quyết vấn đề với chi phí cho các trách nhiệm khác của bạn. Khi các biến chứng xuất hiện theo những cách kỳ lạ, giải pháp dự đoán của bạn có thể không đủ để giải quyết vấn đề, điều này thể hiện sự chậm trễ trong dự án của bạn trong khi nhóm của bạn thử giải pháp ban đầu của bạn.
Bỏ qua tầm nhìn
Các nhóm dự án làm việc theo tầm nhìn dự án mới mỗi khi họ hoàn thành một dự án và chuyển sang một dự án mới. Tầm nhìn cổ điển, bao gồm các nỗ lực tạo động lực được viết dưới dạng mơ hồ, có thể bị các thành viên trong nhóm có kinh nghiệm bỏ qua. Các báo cáo như cùng nhau, chúng ta có thể thành công với nhau hoặc trên đó, không có 'Tôi' trong đội ngũ nghe có vẻ hấp dẫn trong quá trình xây dựng điều lệ nhưng về cơ bản chúng trống rỗng và không nói cho nhóm của bạn biết gì về mong đợi hoặc mục tiêu dự án của bạn. Tồi tệ hơn, họ đang xúc phạm những nhân viên có kinh nghiệm, những người đã tự động viên và sẵn sàng bắt đầu dự án mới của bạn.
