Tạo ấn tượng với các nhà tuyển dụng tiềm năng hoặc đưa ra một đề xuất kinh doanh với một lá thư chính thức. Các chữ cái chính thức được sử dụng cho mục đích kinh doanh hoặc nghiêm túc tuân theo một định dạng cụ thể để truyền đạt thông điệp liên quan. Đối với một người nào đó để xin phỏng vấn xin việc, một lá thư chính thức là lý tưởng để thể hiện kỹ năng nghề nghiệp và giáo dục.
Bên cạnh đó, nhân viên tương lai sẽ muốn bao gồm một sơ yếu lý lịch hoặc tài liệu cần thiết khác với thư chính thức. Khi thời đại kỹ thuật số tạo điều kiện giao tiếp giữa các doanh nghiệp và nhân viên tiềm năng, định dạng của các vỏ bọc và ký hiệu sao chép carbon (CC) trong các thông điệp chính thức đã thay đổi một chút.
Sử dụng ký hiệu bao vây ở cuối thư chính thức
Trước khi thư điện tử trở thành một cách tiêu chuẩn để gửi thư chính thức hoặc không chính thức, mọi người đã gõ thư chính thức. Một lá thư đánh máy chỉ định hình thức và thông điệp rõ ràng. Trong một lá thư chính thức, bao vây theo phần đóng hoặc chữ ký. Bỏ qua bốn dòng và sau đó bao gồm các từ bao vây.
Trong phần bao vây, bạn sẽ chỉ định số lượng vỏ và tên tương ứng. Ví dụ, nếu bạn nhập thư cơ hội việc làm chính thức, bạn muốn bao gồm một sơ yếu lý lịch. Sau bao vây từ, nhập (1) để cho biết số lượng tài liệu bổ sung sau thư đánh máy chính thức của bạn. Nếu bạn có nhiều hơn một bao vây, sử dụng dấu hai chấm sau phần bao vây.
Sau đó, cho biết số và tên của tài liệu bạn đang gửi cùng với thư của bạn. Tránh áp đảo người đọc của bạn với quá nhiều thùng, trừ khi cần thiết. Bạn nên gửi không quá ba thùng. Cuối cùng, các chữ cái được đánh máy chính thức thường sử dụng các bao vây để bao gồm các tài liệu riêng biệt ngoài chữ cái. Thư điện tử mang đến nhiều cơ hội hơn để gửi tin nhắn và tài liệu tới nhiều người hơn cùng một lúc.
Lý do nên sử dụng CC ở cuối thư chính thức
Giống như các vỏ bọc chỉ ra các tài liệu đang được gửi bằng một lá thư chính thức, bạn có thể muốn gửi nó cho nhiều người cùng một lúc. Với một lá thư đánh máy chính thức, điều này có thể bằng cách bao gồm một ký hiệu sao chép carbon ở cuối tin nhắn của bạn. Sau phần bao vây của bạn, nhập ký hiệu CC theo sau là dấu hai chấm. Tiếp theo, bao gồm tên của người bạn đang gửi thư. Đối với nhiều người gửi, bao gồm mỗi tên trên một dòng riêng biệt.
Với thư điện tử (email), phần địa chỉ email của tiêu đề email của bạn bao gồm phiên bản CC. Trong trường hợp này, bạn sẽ bao gồm tên của những người bạn đang gửi email tương ứng. Nếu bạn có nhiều tên, hãy thêm dấu phẩy giữa các tên. Một sự kết hợp của bao vây và CC thường thiết kế một bức thư chính thức mang thông điệp kinh doanh và tài liệu liên quan đến người đọc của bạn.
