Trong nhiều thế kỷ, các hợp đồng đã trở thành cách phổ biến để thiết lập một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa hai bên. Quản lý hợp đồng liên quan đến việc quản lý các mối quan hệ giữa các thực thể, chẳng hạn như khách hàng, đối tác, nhà cung cấp hoặc nhân viên. Các thủ tục bao gồm chi tiết về cách tiến hành đàm phán, thực hiện, chấm dứt và các hoạt động đổi mới.
Yếu tố thủ tục
Mục tiêu của bạn trong quản lý hợp đồng là tối đa hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro. Các thủ tục được xác định rõ ràng tạo điều kiện cho sự phối hợp giữa các bên liên quan. Hợp đồng thương mại bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng và thỏa thuận hợp tác. Thực hiện các thủ tục quản lý hợp đồng bằng cách sử dụng các hệ thống phần mềm máy tính hoặc đơn giản là tài liệu hướng dẫn.
Thủ tục của bạn nên xác định cách yêu cầu đối với sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp được chỉ định. Tuân thủ các thông số kỹ thuật hợp đồng thường tạo cơ sở để xác định chất lượng. Thay đổi nhu cầu kinh doanh gây ra thay đổi hợp đồng, như được cho phép bởi các thủ tục quản lý hợp đồng. Đặt các quy trình quản lý hợp đồng toàn diện để nếu các hóa đơn tranh chấp và các vấn đề nghĩa vụ không được đáp ứng phát sinh, chúng sẽ được giải quyết nhanh hơn vì các hợp đồng của bạn rất mạnh.
Đảm bảo rằng bạn tuân theo các đạo luật và quy định chi phối ngôn ngữ hợp đồng và các quyền và trách nhiệm của những người liên quan. Trong khi một lần bắt tay đơn giản được coi là ràng buộc về mặt pháp lý, các công ty hiện đại giờ đây dựa vào một loạt các tài liệu pháp lý để giao dịch kinh doanh. Tài liệu làm thế nào để tạo ra bốn loại hợp đồng chính: giá cố định, hoàn trả chi phí, xác định một phần và thỏa thuận thư. Các quy trình phát triển và quản lý hợp đồng cho từng loại nên chỉ ra cách liệt kê giá, xác định phạm vi, xác định lịch giao hàng, đánh giá rủi ro cho mỗi bên và mô tả mọi mối quan hệ kinh doanh đang diễn ra (nếu có liên quan).
Chuẩn bị xử lý các tình huống khác nhau. Đối với các hợp đồng giá cố định, các thủ tục bổ sung cần chỉ định các điều kiện giảm nhẹ như cách viết hợp đồng nếu không biết chính xác số lượng vật liệu hoặc hoạt động kéo dài trong một khoảng thời gian dài. Một số ngành công nghiệp, như ngành xây dựng, bao gồm các ưu đãi trong hợp đồng để thúc đẩy hiệu quả hoạt động. Các thủ tục liên quan đến hợp đồng hoàn trả chi phí xác định cách xác định các điều kiện để người mua chịu rủi ro tài chính từ người bán bằng cách đồng ý với giá bao gồm (thường) tất cả các chi phí cộng với một khoản phí. Các quy tắc giám sát các loại hợp đồng này (thường được sử dụng bởi các cơ quan phi lợi nhuận hoặc đối tác kinh doanh mà lợi nhuận tài chính không phải là mục tiêu chính) liên quan đến các tuyên bố kỳ vọng rõ ràng. Thiết lập thủ tục cho các hợp đồng được xác định một phần và thỏa thuận thư quá. Đầu tư thời gian và nỗ lực vào việc phát triển các quy trình toàn diện đảm bảo hoạt động của công ty bạn trôi chảy.
