Hầu như tất cả mọi người vào lúc này hay lúc khác sẽ là đối tượng của hồ sơ bằng văn bản khiến họ rơi vào tình trạng xấu. Nó có thể đơn giản như một bản ghi chép về một cuộc thảo luận không chính thức về sự chậm trễ của bạn. Đó có thể là một tư vấn chính thức trong một thủ tục kỷ luật có thể khiến bạn tăng lương hoặc thậm chí là công việc của bạn. Trong trường hợp xấu nhất, nó có thể là một lá thư chấm dứt công việc của bạn. Trong mỗi sự kiện, bạn nên viết và gửi thư phản bác. Bức thư này nhằm giúp bạn giải quyết tranh chấp bằng cách cung cấp cho bạn câu chuyện.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Tài liệu tham khảo liên quan cụ thể đến trường hợp của bạn
-
Thư gốc chống lại bạn
Giải mã bức thư chống lại bạn bằng cách chia nó từng đoạn. Nếu các đoạn văn dài hoặc chứa nhiều chi tiết, thì hãy chia nó thành cấp độ câu. Giải cấu trúc này cho phép bạn xem thư theo cách hợp lý.
Đối với mỗi mục thông tin tiêu cực, xây dựng một phản bác giải thích nó. Khi giải thích những điều này, hãy chú ý từ chối để bạn được đưa ra trong một ánh sáng tích cực. Ví dụ: "Ông Smith đã trễ bốn lần trong chu kỳ báo cáo" có thể bị từ chối với một đoạn giải thích từng sự kiện. Bạn có thể nói, "Trong 100 ngày làm việc của kỳ báo cáo, tôi đã đúng giờ 96%. Mỗi sự cố là do hoàn cảnh nằm ngoài tầm kiểm soát của tôi. Mỗi sự cố được báo cáo cho người giám sát của tôi càng sớm càng tốt." Từ chối của bạn giải thích sự thiếu hụt và bằng cách lưu ý tỷ lệ tham dự quá cao, tầm thường hóa khiếu nại. Tất nhiên, nếu bức thư được viết với nhiều chi tiết hơn, phản bác của bạn cũng sẽ chi tiết hơn.
Khi bạn có tất cả các sự kiện, tài liệu tham khảo và bản thảo ban đầu được viết, bạn sẽ tập hợp thư của mình. Việc mở đầu là tôn trọng nhân vật có thẩm quyền, người sẽ nhìn thấy nó. Nó sẽ cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về lý do tại sao bức thư được viết. Sau đó, bạn sẽ thêm vào thông tin của bạn mà bác bỏ thư gốc. Cuối cùng, bạn sẽ đóng một cách trân trọng.
Một ví dụ có thể giống như thế này: "Thưa ông, tôi viết thư để cung cấp thêm thông tin liên quan đến bức thư được lưu trong hồ sơ của tôi vào ngày 1 tháng 1 năm 2011 bởi ông Giám sát về việc tôi đến trễ. Ông giám sát nói rằng tôi đã trễ bốn lần đó là sự thật. Nhưng thư của anh ấy không bao giờ đề cập rằng mỗi lần tôi được anh ấy giải thích. Và, anh ấy chấp nhận mỗi lời giải thích là một lý do hợp lệ. Vì thời gian báo cáo là 100 ngày làm việc, tôi có 96% tỷ lệ tham gia thời gian. Trân trọng, ông nhân viên."
Như bạn có thể thấy từ ví dụ, không cần phải quá dài, thô lỗ hoặc thậm chí là phản cảm. Thay vào đó, bạn giữ nó ngắn gọn, chỉ tập trung vào các thông tin bất lợi trong thư gốc và tính cách miễn phí. Một bên thứ ba không thiên vị giờ đây có thể đọc cả hai chữ cái và tự rút ra kết luận.
Lời khuyên
-
Gửi phản bác của bạn trong vòng 24 giờ kể từ khi thư gốc được gửi cho bạn. Khi soạn thư của bạn, hãy trích dẫn các quy định có liên quan hỗ trợ cho vị trí của bạn.
Cảnh báo
Đừng nhận cá nhân. Nếu bạn tấn công nhân vật - ví dụ như gọi tên - của nhà văn gốc, bạn sẽ trông không chuyên nghiệp trong khi nâng cao nhà văn gốc trong mắt độc giả. Đừng thổi phồng sự thật; họ quá dễ dàng để xác minh Đừng từ chối vào hộp xà phòng cá nhân của bạn, chỉ dựa vào sự thật. Không bao giờ viết một cái gì đó bạn không thể chứng minh được nếu được yêu cầu.
