Nhận xét về hiệu suất công việc của nhân viên có thể diễn ra trong quá trình đánh giá hiệu suất hàng năm hoặc các ý kiến có thể được cung cấp trong các cuộc trò chuyện không chính thức với nhân viên. Các giám sát viên đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên nên tuân theo các giao thức và thực tiễn nhất định của công ty khi đưa ra phản hồi của nhân viên về mức độ hiệu suất của họ. Nhận xét về hiệu suất công việc của nhân viên nên được thực hiện một cách hợp lý, được ghi chép đầy đủ với cơ hội đủ để nhân viên cung cấp đầu vào.
Xem lại hồ sơ nhân sự của nhân viên. Nếu bạn đang tiến hành đánh giá hiệu suất hàng năm và có ý định cung cấp ý kiến như một phần của cuộc họp thẩm định, hãy xem xét càng nhiều tài liệu có sẵn cho giai đoạn đánh giá. Ví dụ, bản ghi nhớ hành động kỷ luật và sửa chữa, hồ sơ tham dự, nhật ký công việc, khen thưởng và tự đánh giá nhân viên là những tài liệu bạn nên xem xét trước khi gặp nhân viên để đưa ra nhận xét về hiệu suất. Nhìn vào hiệu suất công việc của nhân viên trong toàn bộ công việc trước khi bạn xây dựng ý kiến cho một khoảng thời gian đánh giá trong quá trình thẩm định hàng năm.
Sắp xếp thời gian để gặp nhân viên về hiệu suất của mình. Nếu nhân viên không dự đoán một cuộc họp với bạn để thảo luận về hiệu suất, hãy nói cho cô ấy biết chính xác chủ đề của cuộc họp là gì và khuyến khích cô ấy mang các tài liệu và ghi chú liên quan về hiệu suất của cô ấy. Nhắc nhở nhân viên rằng cuộc họp sẽ là một cuộc trò chuyện - không phải là báo cáo một chiều về hiệu suất của cô ấy mà không có bất kỳ phản hồi hay phản hồi nào của nhân viên.
Bắt đầu cuộc họp trên một lưu ý tích cực bằng cách ghi nhận những đóng góp của nhân viên, bằng cấp của anh ấy và cách công ty đánh giá cao các kỹ năng và trình độ của anh ấy. Cung cấp ý kiến và sao lưu ý kiến của bạn với tài liệu. Bám sát sự thật và quan sát cá nhân về các vấn đề liên quan đến công việc. Không sử dụng giọng điệu buộc tội khi bạn cung cấp phản hồi mang tính xây dựng và không dựa vào thông tin cũ trừ khi có tài liệu bằng văn bản để chứng minh sự quan sát của người khác. Giao tiếp hiệu quả với nhân viên của bạn trong cuộc họp này là điều cần thiết. Nolo, nhà cung cấp thông tin pháp lý cho nhà tuyển dụng, cung cấp các mẹo để đưa ra phản hồi của nhân viên trong tờ hướng dẫn có tiêu đề: "Cách tiến hành đánh giá nhân viên". Nó nói: "Tập trung vào việc công nhân làm việc tốt (hoặc kém) như thế nào - không phải vào đặc điểm hoặc đặc điểm cá nhân của người lao động."
Xem xét các sự cố cụ thể nơi bạn quan sát nhân viên thực hiện nhiệm vụ công việc của mình. Cung cấp phản hồi cân bằng - nói cách khác, đừng tập trung vào phản hồi mang tính xây dựng hoặc tiêu cực, ngay cả khi đó là mục đích của cuộc trò chuyện của bạn. Cho ví dụ về hiệu suất của nhân viên đáp ứng mong đợi hiệu suất của công ty. Xác định các lĩnh vực mà bạn tin rằng nhân viên thể hiện hiệu suất tuyệt vời và lưu ý các khu vực nơi anh ta có thể cải thiện hiệu suất của mình.
Tài liệu cuộc trò chuyện của bạn với nhân viên. Nếu cuộc họp là đỉnh điểm của thẩm định hiệu suất, hãy cung cấp cho nhân viên một bản sao của tài liệu thẩm định và yêu cầu cô ấy ký tên. Nếu đây là một cuộc họp không chính thức trong đó bạn đang cung cấp phản hồi và đề xuất mang tính xây dựng để cải thiện, hãy lôi kéo nhân viên vào cuộc đối thoại về cách cải thiện hiệu suất của cô ấy. Hỏi xem cô ấy cần đào tạo và tài nguyên gì để cải thiện và cho biết khi nào bạn sẽ theo dõi cô ấy để cung cấp các công cụ cô ấy cần. Nếu cuộc họp là để thảo luận về hiệu suất vượt quá mong đợi của công ty, hãy nói với nhân viên rằng bạn sẽ tóm tắt ý kiến của bạn và đặt một bản tóm tắt trong hồ sơ nhân sự của cô ấy, cũng như cung cấp cho cô ấy một bản sao.
