Theo Phòng thí nghiệm Viết trực tuyến của Đại học Purdue (OWL), các bản ghi nhớ được viết để làm nổi bật hoặc giải quyết các vấn đề. Trường Kinh doanh Đại học Bắc Kentucky tuyên bố rằng các bản ghi nhớ nên truyền đạt nhiều thông tin trong không gian hạn chế. Làm thế nào một bản ghi nhớ được định dạng tùy thuộc vào công ty, mục đích của bản ghi nhớ và người nhận ghi nhớ. Bản ghi nhớ nhân viên nội bộ có thể cung cấp thông tin, phân tích và kết luận, thông tin về giờ làm việc hoặc hướng dẫn sử dụng thiết bị đúng cách.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Giấy
-
Bút và bút chì
Tìm hiểu mục đích cơ bản và định dạng của một bản ghi nhớ. Ghi nhớ thường là tài liệu nội bộ được sử dụng để giao tiếp với nhân viên. Mục đích có thể bao gồm nhắc nhở chính sách, yêu cầu hành động, báo cáo thay đổi hoặc cung cấp thông báo chính thức. Các định dạng ghi nhớ bao gồm một tiêu đề, giới thiệu, cơ thể, tóm tắt và kết thúc. Tệp đính kèm được ghi chú ở dưới cùng của tài liệu.
Xác định mục đích của bản ghi nhớ của bạn và nếu có, các tệp đính kèm sẽ được đưa vào. Xác định người nhận bản ghi nhớ. Thông thường, người giám sát và người quản lý nhận được bản sao của bản ghi nhớ và có thể có yêu cầu bao gồm một bản sao trong một tệp. Xác định những gì bản ghi nhớ sẽ nói và soạn thảo một bản thảo thô. Kiểm tra chính sách của công ty để sử dụng tiêu đề thư được phê duyệt cho bản ghi nhớ.
Hoàn thành tiêu đề, bắt đầu với Ngày hẹn hò. Khác Bao gồm tên và tiêu đề của người nhận chính trong phần Cấm To. Đây có thể là một hoặc nhiều người hoặc có thể chỉ định một nhóm người, chẳng hạn như tất cả người quản lý tài khoản. Bao gồm trong phần cc cc, tên và tiêu đề của những người sẽ nhận được bản sao của bản ghi nhớ. Bao gồm trong phần Từ Từ, tên và tiêu đề của người gửi bản ghi nhớ. Bao gồm trong phần Tiêu đề chủ đề, một tiêu đề ngắn mô tả mục đích của bản ghi nhớ.
Bao gồm một đoạn giới thiệu giải thích mục đích của bản ghi nhớ, cung cấp nền tảng cho mục đích và đưa ra một cái nhìn tổng quan về những gì sẽ tiếp theo trong các đoạn tiếp theo. Bao gồm một cảnh báo cho độc giả nếu bản ghi nhớ có chính sách hoặc thông tin quan trọng khác.
Bao gồm thông tin trong phần thân hoặc văn bản chính của bản ghi nhớ mở rộng trên phần giới thiệu và tổng quan. Ví dụ: cung cấp nền tảng dẫn đến thay đổi chính sách. Phân tách và sắp xếp các đoạn văn theo nội dung. Sử dụng các đoạn ngắn trong suốt bản ghi nhớ. Phần này có thể là một hoặc hai đoạn hoặc nhiều trang, tùy thuộc vào mục đích của bản ghi nhớ.
Chèn tóm tắt và đóng. Tóm tắt có thể không cần thiết cho các bản ghi nhớ một trang, nhưng nó có thể hữu ích với các tài liệu dài có chứa thông tin hoặc hướng dẫn phức tạp. Đóng bằng cách cảm ơn người đọc và cung cấp trợ giúp của bạn trong việc trả lời các câu hỏi hoặc giải thích nội dung ghi nhớ. Trong trường hợp không có bản tóm tắt, hãy bao gồm một bản tóm tắt ngắn gọn trong đoạn kết thúc. Thông báo cho độc giả nếu nội dung ghi nhớ được bảo mật.
Lưu ý ở phần cuối của bản ghi nhớ một danh sách các tệp đính kèm được đề cập trong bản ghi nhớ. Sử dụng các từ được đính kèm và gắn bó với Env trên đỉnh để biểu thị danh sách các tệp đính kèm. Không bao gồm các tệp đính kèm không được tham chiếu trong bản ghi nhớ.
Ký tên vào bản ghi nhớ. Người viết bản ghi nhớ thường viết tắt hoặc ký bản ghi nhớ trong phần tiêu đề, bên cạnh mục nhập Từ Từ. Một bản ghi nhớ chính thức có thể yêu cầu một chữ ký đầy đủ và dòng ngày ở cuối tài liệu.
Lời khuyên
-
Xem lại các bản sao của bản ghi nhớ công ty để tìm hiểu phong cách và định dạng. Hỏi xem có cần phê duyệt để gửi một bản ghi nhớ không.Xác minh tất cả thông tin thực tế trước khi đưa nó vào bản ghi nhớ. Yêu cầu ai đó đọc lại bản ghi nhớ của bạn.
