Thật hiếm khi thấy một công ty thực hiện việc ghi sổ của mình bằng cách sử dụng thiết lập bút chì và bút chì kiểu cũ. Máy tính tạo ra một tác động lớn trong cách thức thực hiện công việc kế toán, không chỉ cho các công ty lớn, mà còn cho các doanh nghiệp nhỏ.Hệ thống kế toán có giá cả phải chăng và tương đối dễ sử dụng, làm cho chúng trở thành một lựa chọn khả thi cho nhiều doanh nghiệp.
Sổ cái
Quản lý một sổ cái chung, xương sống của một hệ thống kế toán, là việc sử dụng phổ biến của một máy tính trong lĩnh vực tài chính. Mã tài khoản có thể được thêm hoặc rút một cách dễ dàng, làm cho sổ cái chung rất linh hoạt. Các phân đoạn trong mã tài khoản có thể được chỉ định cho một số chức năng nhất định, tạo điều kiện cho báo cáo. Ví dụ: mã kế toán cho các chi phí có thể được thiết lập trong hệ thống là 60235, "6" có nghĩa là tài khoản là một chi phí, "2" có thể có nghĩa là một bộ phận, chẳng hạn như bán hàng và "35" có thể xác định một chương trình tiếp thị đặc biệt trong bán hàng. Thiết lập này cho phép truy vấn dễ dàng các chi phí của một bộ phận hoặc chương trình tiếp thị nhất định.
Tài khoản phải trả
Thanh toán hóa đơn thường chiếm rất nhiều thời gian và năng lượng, đặc biệt là khi sử dụng hệ thống thủ công. Sử dụng phần mềm, bạn có thể thanh toán hóa đơn và đặt chi phí liên quan đến thanh toán cùng một lúc. Bạn có thể thanh toán hóa đơn theo đợt và in tất cả séc của bạn cùng một lúc, tiết kiệm thời gian chính. Không có thêm séc viết tay hoặc chi phí nhập thủ công. Khi các nhà cung cấp được nhập vào hệ thống, bạn không cần phải viết lại tên và địa chỉ của họ - phần mềm sẽ lưu thông tin này và bạn chỉ nhập số hóa đơn và số tiền với phần còn lại được điền trước - một lợi ích chính của máy tính hệ thống.
Báo cáo
Báo cáo dễ dàng là một lợi ích nổi tiếng của một chương trình kế toán trên máy vi tính. Lỗi có thể dễ dàng xác định, sửa chữa và bạn có thể chạy lại các báo cáo trong vài phút - điều không thể thực hiện bằng hệ thống thủ công. Vì tất cả các tính toán được thực hiện bởi một máy tính, độ chính xác của báo cáo là rất cao, làm tăng độ tin cậy của thông tin tài chính. Sau khi dữ liệu kế toán được đưa vào hệ thống, nó có thể được biên dịch và thao tác thông qua các báo cáo và truy vấn thường dễ sử dụng và sửa đổi. Hệ thống kế toán cung cấp nhiều tùy chọn báo cáo, bao gồm khả năng xuất dữ liệu sang bảng tính, nơi bạn có thể thao tác thông tin.
Lương bổng
Bảng lương, một phần phụ của kế toán, thường được xử lý bằng máy tính chứ không phải bằng tay. Các tính toán phức tạp, chẳng hạn như lợi ích và thuế, được thực hiện bằng máy tính, làm tăng tính chính xác và hiệu quả. Thay đổi có thể được thực hiện dễ dàng và trong một vấn đề kịp thời. Nếu một nhân viên muốn tăng khấu trừ thuế, thông tin này được nhập vào hệ thống và phần còn lại được xử lý bởi hệ thống bảng lương. Để giảm thiểu lỗi, bảng thời gian có thể được tải trực tiếp vào hệ thống mà không cần sự can thiệp của con người, tiết kiệm thời gian lớn cho bất kỳ công ty nào có nhiều nhân viên làm việc theo giờ.
